Как «ВсеИнструменты.ру» вывела 1700 человек штатного персонала на подработки внутри сети

Фото: «ВсеИнструменты.ру»

«ВсеИнструменты.ру» ищет решение, чтобы оптимизировать работу персонала и закрыть потребность в сотрудниках

«ВсеИнструменты.ру» – крупнейший онлайн-игрок на российском DIY-рынке, предлагающий широкий ассортимент товаров для дома и строительства на территории России. Компания управляет более 1100 пунктами выдачи заказов по всей России и имеет развитую логистическую инфраструктуру.

При оптимизации HR-процессов в рознице перед командой «ВсеИнструменты.ру» появились задачи:

• Оптимизировать штатную численность:
  • выводить собственный штатный подменный фонд на подработки;
  • уйти от найма дополнительного штатного персонала.

• Снизить среднедневное количество FTE:
  • выводить персонал из подменного фонда под потребность.

• Исключить вывод штатного персонала под недостаточный объем работ:
  • управлять показателем утилизации.

Чтобы эффективно сопровождать процесс вывода персонала на подработку и повысить скорость сбора табелей, также нужно было сменить поставщика оборудования по учету рабочего времени. Причем сделать это нужно было бесшовно, чтобы не прерывать настроенные процессы автоматического табелирования и с их помощью учитывать дополнительные смены сотрудников.

В магазинах и ПВЗ внедрена Биржа смен Verme с подменным фондом и учет рабочего времени

Для организации процесса подработки для собственных сотрудников было внедрено решение «Подменный фонд» (часть Биржи смен Verme). 

Биржа смен Verme упрощает и ускоряет обмен информацией в процессе назначения внутренних или внешних сотрудников на смены: автоматизирует взаимодействие со всеми источниками персонала и приводит разрозненные коммуникации с агентствами к принципу «единого окна». Менеджер направления или HR бизнес-партнер просто планируют необходимые смены непосредственно в системе – какой сотрудник и когда нужен, а система по заранее определенным правилам маршрутизирует эти заявки, пока все смены не будут закрыты. 

Частью Биржи смен Verme является модуль «Подменный фонд», который обеспечивает тот же процесс, но только для собственных сотрудников. 

В качестве инструмента учета рабочего времени была реализована лицевая биометрия и мобильная биометрия Verme.

Источник: Verme

Учет рабочего времени работает через собственные терминалы Verme с биометрией

Лицевая биометрия – это устройство с сенсорным экраном и ПО, интегрированное с системой Verme. По приходу на работу сотрудник должен подойти к устройству и выбрать на экране пункт «Приход». На выходе с работы сотрудник по аналогии отмечается через кнопку «Уход». Передача данных происходит по мобильной связи или WiFi. Если отключится свет и пропадет связь, устройство будет работать в офлайн-режиме и передаст данные после появления сигнала. Такое решение полностью соответствует новому ФЗ 572 «О биометрии».

С помощью мобильной биометрии сотрудник отмечается на точке, сделав селфи на своем телефоне, а программа верифицирует изображение, проверяя его на подлинность. Дальше программа отправляет в систему точное местоположение сотрудника в момент процедуры верификации, как доказательство его нахождения на рабочем месте.

Бесшовный переход на учет рабочего времени Verme

У прежних устройств учета рабочего времени заканчивался срок эксплуатации, и для «ВсеИнструменты.ру» было важно обеспечить бесшовный процесс внедрения, чтобы не прерывать процесс автоматического табелирования. Это требовало оперативных действий со стороны команды внедрения Verme при участии IT-команды ритейлера и подключения сразу большого объема точек.

Фото: «ВсеИнструменты.ру»

«Запуск Биржи смен Verme позволил дать нашим сотрудникам возможность подработки внутри сети, в любых ПВЗ. Сотрудники сами выбирают, где и когда выйти на дополнительную смену. Конечно, это выгодно и самим сотрудникам. Теперь персонал имеет возможность зарабатывать больше. Сам выход на смену стал значительно проще, что экономит время как сотрудника, так и управляющего», – прокомментировал Александр Топтыгин, руководитель проектов розницы «ВсеИнструменты.ру».

Число подработок выросло до 4933 в месяц

За счет перераспределения сотрудников между магазинами и организации удобной платформы для планирования сотрудниками подработки удалось прийти к показателю 4933 дополнительные смены в месяц. Количество сотрудников, которые брали дополнительные смены, – 1700. Число ПВЗ, где выходят сотрудники подменного фонда, увеличилось до 635 точек. 

Благодаря внедрению нового решения Биржа смен Verme экономия времени одного управляющего, администрирующего выход персонала на подработки в ПВЗ, составляет 36 часов в год.

Также стоит отметить, что предоставление возможности получать дополнительный доход от подработок внутри компании оказалось одним из инструментов удержания персонала, что подтверждается на выборке 1700 сотрудников, пользующихся сервисом Биржа смен Verme.

Внедрение системы учета рабочего времени во «ВсеИнструменты.ру» обеспечило экономию более 8700 часов персонала с июля по сентябрь за счет учета опозданий и недоработок, а также исключение фрода и ошибок в табелях.

Verme – экосистема сервисов для автоматизации планирования линейного персонала и управления эффективностью персонала. Сервис Биржа смен Verme позволяет выводить линейный персонал из любых источников: собственный подменный фонд, самозанятые или аутсорс-агентства. В 2023 году Verme стала лидером отрасли, чьи решения используют более чем в 30 ведущих ритейл-компаниях. 

Оставьте заявку и узнайте, как Биржу смен Verme применить в вашей компании.

Retail.ru