Как управлять складом алкогольной продукции?

Новые требования – новые форматы

Динамичный рост компании и изменения в законодательных требованиях стали предпосылками внедрения WMS и повышения внимания к прозрачности и эффективности системы учета в целом.

Алкогольная отрасль – одна из самых строго контролируемых со стороны государства: предприятию, занимающемуся производством и реализацией алкогольной продукции, необходимо обеспечить выполнение требования законодательства о марочном учете каждой единицы товара.

После того как на заводе сменилась команда отдела продаж, начался интенсивный рост объемов сбыта, который при действующем раньше способе складского и производственного учета выявил множество проблем. Оказалось, что бизнес-процессы регионального завода не соответствовали требованиям работы на федеральном уровне.

Было выявлено, что основным проблемным звеном, требующим первоочередного внимания, является складская логистика предприятия, включающая в себя организацию процессов как на складах готовой продукции, так и на складах товарно-материальных ценностей, необходимых для производства.

Завод имеет сложную разветвленную сеть складского хозяйства: территориально разделенные склады алкогольной и неалкогольной готовой продукции, три помещения для хранения товарно-материальных ценностей и полигонное хранение некоторого ассортимента стеклобутылки на территории производственной площадки. Из-за того, что бизнес-процессы давно не актуализировались и учет велся с использованием недостаточно эффективных инструментов и методик, проследить движение товара было очень сложно. Это приводило к увеличению стоков и делало невозможным соблюдение принципа FIFO (first in, first out, «первым пришел — первым ушел»).

Хотя водка не имеет срока годности, принцип FIFO является жизненно необходимым для склада алкогольной продукции в связи с правилами начисления акцизов на спирт: не успел продать произведенный продукт в установленный срок – авансом оплачиваешь налог и предприятие несет финансовые потери. Как следствие, первым этапом было решено уделить основное внимание именно учету готовой продукции.

Итак, ключевыми причинами автоматизации склада и маркировки продукции стали:

• требования законодательства о марочном учете каждой единицы алкогольной продукции;
• повышение требований заказчиков к грузообработке;
• увеличение SKU действующей номенклатуры предприятия;
• отсутствие информации о реальной выработке каждого сотрудника;
• большое количество бумажной работы;
• необходимость партионного учета;
• отсутствие контроля отгрузки продукции по принципу FIFO;
• отсутствие оперативных данных об остатках продукции.

Было принято решение построить полноценный логистический центр и внедрить систему, которая позволит эффективно управлять запасами готовой продукции предприятия на всех его складских площадях. Кроме решения существующих проблем автоматизация была направлена на повышение эффективности производства и уменьшение себестоимости готового продукта.

Выбор системы и партнера

В качестве подрядчика была выбрана компания «СИТЕК», отвечавшая основным критериям ЛВЗ «Саранский»: опыт успешных внедрений, высокий уровень квалификации, наличие необходимых человеческих ресурсов и компетенций для соблюдения установленных сроков, приемлемая стоимость проекта и последующей поддержки, наличие партнерского портфеля (в частности, содействие в выборе и покупке оборудования).

«До этого мы заключили контракт с партнером, который не смог провести корректную интеграцию WMS с системой помарочного учета, – поясняет Кирилл Доленко. – Допущенная ими ошибка привела к тому, что за три недели работы в декабре 2018 года мы произвели порядка 40 тыс. дал, это порядка 800 тыс. бутылок «бракованных» изделий, которые из-за технических ошибок при агрегации данных в системе учета находились в жутком пересорте по соответствию групповой упаковки и акцизной марке. Такую продукцию продавать было нельзя. Благодаря совместной работе нашей команды с компетентным интегратором эту проблему удалось преодолеть».

Для автоматизации было выбрано решение «1С:WMS Логистика . Управление складом». Аргументами в пользу этого выбора стало то, что решение разработано на платформе «1С:Предприятие 8.3», которая установлена на ЛВЗ «Саранский», имеет готовые библиотеки для работы с оборудованием, открытый исходный код, бессрочную лицензию, возможность демонстрации продукта, а также поддержку разработчика и рекомендации крупных заказчиков с возможностью посещения складов, на которых система уже внедрена.

Задача с усложнением

Перед командой проекта были поставлены задачи:

• внедрить автоматизированную систему управления складом;
• реализовать помарочный учет продукции в соответствии с законодательством;
• провести интеграцию с существующей корпоративной информационной системой;
• обеспечить возможность подключения периферийного оборудования (автоматизированные рабочие места, терминалы сбора данных, принтеры этикеток и пр.);
• реализовать передачу данных в систему ЕГАИС;
• автоматизировать текущие бизнес-процессы, связанные с реализацией продукции.

