Как повысить производительность труда персонала с помощью гибких графиков? Решение торговой сети «Перекресток»

Крупнейшая сеть супермаркетов в России «Перекресток» завершила проект по внедрению системы автоматизированного планирования гибких графиков персонала — системы Kronos — на все магазины сети (691 по данным на 30.06.2018). По результатам внедрения, производительность труда сотрудников (количество проданных единиц/ человеко-часы) удалось повысить на 7 %, и это еще не предел.

От ручного планирования к автоматизации

«Перекресток» — сеть супермаркетов, магазины которой расположены в 126 городах и населенных пунктах России, в которых работает более 38 000 сотрудников линейного персонала (продавцов, кассиров, консультантов и т. д.). Компания уделяет огромное внимание качеству обслуживания, операционной эффективности и производительности труда, именно поэтому топ-менеджмент решил уйти от планирования персонала вручную и внедрить систему автоматизированного составления графиков сотрудников.

Ручное планирование чревато рядом проблем — прежде всего оно не позволяет гибко и оперативно формировать расписание смен работников, корректно рассчитывать рабочую нагрузку на определенный момент времени, из-за этого могут случаться ситуации, когда в пиковые моменты людей не хватает, а в часы низкой покупательской активности — их наоборот слишком много. В первом случае это может повлечь за собой упущенные продажи и снижение лояльности клиентов, что недопустимо для «Перекрестка», во втором — лишние расходы на ФОТ.

Еще одной проблемой ручного планирования является сложность привлечения работников с частичной занятостью (менее 8 часов) из-за трудоемкого процесса по выявлению потребности в таких сотрудниках. Поэтому розница зачастую сталкивается со сложностью найма таких групп населения, как молодые мамы, студенты и пенсионеры. Большим плюсом привлечения сотрудников на part-time (неполная занятость) является экономия ФОТ, когда в выигрышной ситуации остаются и сотрудник, и работодатель.

«Компания достигает больших результатов, если работающие в ней сотрудники довольны своей работой, и вовлечены в общий успех, — отметила HR-директор сети «Перекресток» Лилия Дерябина. — Мы понимаем, что у разных людей могут быть разные потребности — например, молодым мамам нужно успеть забрать ребенка из школы, для студентов важно подстроить свое рабочее расписание под учебу. Мы стараемся организовать рабочий процесс таким образом, чтобы наши сотрудники могли успешно совмещать работу и личную жизнь. В результате все в плюсе: бизнес доволен, клиент получает должный сервис, сотрудник работает по удобному графику».

Для решения поставленной задачи обратились к компании «Инвент Консалтинг» — специализирующейся на внедрении Workforce Management — систем по управлению рабочим временем для розницы, банков, госсектора и телекома.

Для точности прогноза

Для перехода с ручного управления на полностью автоматизированный процесс расчета потребности в персонале и составлении его графиков торговая сеть «Перекресток» выбрала Workforce Management системы Kronos. 

Для того чтобы выбранное решение прогнозировало продажи максимально точно, команда «Инвент Консалтинг» проанализировала:

• исторические данные о проданных товарах,
• чеках,
• промо,
• сезонности,
• выходных и праздничных днях за последние несколько лет.

Затем была составлена модель расчета бизнес-драйверов. Также были выполнены полевые измерения норм времени, необходимых на выполнение ежедневных операций, таких как:

• замена ценников,
• проверка сроков годности,
• выкладка товара и др., которые позволили разработать нормативы для расчета численности персонала.

Совместно с экспертами «Перекрестка» была разработана методология расчета рабочей нагрузки в чел/часах, учитывающая многие факторы и характеристики магазинов, которая легла в основу расчета численности.

Таким образом, была внедрена система планирования графиков сотрудников с учетом законодательных норм, возможностей и способностей людей, а также информации о переработках.

Результаты внедрения 

Первые результаты внедрения системы не заставили себя долго ждать. Магазины, в которых начала работать система, показали рост производительности труда кассиров и продавцов  на 7 %, при неизменных показателях уровня сервиса покупателей.

«Торговая сеть „Перекресток“ ставит одним из своих приоритетов реализацию мер по повышению эффективности работы сети, — отметила Жанна Ларченко, начальник отдела производительности труда сети «Перекресток». — С этой точки зрения внедрение системы автоматического планирования гибких графиков персонала — очень логичный шаг. Сначала мы провели пилотное тестирование, результатами которого остались довольны, и поэтому приняли решение масштабировать решение на все магазины сети. Результаты тиражирования подтверждают пилотные данные — достигнуто повышение производительности на 7 %». 

«Нам удалось достичь серьезных результатов, благодаря слаженной работе команды „Инвент Консалтинг“ и „Перекрестка“», — прокомментировал Дмитрий Шеходанов, генеральный директор ООО «Инвент Консалтинг». — Автоматизация планирования персонала наглядно продемонстрировала, что прогнозирование штук и килограмм по категориям, расчет потребности персонала с учетом особенностей магазинов и гибкий вывод сотрудников под покупательский поток позволяет значительно увеличить производительность труда, а значит прибыль компании.