Как производитель кофе Strauss развивает продажи с помощью «1С:ERP»

Производитель кофе Strauss Russia перевел предприятие с устаревшей системы на платформу «1С:ERP Управление предприятием 2». Особенностью внедрения стали доработки стандартной конфигурации, связанные со спецификой бизнеса. Специально под потребности компании были доработаны загрузка заказов из разных каналов, управление акциями и бонусами, автоматизация претензионной работы. Внедрение позволило в два раза сократить затраты на обработку заказов, в два раза ускорить процесс подготовки товарно-сопроводительных документов.

Чем вызван переход с «1С:УПП»?

С 2008 года компания работала на «1С:Управление производственным предприятием», а в 2020 году было принято решение о переходе на новую систему. Как рассказал финансовый директор компании Strauss Эдуард Лезин, за 12 лет старая система была существенно доработана собственными программистами и отличалась от стандартной конфигурации. Назрела необходимость внедрения более современного решения, поэтому, когда фирма «1С» заявила о грядущем в 2026 году завершении поддержки УПП, перед командой была поставлена задача найти альтернативное программное решение. Выбрали «1С:ERP Управление предприятием» версии 2 как наиболее подходящее под специфику предприятия.

Были сформулированы задачи проекта:

• перевод на новую платформу всего функционала управления – продажи, закупки, производство, затраты, расчет себестоимости и формирование бухгалтерской и налоговой отчетности;

• перенос в новую систему специфических доработок, связанных с особенностью работы предприятия, особенно в части интеграции с другими системами, и организации сбыта по разным каналам;

• вынесение функций кадрового учета и расчета заработной платы в отдельную систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП»;

• отказ от отдельного решения «1С:CRM» и перевод этой функциональности в «1С:ERP».

«После длительного конкурсного отбора в качестве партнера был выбран внедренческий центр «Раздолье», – рассказывает Эдуард Лезин. – Специалисты этой компании имеют большой опыт перевода на «1С:ERP» и обладают экспертизой автоматизации пищевых предприятий. Подготовка проекта началась в апреле 2020 года, как раз после ввода карантина, пришлось резко перейти в дистанционный формат. Практически все обсуждения и работы проводились в удаленном режиме. Такой формат был для нас неожиданностью, но команда «Раздолье» смогла грамотно организовать обмен информацией, создать базы данных для сотрудников, которые можно было получать без личной коммуникации, дистанционно наладить все процессы внедрения».

Фото: Olena Yakobchuk/shutterstock

Специфические доработки

Внедрение длилось около 6 месяцев. В рамках проекта были автоматизированы все основные направления деятельности предприятия:

• управление продажами и взаимоотношениями с клиентами (CRM);

• производственный учет;

• управление закупками и складской логистикой;

• управление денежными средствами (казначейство);

• регламентированный учет (БУ и НУ) и сдача отчетности;

• сбор отчетности по МСФО ;

• управление кадрами и расчет заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».

Также произведена интеграция с внешними системами и сайтами по загрузке заказов клиентов.

Специфика компании потребовала доработки функционала системы.

В частности, доработана система загрузки заказов. В старой учетной системе принималось несколько сотен заказов из разных каналов – сетей и дистрибьюторов, которые затем вносились в учетную систему, частично даже в ручном режиме.

В новой системе процесс автоматизирован следующим образом: все заказы либо приходят через электронных провайдеров, либо отправляются дистрибьюторами сразу на сайт и сами подгружаются в ERP. Таким образом была исключена ручная работа, высвободилось время персонала, свелось к нулю количество ошибок при регистрации заказов.

Еще одним крупным блоком доработки новой ERP стала система бонусирования. Производитель активно проводит акции и промо для своих клиентов, поэтому остро необходим качественный блок учета контроля скидок. Управление стимулирования продажами было реализовано через механизм брифов. «Бриф – это документ, содержащий условия продаж и размер бонуса, который клиент должен получить при выполнении заданных компанией условий, – поясняет Эдуард Лезин. – Бонусы погашаются путем предоставления скидки, взаимозачета или денежных выплат. Задача брифа – внести и согласовать в ERP все условия бонусирования, произвести начисление, утверждение и затем выплату скидок. Командой «Раздолье» работа с брифами была полностью автоматизирована, действуют все процессы – расчет, согласование, выплата, ведется статистика бонусов и аналитика мероприятий. Этот механизм был одним из самых сложных для доработки».

Фото: MemoryMan/shutterstock

Также была проведена автоматизация печати документов. Компания имеет широкую географию, реализуя свою продукцию во всех федеральных и локальных сетях по всей РФ. Все крупные сети выставляют свои требования к оформлению документов, поэтому в старой версии управления накопилось несколько сотен печатных форм – отдельно для каждого клиента. Чтобы облегчить работу с этим массивом документов, интеграторы проекта сделали базовые макеты форм, на которые автоматически накладываются отличительные потребности клиента, заданные в системе. Это сильно разгрузило массив форм, сделало удобным процесс оформления и сократило время и ресурсы, необходимые для добавления особенностей в каждый документ.

Как и каждому поставщику, компании жизненно важен своевременный сбор дебиторской задолженности. Поэтому в ERP была полностью автоматизирована претензионная работа. В установленное время система формирует реестр просроченной дебиторской задолженности, где выставлены претензии к каждому клиенту, которые потом направляются в юридический отдел. Также разработан механизм формирования искового заявления, включающий финальный проект с расчетами пени и штрафов.

Еще один важный блок доработок, сделанный специалистами «Раздолья», – формирование комплексной отчетности по продажам. Обобщаются большие объемы данных, включающие данные о продажах за прошлые годы. Были разработаны сервисы для формирования крупных отчетов, в том числе план продаж, факты продаж, отчеты по дисконтированию, бонусированию, рентабельности и так далее. Отчеты используются отделом продаж и руководителями компании для управления блоком сбыта продукции.

Результаты новых решений в блоке продаж

Внедрение новой системы и доработка функционала под запросы компании повысили эффективность управления процессами компании. Например, автоматическая загрузка заказов клиентов с сайта компании и из систем электронного документооборота позволила практически в два раза сократить временные и трудозатраты на обработку заказов и практически полностью исключить ошибки при их размещении и отгрузке.

Механизм заполнения значений по умолчанию ускорил работу не только с поступающими документами, но и с документами, создаваемыми для внутреннего пользования и выпускаемыми компанией. Это привело к экономии времени у всех пользователей – от 20 до 50%, в зависимости от количества выпускаемых документов, а также на 100% сократить ошибки во всех документах. Автоматизация печати товарно-сопроводительных документов на отгрузку с привязкой к конкретному партнеру и его требованиям ускорила процесс подготовки ТСД почти в два раза.

По оценке команды Strauss Russia, ожидания от системы «1С:ERP» версии 2, доработанной командой ВЦ «Раздолье», полностью оправдались.

Валерия Миронова, Retail.ru