Внедрение решения усложняла специфика производственного процесса: необходимость получения данных о марках из производственного оборудования, контроль уникальности марок при приемке с разных производственных линий, контроль и выгрузка марок во внешнюю базу данных SQL при выполнении складских операций, соблюдение ограничений по количеству партий при отгрузке, передача данных о марках в систему ЕГАИС .

Кроме того, в процессе анализа ситуации было выявлено, что на этапе начала реализации проекта команда была недостаточно готова: отсутствовали компетентный администратор системы управления складом и некоторые ответственные исполнители тех или иных операций. Также складские процессы не были определены либо были определены частично.

Нетиповое решение

Командой интеграторов было собрано нетиповое решение, позволяющее в рамках «1С:WMS Логистика» получать информацию с каждой из шести производственных линий завода мощностью 6 тыс. изделий в час по каждой акцизной марке. Доработка учетной системы и системы управления складом дала возможность обеспечить контроль принимаемых марок из внешней базы данных, их движения во всех складских операциях и выгрузку во внешнюю базу данных. Была изменена логика планирования отбора заказов на отгрузку по заданному количеству партий.

«Для нас такая доработка типового решения носит ключевой характер, потому что без учета акцизных марок нам запрещено реализовывать произведенную продукцию на законодательном уровне», – говорит Кирилл Доленко.

Была проведена реструктуризация в службе логистики – изменена оргструктура подразделения, на ключевые должности назначены или приняты сотрудники, отвечающие необходимым требованиям, а также проведена актуализация основных складских и бизнес-процессов.

Все эти нововведения потребовали организации дополнительного обучения пользователей по работе в системе. Основной сложностью на этом этапе внедрения оказалась неготовность части персонала компании к автоматизации и переменам в принципе.

Результат как шаг к ERP

На внедрение «1С:WMS Логистика. Управление складом» с учетом разработки нетиповых решений ушло около девяти месяцев. Реализация проекта позволила полностью решить проблемы завода, связанные с недостаточным уровнем учета готовой продукции.

«Удалось в полном объеме автоматизировать складское хозяйство и управление товарно-материальными ценностями, – рассказывает Кирилл Доленко. – Система управляет складскими остатками, в производственном цехе установлено оборудование, занимающееся помарочным учетом и собирающее статистику, благодаря чему мы понимаем, сколько получено комплектующих со склада и сколько готовой продукции передано с производства, разница этих показателей отражает производственные потери. Такой контроль позволяет в моменте оценивать себестоимость и эффективность производства».

Основными результатами внедрения стали:

• определение и автоматизация бизнес-процессов склада на базе 1С:WMS;
• фиксация информации о приеме и отгрузке алкогольной продукции в ЕГАИС;
• реализация марочного учета во всех складских процессах в соответствии с ФЗ;
• интеграция и обмен данными с существующей корпоративной информационной системой;
• прозрачный учет готовой продукции в режиме реального времени;
• фактическое сокращение стоков на складе в пределах 5%;
• сокращение рабочих мест на 10%;
• снижение зависимости уровня сервиса от квалификации линейного персонала склада;
• повышение складских мощностей по грузообработке в два раза;
• создание потенциала для дальнейшего повышения уровня развития складской логистики предприятия.

Благодаря автоматизации предприятию удалось полностью уйти от штрафных санкций за простой транспортного средства и существенно снизить количество складских ошибок, потому что теперь, когда информация о продукции, ее расположении на складе, правилах подбора хранится и находится под управлением системы, заказы собираются корректно и оперативно.

Логистические проблемы решены, и развитие предприятия подходит к этапу, когда узким звеном становится само производство и ощущается необходимость сокращения издержек на всех его стадиях. Поэтому следующим шагом будет поэтапное внедрение 1С:ERP. Как пояснил Кирилл Доленко, поэтапный подход – от 1С:WMS до 1С:ERP – удобен тем, что внедрение 1С:WMS стоит намного дешевле и протекает намного быстрее, чем комплексное внедрение ERP. Если начать в таком порядке, это позволит оценить партнера, который в дальнейшем, возможно, будет заниматься внедрением системы управления производством, подготовить команду, а также сэкономить время и деньги.

Валерия Миронова, Retail.ru