Lamoda перешла с ERP-системы, ушедшей с рынка, на «1С:Управление холдингом» за 10 месяцев

До 2024 года Lamoda использовала зарубежную ERP-систему. Однако в условиях текущих реалий, когда зарубежный разработчик ограничил техподдержку на территории России, использование такого ПО в любой момент могло стать серьезной проблемой. Тогда Lamoda перенесла финансовый контур с зарубежной системы на российскую – «1С:Управление холдингом». Проект занял всего 10 месяцев, с марта 2023 по январь 2024 года – это в два раза быстрее, чем обычно уходит на такие внедрения. Помогала фэшн-ритейлеру команда Odyssey Consulting Group.

Фото: Ольга Крыкова / Retail.ru

Новые задачи

В мире финансов постоянно появляются новые правила и корректируется нормативно-правовая база. Когда ERP-система не поддерживается, она перестает соответствовать меняющимся требованиям бухучета и финансовой отчетности, использует устаревшие формы бухгалтерской и налоговой отчетности, искажает реальную картину.

Если ритейлер пользуется неактуальной ERP, возникает риск нарушить правила, отраженные в нормативных актах, а это влечет за собой штрафы и даже административную и уголовную ответственность за недостоверную отчетность. Ресурсы разработчиков уходили на постоянный контроль за обновлениями системы. И тогда, оценив дальнейшие перспективы работы с ERP-системой, менеджмент Lamoda принял решение о переходе на российское программное обеспечение от компании «1С», которое поддерживает регулярные обновления ПО в части регламентированного учета и позволяет снизить затраты на поддержку и развитие системы.

В рамках проекта было необходимо перенести процессы бухгалтерского, налогового учета и казначейства, а также настроить интеграцию с различными системами, уже используемыми внутри группы компаний: «1С:Управление торговлей», «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», «1С:Директ-банк», с другими сервисами «1С» и иных разработчиков.

«Вызовы» проекта

1. Масштаб внедрения

Предполагаемый проект затрагивает всю финансовую систему компании, включая расчеты с миллионами клиентов и контрагентов. При этом было необходимо обеспечить бесшовный и безрисковый переход системы на новую платформу и сохранить уровень сервиса Lamoda, так как это является ключевым конкурентным преимуществом компании. Например, Lamoda гарантирует срок возврата денежных средств за возвращенный товар в течение 10 дней, и это должно быть обеспечено возможностями финансовой системы компании.

2. Обширная интеграционная составляющая

Сложность проекта заключалась в высоких требованиях к автоматизации «ручных» действий и глубокой интеграционной составляющей. Процессы финансового контура Lamoda имеют высокую степень зрелости. Требовалось создать решение, которое позволило бы сохранить ключевые особенности этих процессов из исторической системы, одновременно улучшая и адаптируя их к функциональным возможностям целевой системы.

3. Внешний аудиторский контроль

Обязательным условием реализации проекта было участие третьей стороны, компании-консультанта из «Большой четверки». Будучи доверенным консультантом Lamoda в области бухгалтерского и налогового учета по РСБУ и МСФО, эта компания должна была верифицировать все проектные решения с точки зрения корректности и полноты учета Lamoda.

4. Сжатые сроки

Одной из основных целей Lamoda был запуск системы в начале января 2024 года, так как финансовые блоки обеспечивают доставку данных для регламентированной отчетности. Новая возможность для комфортного запуска была бы доступна только в следующем году. Откладывать запуск даже на квартал было неприемлемо, учитывая сложности сбора и загрузки первоначального сальдо для компании федерального масштаба в рамках года.

Быстрый переход на новую ERP

Чтобы реализовать масштабную миграцию, Lamoda обратилась к Odyssey Consulting Group. Консультанты Odyssey приступили к работе весной 2023 года. 

В общей сложности в проекте приняло участие около 60 человек, потрачено 19 500 человеко-часов. Со стороны Lamoda участвовало несколько смежных команд, включая управленческую команду ERP-контура, а также внутренняя группа внедрения, функциональный архитектор, технический руководитель проекта, многочисленные пользователи системы.

В состав команды Odyssey входили два руководителя проекта, два функциональных и один технический архитектор, аккаунт-менеджер и управляющий партнер. Самую многочисленную часть команды – 28 человек – составляли консультанты и разработчики.

Фото: Lamoda

Были определены следующие цели проекта:

1. Снизить количество трудоемких и рутинных операций за счет автоматизации бизнес-процессов подготовки регламентированной отчетности, сократить трудозатраты по блоку расчетов с подотчетными лицами.
2. Увеличить скорость обновления системы в части бухгалтерского и налогового учета при изменениях законодательства.
3. Сократить объем обслуживания и обновления зарубежной ERP при изменениях в законе, снизить стоимость владения информационными системами за счет ее архивирования.
4. Уменьшить риски влияния модификаций операционного контура на финансовый.
5. Обеспечить базу для внедрения МСФО, бюджетирования (контролей) и непрямых закупок.

Ход проекта

Процессы финансового контура Lamoda имеют высокую степень зрелости. Требовалось создать решение, которое позволило сохранить ключевые особенности этих процессов из исторической системы, одновременно улучшая и адаптируя их к функциональным возможностям целевой системы на базе «1С:Управление холдингом».

Команда Odyssey настроила интеграции со следующими системами:

• Система, отвечающая за операционную часть.

  Товародвижение, продажи, прямые закупки, формирование заявок на оплату по прямым закупкам, кассовые операции, формирование себестоимости

• Обмен с использованием сервиса «1С:Директ-банк»

• Оператор ЭДО стороннего разработчика

• Система согласования договоров eCAP

• Система бюджетирования стороннего разработчика Платформа EPM/BI

• Другие системы, включая «1С:УТ» и «1С:ЗУП».

Для обеспечения эффективного обмена данными между этими системами был задействован брокер данных Kafka, который уже использовали в Lamoda. Для интеграции со вспомогательными системами использовались более простые механизмы, такие как HTTP-сервисы, бесшовная интеграция систем «1С» и обмен данными через XML-структуры.

По НСИ были определены мастер-системы для ключевых справочников: контрагентов, договоров, финансовых аналитик. Команда Odyssey провела работу по миграции из исторической системы с необходимым изменением и донасыщением для целевой системы «1С:Управление холдингом». Чтобы сократить количество рутинных операций и трудозатрат, команда реализовала множество загрузок из MS Excel для формирования НСИ, автоматического заполнения и/или формирования документов.

Фото: Odyssey Consulting Group

Команда Odyssey Consulting Group смогла реализовать проект без отклонений по срокам и с минимальным отклонением по бюджету. В результате проекта Lamoda перешла на единую финансовую систему на базе «1С:Управление холдингом».

Помимо этого, подготовлена база для автоматизации непрямых закупок, контроля бюджета, автоматизации финансового учета по МСФО.

Retail.ru