«Любава»: автоматизация от Excel до «1С:Управление нашей фирмой». Оцениваем результаты

Современные технологии автоматизации позволили торгово-производственной компании «Любава» в 2 раза сократить количество ошибок производства, в 5 раз ускорить подготовку отчетов и в 3 раза снизить трудозатраты на ведение учета. О предпосылках, задачах и ходе реализации этого проекта — в нашем материале.

Быстрый рост и предпосылки проекта

До начала автоматизации бухгалтерский учет в компании «Любава» вели в «1С:Бухгалтерия 7.7», управленческий учет — в Excel. 

Компания быстро росла. Ее основатели Любовь и Сергей Зарковы начинали свою работу с производства плавленого сыра и масла под торговой маркой «Любазар». Производство расширялось, компания начала выпускать товары под еще одним брендом — ТМ «Алдес».  В 2017 году была запущена новая линия творожных сыров под торговой маркой «Сырный маг». Расширился ассортимент, производство увеличивалось, вводились в действие новые производственные линии и цеха. Работая в две смены и непрерывно вводя новые мощности, компании удалось в 2017 году увеличить выпуск масложировой и сырной продукции в 2 раза, на 20% — производство плавленых сыров. 

В 2018 году компания открыла первый в Алтайском крае завод по производству маргарина. В ближайших планах компании — строительство складов готовой продукции с холодильным оборудованием площадью около 3 000 квадратных метров.

Рост объемов потребовал управленческой инфраструктуры более высокого уровня, в том числе и программного обеспечения. Управленческий учет в Excel стал очень трудозатратным и не обеспечивал своевременной информацией для принятия решений. Подготовка отчетов занимала много времени, и информация теряла актуальность. Также она требовала много ручного труда и повторного ввода одной и той же информации.

Например, рецептуры продукции технологи составляли в Excel. Рассчитывали на калькуляторе, что приводило к ошибкам.

Потребовался инструмент для удобного, единого ввода информации и получения оперативных отчетов. Стало очевидно, что нужна автоматизация продаж, закупок, производства.

Также было принято решение о разделении бухгалтерского регламентированного и управленческого учетов.

Цели и задачи автоматизации 

Быстро растущей компании нужна была программа для автоматизации как производства, так и работы с заказами клиентов. Программа должна быть легко и быстро настраиваемой, понятной как для технологов, так и менеджеров по продажам.

Для решения этих задач специалисты «АлаБайт» предложили автоматизацию на базе двух программных продуктов:

• бухгалтерский учет — «1С:Бухгалтерия 8»;
• управленческий учет — «1С:Управление нашей фирмой»

с регулярным один раз в месяц обменом между программами.

Такое решение позволило разделить регламентированный и управленческий учет.

Ход проекта

После выбора, приобретения и установки программного обеспечения уточнили требования по каждой области автоматизации. На основании задач создали календарный план работ с детальным описанием каждого этапа.

Наиболее важными этапами стали: «Закупки», «Производство», «Продажи».

Сырье для плавления компания закупает только у алтайских производителей, что позволяет добиться сочетания доступной цены, высокого качества и полезности продукции. В компании постоянно проводится входной контроль основных параметров сырья. На основе результатов входного тестирования сырья рассчитываются объемы закладки компонентов для обеспечения заданных рецептур. Рецептуры рассчитывались на калькуляторе и в Excel, что приводило к ошибкам, например, к выбору уже израсходованного сырья. Конечно, нужно было реализовать решение этой проблемы в программе.

Для этого создали схему работы с документами производства.

Начинается работа с документа «Рецептура».

В документе указываются параметры сырья, партии, нормативы готовой продукции для расчета спецификации. 

Есть возможность заполнить рецептуру по готовой спецификации. Учесть наличие материала на складе и подобрать партию.

На основании документа «Рецептура» создается документ «Спецификация». По которому формируется документ «Производство».

В документ «Производство» добавили табличную часть для более подробного распределения материалов. Табличная часть заполняется автоматически на основании спецификации. Реализовали учет по партиям от сырья до готовой продукции с возможностью отследить, какое сырье в какую продукцию попало, какому контрагенту было отгружено.

Таким образом организовали цепочку ввода производственных документов на основании друг друга. Последовательный ввод, проверка наличия запасов и учет по партиям позволили сократить трудозатраты и ошибки в производственном учете.

В программе «1С:Управление нашей фирмой» стандартными возможностями легко настраивается разделение прав доступа по модулям. Каждому пользователю открывается доступ к документам того блока, с которым он работает: CRM, Продажи, Закупки, Работы, Производство, Деньги.

Помимо стандартных возможностей дополнительно сделали распределение прав пользователей вплоть до колонок в одном документе. Чтобы пользователи могли редактировать только свою часть документов.

Последующее развитие проекта автоматизации

Внедрение производственного учета, закупок и продаж сделало учет прозрачным, ускорило получение отчетности. Компания развивалась, и стало понятно, что для кадрового учета уже необходимо использовать программу «1С:Заработная плата и управление персоналом». На следующем этапе установили эту программу и настроили обмен с базой «1С:Бухгалтерия».

Очередным этапом стала реализация задачи по интеграции Федеральной государственной информационной системы для розничной торговли по учету электронных ветеринарных сертификатов «Меркурий» с внедренными программами «1С» с регулярным обновлением и обменом.

Задача

Интеграция ФГИС «Меркурий» с внедренными программами «1C». Регулярное обновление и обмен между всеми программами.

Решение

Настроили интеграцию через модуль «Визард», оперативное обновление и автоматический обмен между программами.

Был выбран и настроен модуль интеграции «Визард». В модуле настроили возможность вводить документы на основании документов «1С:Управление нашей фирмой». Настроили автоматические обновления и обмены данными. Для оптимизации обновления всех программ приняли решение использовать расширения. Именно возможность использования расширений сделал процесс обновления простым и менее трудозатратным.

Источник: 1С.ru