Как управлять HR-системами и наладить их бесшовную работу: опыт «Победы»

В HR-процессах торговой сети «Победа» используется большое количество различных технологий и программных продуктов. Для того, чтобы системно подойти к вопросу управления ими, было решено сформировать HR-ландшафт. Рассказываем, как использовать этот инструмент, как он работает и какие результаты можно получить с его помощью.

«Победа» – федеральная розничная торговая сеть магазинов-дискаунтеров с собственными логистическими центрами и транспортными компаниями, в которой работают более 8 тыс. сотрудников. Сегодня сеть состоит из более 550 магазинов, открытых в 31 регионе России. Компанией была принята стратегия автоматизации всех HR-процессов: от найма сотрудников до выходного интервью. Как и во многих других компаниях, для каждого направления работы внедрялось свое ПО, функционал которого неизбежно пересекался. Существовал так называемый «зоопарк систем», который требовал систематизации IT-ландшафта. Подходы к оптимизации, которые применялись в IT-отделе, заинтересовали и HR-отдел. В итоге появилась идея сформировать HR-ландшафт компании. В первую очередь он помогает настраивать HR-сервисы в виде единого окна для сотрудника, оптимизировать сбор данных и обеспечивать своевременное получение обратной связи. Компания активно развивается и масштабируется – в таких условиях ресурсы HR-блока направлены на построение устойчивой, удобной для сотрудников и эффективной системы обмена информацией, получения обратной связи на этапе трудоустройства и увольнения. Сотрудники получают действенные, практичные и простые инструменты взаимодействия с компанией. Специалисты по персоналу, благодаря этому, вместо рутинной работы, уделяют больше времени индивидуальному взаимодействию с сотрудниками.

Что такое HR-ландшафт?

HR-ландшафт – это совокупность сервисов и программных решений, используемых компанией в процессах управления персоналом. HR-ландшафт есть в каждой организации, которая пользуется автоматизированными решениями, однако он не всегда может быть структурирован и формализован.

Управлять большим количеством программных решений сложно, не всегда очевидно, какие решения являются основными, какие стоит развивать, а от каких стоит отказаться.

По словам Елены Логиновой, HR-архитектора и руководителя центра автоматизации и HR-аналитики торговой сети «Победа», построение HR-ландшафта можно сравнить со строительством дома: фундамент, планировка, определение входов и выходов, организация мест хранения:

1. Фундамент. Это основа, на которой все держится. Зачастую это система кадрового учета. Этот процесс почти у всех уже автоматизирован и содержит главные сведения: о структуре, о сотрудниках и их перемещениях.

2. Планировка. Этот уровень тоже очень индивидуален, каждая компания может иметь свой набор функциональных систем и технологий в зависимости от потребности и глубины HR-процессов. У кого-то акцент сделан на подборе персонала, и тогда в арсенале должна быть ATS и, например, рекрутинговые боты, а если делается ставка на обучение и развитие – необходима LMS или ТMS, а возможно, и то и другое.

3. Входы/выходы или окна/двери. Здесь выделяются отдельные системы или интерфейсы, через которые пользователи взаимодействуют с ландшафтом компании: корпоративные порталы, приложения, личные кабинеты с разными видами доступа.

4. Кладовая. Для того, чтобы быстро найти что-нибудь нужное, необходимо четко знать, где это лежит. Каждая из систем ландшафта формирует полезные данные, и, чтобы их анализировать, необходимо озадачиться вопросом их правильного хранения.

Как систематизировать HR-ландшафт?

Для начала нужно определить текущее состояние каждой из систем: в каких процессах они задействованы, отвечают ли потребностям бизнеса, есть ли риски их использования. Далее нужно проанализировать связи между этими системами. Некоторые программы могут быть не взаимосвязаны – это тоже нормально. Кроме того, имеет значение и вид связи. Например, перенос данных может осуществляться: вручную, полуавтоматически (выгрузка excel или csv) или полностью автоматически (бесшовная интеграция). Необходимо четко продумать цепочку движения потока данных.

