Как «Рив Гош» автоматизировала контроль бюджета и работу с договорами

Сеть «Рив Гош» внедрила новую ИТ-систему для лимитирования затрат и согласования договорной документации. Решение позволило автоматизировать контроль соблюдения бюджетов, ускорить процесс регистрации документов, обеспечить прозрачность согласования расходных контрактов и договоров аренды. Улучшилось качество прогнозирования затрат, платежи проводятся без просрочек по оплатам. Работа с бюджетами и договорами стала более гибкой: данные по лимитам доступны не только финансовым менеджерам, но и владельцам договоров, что позволяет оперативно получать информацию по контрактам и потенциальным расходам.

Магазин «Рив Гош» в ТРЦ «Европейский» (г. Москва)

Федеральная сеть косметики и парфюмерии «Рив Гош» работает на рынке с 1995 года, сейчас в нее входят более 250 магазинов, ритейлер развивает собственный интернет-магазин, присутствует на маркетплейсах. Компания имеет три филиала дистрибуции и собственное производство, выпускающее продукцию во всех основных категориях.

Устаревшее, неоптимальное, недостаточное

Внедрение началось с того, что программное обеспечение, использовавшееся для согласования договоров и заявок на оплату, перестало устраивать бизнес. Дело в том, что прежняя информационная система устарела и уже не поддерживалась разработчиком. Кроме того, в системе отсутствовал ряд важных для компании функций, связанных с маршрутизацией согласований, хранением и поиском документов. Возникла потребность максимально автоматизировать все шаги и выстроить оптимальные маршруты прохождения документов.

Кроме того, не было функциональности для потокового сканирования. Такая функциональность необходима для работы с первичными бумажными документами, которые приходят от контрагентов, например, актами оказанных услуг. Бумажные документы нужно сканировать и вносить в систему. Но когда их много, делать это вручную долго и трудозатратно. Потоковое сканирование с помощью специального устройства позволяет сканировать целую пачку документов, далее им присваиваются штрихкоды, и система, получая эти файлы, автоматически определяет контрагента и связывает с ним документ.

В системе не было специального ПО для бюджетного контроля и лимитирования. Частично для этих целей использовался Excel, но это создавало сложности для оперативного контроля расходов.

Цель – бережно расходовать ресурсы и предусматривать расходы

Необходимо было обеспечить рациональное использование ресурсов и возможность прогнозирования будущих расходов. За помощью «Рив Гош» обратилась к ИТ-партнеру «Корус Консалтинг», которого выбрала, учитывая его экспертизу в области программ «1С» и опыт автоматизации в ритейле.

Было принято решение внедрить новую информационную систему для лимитирования и контроля бюджета, перевести все процессы на уже используемую систему «1С:ERP. Управление холдингом» и заменить в ряде процессов неподдерживаемую систему на современный продукт.

Команда проекта сформулировала задачи:

• разработать инструмент для оперативного анализа и контроля бюджетов;

• оптимизировать процесс регистрации документов с применением штрихкодирования;

• обеспечить установление лимитов по расходам, а также оперативное согласование договорной документации, расходных документов, заявок на оплату и получение факта в системе «1С:ERP. Управление холдингом».

В компании посчитали, что наиболее оптимальным решением для связки с системой лимитирования будет современный продукт «1С:Документооборот».

Что потребовалось учесть при разработке

Бизнес-процессы «Рив Гош» имеют свои особенности. Большое количество магазинов требует оперативного согласования договорных документов по сопровождению работы торговых точек, аренды, строительства, некоммерческих закупок.

По всем объектам строительства необходимо контролировать лимиты, чтобы рационально использовать ресурсы компании. Например, в компании есть подразделение, занимающееся строительными работами в магазинах сети: ремонтом помещений, установкой стеллажей и оформлением торговых залов в соответствии со стандартами парфюмерно-косметического формата. Организаторы работ регулярно оформляют договорную документацию и заявки на оплату, и подразделению, как инициатору данных расходов, важно в оперативном режиме согласовывать свои документы и отслеживать лимиты по проектам.

Таким образом с договорами работают различные подразделения «Рив Гош»: инициируют процессы (запуск договорной документации, заявок на расход или оплату) и контролируют исполнение. Маркетинг запускает на согласование рекламные договоры, департамент некоммерческих закупок проводит в системе контракты на поставки воды или канцелярии, строительное подразделение подает заявки на оплату материалов, и так далее.

При такой сложной структуре требовалась система документооборота и согласования заявок на оплату, которая позволила бы оперативно корректировать маршруты согласования и контролировать исполнительскую дисциплину.

Магазин «Рив Гош» в «Московском универмаге» (г. Санкт-Петербург)

Сложная архитектура и уникальные опции

На первом этапе проекта была автоматизирована работа с документацией по некоммерческим расходам: договоры ГПХ, расходные контракты, договоры аренды и финансово-хозяйственные документы.

