Как ЦУМ перевел подбор персонала с бумаги на планшеты

Менеджеры по подбору персонала торгового дома ЦУМ при собеседовании с соискателями традиционно использовали бумажные анкеты, записывая в них свои оценки и впечатления. Правда, потом тратили немало сил и времени на их разбор и анализ, особенно если нужно было сравнить кандидатов и сопоставить их данные. Найти решение помогло тестирование мобильного помощника Digital-интервью в составе программы «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» («1С:ЗУП КОРП»).

Фото: Ilia Ulianov/shutterstock

В ЦУМ входят несколько торговых объектов: универмаг в Москве (70 тыс. кв. м), «ДЛТ» в Санкт-Петербурге (32 тыс. кв. м), 6 магазинов «ЦУМ дисконт», расположенных в разных районах Москвы, а также интернет-магазин. Ассортимент ТД включает более 800 тыс. товарных позиций от 1,5 тыс. премиальных брендов, некоторые из которых представлены эксклюзивно.

Зачем разбирать заметки на полях?

Исторически менеджеры по подбору персонала планировали собеседования в таблицах Excel, а переговорные комнаты бронировали с помощью Outlook. Бланки стандартных вопросов для проведения интервью распечатывались на бумаге и лежали в отделе подбора персонала, рассортированные по разным должностям. Отметки по ходу интервью делались вручную, менеджер по подбору, проводя собеседование, ставил оценки и писал свои впечатления прямо на бланке.

«Обычно к концу дня, после многих собеседований, почерк становился совсем неразборчивым, поэтому постоянно возникали проблемы обработки информации, – рассказывает руководитель отдела автоматизации учетных процессов ИТ-департамента ТД ЦУМ Андрей Черноморец. – Процесс обработки результатов и перенос в общую таблицу был долгим и неточным. Кандидатов за день проходит много, и после восьми – десяти собеседований вспомнить, о чем говорили, разобрать все свои пометки и провести объективное сравнение кандидатов достаточно сложно».

Без набора объективных оценок трудно было выявлять лучших кандидатов, тем более что на одну позицию могли проводить собеседования разные менеджеры.

Получить цветное фото кандидата тоже было проблемой. Обычно его брали из резюме и распечатывали на цветном принтере, что довольно затратно. Но фото были не у всех кандидатов.

Фото: ZephyrMedia/shutterstock

Зачем перестраивать процесс интервьюирования кандидатов?

Чтобы упростить эти процессы, компания договорилась с фирмой «1С» об участии в пилотном проекте Digital-интервью. Это электронный помощник проведения собеседования с кандидатами, запущенный в рамках программы «1С:ЗУП КОРП».

HR-департамент ЦУМ сформулировал и передал специалистам «1С» свои пожелания.

Совместно были разработаны основные цели пилотного проекта:

• минимизировать ручной труд и повторный анализ анкет, исключив перенос информации из множества бумажек;

• стандартизировать сценарий проведения интервью, в первую очередь на массовые позиции;

• обеспечить объективное сравнение кандидатов;

• сформировать профили должностей для дальнейшей оценки сотрудников.

«Кандидат, хороший или не очень, становится сотрудником, и после определенного периода работы в компании хотелось бы вспомнить, как его оценивали при собеседовании», – говорит Андрей Черноморец.

Следующий шаг – разработка профилей должностей. Для каждой должности были определены компетенции, знания и другие требования. Курировали проект в целом специалисты компании «1С».

В качестве исполнителя в разработке Digital-интервью принимала участие компания «РГ-Софт», которая уже много лет является официальным партнером «1С». Затем пришлось провести дополнительное обучение сотрудников по работе с блоком «Подбор» в программе «1С:ЗУП КОРП». «Многие менеджеры из подбора не работали в программе «1С» и не знали, как загрузить в нее профили, – поясняет Андрей Черноморец. – Пришлось учить их основным навыкам, в этом помогли сотрудники компании «РГ-Софт».

В процессе формирования требований к профилям у команды проекта возникали вопросы и пожелания к Digital-интервью, поэтому функционал программы пришлось дорабатывать. По мере получения нового функционала запускалось тестирование. Еженедельно по итогам проведения интервью и получения результатов формировались дополнительные списки доработок. Потребовались изменения и в самом интервью. «Во время тестирования мы поняли, что некоторые моменты интервью недостаточно прозрачны или излишне трудоемки, – рассказывает Андрей Черноморец. – Пилот позволил оптимизировать алгоритм интервью даже без использования дополнительных гаджетов и средств автоматизации». В итоге процесс интервью был перестроен.

