Как построить простую и надежную систему для автоматизации доставки и оплаты заказов в соответствии с ФЗ-54

Кто решил задачу

Компания «Клеверенс»

«Клеверенс» — разработчик программного обеспечения для автоматизации рабочих мест мобильных сотрудников.

Компания «Лидер Транс Лайн» не первый год занимается доставкой товара от крупной федеральной сети по продаже электроники и бытовой техники. Транспортная компания работает по следующей схеме: принимает и обрабатывает заказ от магазина, получает товар со склада и доставляет его на адрес клиента. Доставки осуществляются в крупные города, такие как Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Казань и д. р.

Особенности проекта

С 1 июля 2017 года вступили в силу поправки к 54-ФЗ . Требования закона распространяются и на транспортные компании: недостаточно указать только номер заказа, должна быть расшифровка содержимого каждой коробки или пакета. При этом покупкой только кассовых аппаратов вопрос не решается — требуется установка программного обеспечения.

Перед компанией «Лидер Транс Лайн» встал вопрос о том, как перейти на новую систему, при этом не поломав те бизнес-процессы, которые выстраивались годами.

1 вариант: заказать разработку программы с нуля. С одной стороны, это позволит кастомизировать решение под уникальные бизнес-процессы компании. С другой — разработка «под ключ» требует много времени, а как следствие и денег. А для любой транспортной компании ключевое преимущество — высокая скорость обработки и доставки заказов. Остановка рабочего процесса означает потерю прибыли.

2 вариант: установить готовое программное обеспечение. При этом оно должно отвечать следующим критериям:

• запуск за 1-2 дня,
• возможность дорабатывать операции «под себя».

Было принято решение найти готовую программу в рамках выделенного бюджета, по заданным параметрам и в короткие сроки. Из всех продуктов которые были представлены на рынке, «Лидер Транс Лайн» сделали выбор в пользу «Mobile SMARTS: Курьер».

Реализация проекта

Интеграция заняла несколько дней, а работу смогли начать уже при первом старте и при базовых возможностях. В процессе эксплуатации за 3 месяца транспортная компания смогла доработать те функции, которые требовались под внутренние бизнес-процессы, не обладая при этом опытом в программировании.

Помимо быстрого запуска, гибкости системы и доступной цены, большим плюсом оказалась возможность работы на Android-устройствах, что дало простор в выборе мобильных аппаратов под выделенный бюджет.

Чтобы более подробно описать особенности работы с «Mobile SMARTS: Курьер » необходимо рассмотреть функционал трех сотрудников транспортной компании.

Диспетчер

Диспетчер транспортной компании работает на дому: обрабатывает заказы, назначает время доставки и редактирует заказ в Excel формате, заполняет основные поля и указывает курьера, которому будет принадлежать тот или иной заказ. После чего подключается к удаленной папке, в которую отправляет сформированный заказ. Сервер Mobile SMARTS, с помощью встроенного внешнего соединения (ExcelCsvConnector), захватывает все заказы в папке и отправляет их курьерам. Отпала необходимость выгружать всю многотысячную номенклатуру товаров на терминал, весь перечень указывается в заказе — это сделало работу проще.

При этом в функционале диспетчера изменений не произошло, скорость обработки заказов осталась на высоком уровне.

Курьер

Курьер, находясь на складе, получает заказы от диспетчера на мобильный телефон. В заказе он видит всю нужную ему информацию: адрес, телефон, время доставки, товар и д. р. Сотруднику остается подключится к кассовому аппарату, получить товар и приступить к работе.

До внедрения Mobile SMARTS у курьера не было возможности редактировать заказ в момент передачи покупателю. После — не только появилась возможность убрать из заказа товар, если клиент от него отказался, но и при необходимости с легкостью сделать возврат денежных средств. Или получить отредактированный заказ от диспетчера, находясь в пути к клиенту. При этом на все эти операции уходит менее минуты. Интерфейс программы сводит ошибки в работе с кассой к нулю.

Руководитель группы курьеров

За небольшой дополнительный бюджет компания «Клеверенс» разработала отдельную программу, через которую можно выводить все выполненные заказы с сервера Mobile SMARTS в Excel таблицу. Это позволяет лучше контролировать работу на всех этапах и дает массу полезной для анализа информации: кто из курьеров опоздал к клиенту, кто и по какой причине отменил доставку и д. р.

Результат

Благодаря «Mobile SMARTS: Курьер» компании «Лидер Транс Лайн» удалось построить простую и надежную систему, в которой легко отправить заказ курьеру, выдать чек и выполнить любые операции с кассовым аппаратом. Есть система контроля по заказам, которая позволяет построить отчет для анализа. Самое главное: решение можно дорабатывать самостоятельно, под постоянно меняющиеся бизнес-процессы. Спустя 6 месяцев система работает полностью автономно.