Когда понятна иерархия систем, их взаимосвязи и поток данных, нужно визуализировать HR-ландшафт для лучшего восприятия. Построение визуала – это сложный творческий процесс, который не имеет шаблонов и правил, все зависит от задачи и навыков HR-архитектора. Сложные варианты лучше делать совместно с техническим архитектором. Но в целом достаточно более упрощенных вариантов, ориентированных на жизненный путь сотрудника или имеющиеся HR-функции. «Для визуализации нашего HR-ландшафта мы выбрали кругоцентричную форму, в центре которой поместили нашу мастер-систему, – рассказывает Елена Логинова. – Вокруг нее расположили наши HR-процессы с набором программ и взаимосвязей. Цветовая индикация, а также условные обозначения легко воспринимаются за счет включенной в визуализацию легенды. В качестве эталона нам нужен был вариант, который учитывал бы стратегию бизнеса и HR. Используя этот подход, мы сформировали целевое видение нашего HR-ландшафта».

Систематизация работы всех программ, связанных с HR, заняла около трех месяцев. При этом работа по созданию HR-ландшафта шла параллельно с проектами по автоматизации. Проводилась серия интервью с руководителями и специалистами в области отдельных HR-функций, поднимались и изучались технические документы и инструкции. По итогу были сформированы 12 HR-направлений, в каждом из которых было задействовано около 2–3 программных продуктов, некоторые из которых применялись для разных задач. Например, чат-боты используются в качестве быстрого справочника, для адаптации новых сотрудников и для выходного интервью. Задача была не просто понять, какие системы есть, но и как они связаны, и описать, какими данными они обмениваются. Это была большая и скрупулезная исследовательско-аналитическая работа. Далее было проведено несколько итераций с вариантами компоновки собранного материала в рамках одной визуализации. Здесь на первый план вышла творческая работа, так как рекомендованных шаблонов, да и референсов было практически не найти. Последним этапом стало согласование с руководством и подготовка обучающего контента для практического использования.

Результаты проекта

Подход в управлении персоналом через HR-ландшафт помог систематизировать имеющиеся программы. Теперь в компании знают, какие HR-технологии есть в арсенале и как ими управлять. Также с помощью HR-ландшафта был организован корректный и прозрачный поток данных, который является основой для HR-аналитики, а визуализация модели HR-ландшафта подсветила проблемные зоны и сформировала цели для достижения стратегии.

«Мне, как HR-архитектору, и моей команде такой подход существенно упрощает работу, – рассказывает Елена Логинова. – Все процессы автоматизации и HR-аналитики проходят через нас, а ландшафт выступает для нас как своего рода генеральный план. Но, не буду лукавить, функциональным HR-специалистам такой подход дается не всегда легко. Поэтому, как и с любым внедрением, нужно вести много просветительской работы, индивидуального консультирования и простой поддержки. Мы не преследуем цель внедрить в жизнь каждого HR-специалиста такой инструмент. Важно сформировать понимание, что управление HR-процессами – это, в первую очередь, работа HR-специалиста, даже если эти процессы автоматизированы (а ландшафт, как верхнеуровневое видение, отлично в этом помогает), а также необходимо поощрять в руководителях HR-направлений инициативу к развитию тех систем, которые уже есть в арсенале».

Так, например, доработки собственными силами имеющегося ПО по управлению адаптацией персонала обошлись компании в 8 раз дешевле по сравнению с покупкой отдельного решения, и это тоже результат грамотного использования HR-ландшафта.

HR-технологии не стоят на месте и постоянно развиваются, открывая новые возможности. Учитывая тренд на автоматизацию, неудивительно, что ИТ-инструменты находят свое отражение в других сферах, помогая системно управлять многообразием программных продуктов и сервисов.

Retail.ru