Переход на планшеты

После получения доработанного решения стали переходить от бумаги к планшетам. Подключили к тестовой базе два типовых планшета, в которые были добавлены необходимые расширения, и провели несколько первых диджитал-интервью с соискателями на линейные позиции.

Общее впечатление от виртуальных интервью было позитивным, поэтому решили закупить планшеты на всех участников проекта и дальше обкатывать программу на реальных кандидатах. В тестовую базу заводились обезличенные кандидаты, ассоциированные с реальными кандидатами в рабочей базе.

Во время тестирования возникло много вопросов к оценке компетенций кандидата – какие из них имеют большее или меньшее значение, какие оценки важно использовать, а какие – нет, чего не хватает, а что – лишнее. Поэтому пришлось еще доработать профиль должности. Также совместно со специалистами из «1С» доработали отчеты по результатам собеседования.

Благодаря планшетам решился и вопрос с фотографией. Теперь не надо напоминать, ждать и распечатывать фото кандидата, она делается прямо во время собеседования. Это же фото можно использовать и дальше, если соискатель станет сотрудником, – в отделе кадров, безопасности, пропусков и т.д.

Фото: Prostock-studio/shutterstock

Результаты тестирования

Главными результатами запуска и опытной эксплуатации Digital-интервью стало:

• получение объективного сравнения кандидатов (теперь нет необходимости проверять кучу бумаг и сравнивать таблицы);

• получение онлайн-статуса кандидатов, исключение повторных приглашений на собеседование;

• доступ любого менеджера по побору к профилю, оценкам и комментариям кандидатов;

• создание библиотеки профилей должностей, теперь их не надо помнить и обучать каждого нового сотрудника, какие вопросы и в какой последовательности задавать, какие компетенции важны, а какие – критически важны, все опросники стандартизированы;

• профиль кандидата в системе привязан к набору вопросов;

• формирование истории общения с кандидатом, оценок менеджера по подбору.

«Функционал электронного интервью сам по себе очень интересен, и когда нас привлекли в проект, мы с энтузиазмом взялись за эту работу, – рассказывает генеральный директор «РГ-Софт» Роман Голубицкий. – Изучили всю цепочку подбора персонала, обсудили этапы, которые проходит кандидат, проработали вопросы, которые будут использоваться на собеседовании, обучили пользователей функционалу подбора в «1С:ЗУП КОРП», сформировали функциональные требования и приступили к разработке. Взаимодействие с командой проекта ЦУМ было очень комфортным и продуктивным, мы еженедельно встречались, обсуждали результаты и дополнительные пожелания к программе. В итоге решение было готово и передано в промышленную эксплуатацию. Проводить диджитал- интервью с использованием планшета стало значительно проще и эффективнее. Интерфейс простой и интуитивно понятный, все данные сохраняются, можно посмотреть историю взаимодействия с кандидатом».

Трудности использования программы – обеспечение безопасности. Сейчас планшеты подключены к служебному Wi-Fi, доступ открыт только внутри локальной сети. «К сожалению, мы не нашли готового безопасного решения подключения мобильного клиента из внешней сети, минуя промежуточные решения, – говорит Андрей Черноморец. – Потребность подключения из интернета возникла в связи с выведением сотрудников на удаленную работу. Хотелось бы использовать планшеты в режиме удаленки, коллегам гораздо удобнее общаться по скайпу и все результаты сразу отмечать на планшете. Но эта трудность – технологическая, и, надеюсь, мы с коллегами из «1С» ее решим».

Обеспечение безопасности – один из приоритетных вопросов при разработке решений в «1С». Как прокомментировала эксперт «1С» Елена Вешнякова, для этого внедрения технические специалисты компании предложили несколько альтернативных вариантов: «В том числе организация отдельного узла информационной базы, содержащего ограниченный набор актуальных данных. Для работы рекрутеров он доступен через интернет. Анкета кандидата направляется в узел, а после завершения рассмотрения кандидата сведения о нем автоматически удаляются из этого узла. Этот и другие варианты решений сейчас обсуждаются с ритейлером».

После тестирования и получения позитивных отзывов о функционале компания приняла решение распространять Digital-интервью на другие направления HR-департамента и группы отдела подбора.

Валерия Миронова, Retail.ru