Автоматизированы процессы: согласование проектов договорной документации по расходным договорам и договорам аренды, постобработка и передача в архив; проверка контрагентов отделом экономической безопасности; формирование и согласование финансово-хозяйственных документов; согласование резервов и заявок на расход; согласование заявок на оплату; контроль и анализ расходов.

Появились уникальные опции. Лимитирование расходов: в новой системе реализована установка лимитов по статьям, контроль по ЦФО, статьям на этапе отправки договора на согласование.

Согласование заявок на расход: раньше проверка осуществлялась вне систем, уточнения удлиняли процесс. Теперь инициатор заявки сам видит заявленные бюджеты и остатки по статьям и ЦФО (центр финансовой ответственности).

Согласование заявок на оплату проходит более короткий маршрут, так как расходы уже подтверждены.

Добавление и проверка контрагентов: инициатор сам добавляет ИНН организации, после чего данные контрагента заполняются автоматически. В системе проводится проверка отделом экономической безопасности и приходит оповещение об истечении срока проверки.

Согласование электронных и бумажных форм договорной документации: упрощены процессы и маршруты.

Контроль сроков выполнения задач: реализована рассылка ежедневных отчетов в адрес руководителей о статусе выполнения задач.

В системе настроены отчеты, позволяющие анализировать план-факт по расходам; отслеживать, по каким статьям были сформированы лимиты; по каким контрагентам и договорам были сформированы расходы и кем они были согласованы; посмотреть первичную документацию; выявить, какие расходы были зарезервированы, но по ним не предоставлены закрывающие документы.

Чтобы обеспечить быстродействие систем в условиях большого объема документов, проектная команда совместно со специалистами «Рив Гош» доработала механизмы интеграции.

Реализована сложная техническая архитектура, включающая так называемый интеграционный треугольник – прохождение документов через три системы «1С:ERP. Управление холдингои», «1С:ДО» и «1С:Бухгалтерия КОРП». Документы передаются из одной системы в другую, где трансформируются и затем переходят в следующую. Используются бесшовная интеграция «1С» и обмен данными через шину.

Контроль расходов осуществляется в рамках квартала, в разрезе ЦФО, статьи затрат и проекта. В системе предусмотрены два уровня контроля:

• информировать – в случае превышения лимита будет выведено сообщение о превышении, но документ можно будет провести;

• блокировать – документ нельзя будет провести, необходимо будет сделать заявку на корректировку лимита, указав, с какой статьи/периода/МВЗ (место возникновения затрат) перенести расходы.

В системе настроены отчеты, которые позволяют анализировать план-факт по расходам; отслеживать, по каким статьям были сформированы лимиты; по каким контрагентам и договорам были сформированы расходы и кем они были согласованы; посмотреть первичную документацию; выявить, какие расходы были зарезервированы, но по ним не предоставлены закрывающие документы.

Запуск решения осуществлялся единовременно – сразу на всю компанию. В результате реинжиниринга процессов появились новые процедуры, в том числе для инициаторов договоров. Потребовалось всех обучить и объяснить, как лимитирование помогает бизнесу рационально использовать ресурсы.

Эффект внедрения: сравнить «было» и «стало»

Было	Стало
Пост-факт контроль – отсутствие информации по расходам до закрытия периода.	Автоматизирован превентивный контроль – бюджет «съедается» в момент проведения договора. В онлайн-режиме можно видеть остаток бюджета.
Непрозрачная маршрутизация проектов договорной документации.	Все маршруты пересмотрены и оптимизированы.
Слабый контроль срока выполнения задач.	Возможность видеть все задачи по себе и сотрудникам своего подразделения. Рассылка отчета об исполнительской дисциплине руководителям.
Отсутствие интеграции с ЭДО – скачивание файлов вручную, дополнительное согласование – вне системы.	Интеграция с ЭДО, инициатор получает готовый документ, только заполняет аналитики. Подписание и передача на регистрацию осуществляются без участия инициатора.

В результате проекта автоматизировано 270 рабочих мест.

Благодаря внедрению компания получила прозрачность, минимизировала ошибки. Появились возможности для контроля ответственности при согласовании документации. Качество планирования улучшилось, все платежи проводятся своевременно без просрочек по оплатам.

Работа с бюджетами стала более гибкой. Если раньше контроль выполнялся в Excel и был доступен только финансовым менеджерам, то сейчас данные по лимитам доступны владельцам договоров, что позволяет оперативно получать информацию по действующим контрактам и потенциальным расходам.

На реализацию проекта затрачено 20 787 человеко-часов. «Рив Гош» продолжает развитие системы. Дальше компания планирует автоматизировать процессы по коммерческим и доходным контрактам.

Валерия Миронова, Retail.ru