Как посткарантинный бизнес сокращает расходы на бухгалтерию: экономия от 500 000 в год, кейсы компании «Мако»

Фото: Stokkete/shutterstock

Бизнес отказывается от штатных бухгалтеров

С началом локдауна в марте 2020 года предприятия начали сокращать раздутые штаты сотрудников – и при этом многие до последнего сохраняли рабочие места за бухгалтерами. Однако затянувшийся кризис и падение покупательской способности населения вынуждают бизнес максимально критично относиться к перерасходу средств, внимательнее анализировать, куда уходят деньги. С лета 2020 года под сокращение стали попадать и бухгалтера – компании покрупнее просто увольняют часть бухгалтеров, компании поменьше – могут сократить и единственного бухгалтера, отдав ведение документации на аутсорс.

Плюс содержание рабочего места: кабинет, компьютер, место на парковке, коммунальные расходы, клининг, охрана, обновление ПО, подписка на журналы для бухгалтеров…

А кто будет вести бухгалтерию, если уволить штатника? С первого взгляда – вариантов много: есть бухгалтера-фрилансеры, есть компании-аутсорсеры. А вот более внимательный взгляд уже выявляет множество нюансов и новые риски.

Типичные проблемы бухгалтерии

Когда собственник пересматривает свой взгляд на ведение бухгалтерии, ключевыми являются два вопроса:

1. Сколько можно сэкономить, если обходиться без штатного бухгалтера?
2. Не принесет ли это ущерба бизнесу? А в идеале – можно ли, заменив бухгалтера-штатника, решить типичные для бухгалтерии проблемы? А именно:

• Когда один работник отвечает за множество разноплановых задач – он неизбежно о чем-то забывает, что-то путает, что-то не успевает – кто-то чаще, кто-то реже, но подобное случается со всеми, мы не машины. Результатом может стать несданная или неверно составленная отчетность, и как следствие – предприятие должно будет платить штраф.
• При этом бухгалтер, по сути, не отвечает за свои ошибки. Если его действие или бездействие доводит компанию до штрафов – сам бухгалтер лишь разводит руками. Ну, ошибся. Бывает.
• В любой сколько-нибудь нештатной ситуации типичный бухгалтер просто теряется: он умеет совершать ограниченный круг операций и делает это год за годом – заполняет кассовые документы, приходует ТМЦ, начисляет зарплату... Но в ситуации «Нам внезапно заблокировали счет» бухгалтер понятия не имеет, как с этим справиться и начинает названивать Верпалнам и Тамарсергевнам, теряя драгоценное в этой ситуации время, – хорошо еще, если в конце пути он добьется разблокировки счета, но не факт.
• Подстраховка при разумных затратах невозможна: даже если нанять еще одного или двух специалистов, они не смогут решать абсолютно любые задачи, связанные с бухгалтерией, налогами, финансами, отчетностью. А вот фонд оплаты труда окажется раздут. Чтобы действительно закрыть все задачи, нужно нанять десяток, а то и больше очень компетентных бухгалтеров с разной специализацией, но такие расходы потянет лишь крупный бизнес.
• Чем квалифицированнее бухгалтер, тем дороже он обходится. При этом собственник обычно не настолько разбирается в бухгалтерии, чтобы понимать, все ли навыки конкретного бухгалтера ему нужны или можно нанять специалиста подешевле. И наоборот: в стремлении сэкономить можно доверить свою бухгалтерию откровенно некомпетентному человеку.
• Вообще, подбор сотрудников для бухгалтерии – это всегда риск ошибиться, потерять во времени и деньгах: у бухгалтера «на все руки» должно быть слишком много компетенций и личных качеств, которые часто нельзя оценить на собеседовании и по резюме. В полной мере картина прояснится, только когда человек проработает некоторое время. Даже главные бухгалтера, люди с большим опытом, нередко ошибаются, выбирая себе помощника, и в итоге получают не того работника, который им нужен.
• На время отпуска или болезни штатного бухгалтера нужно кем-то заменять, ведь сроки сдачи отчетов не ждут – а это дополнительные расходы и сильно возрастающая вероятность ошибки.

Бухгалтерский конвейер «Мако»: полное сопровождение за 8 тыс. руб. в месяц

Решение, которое закрывает типичные проблемы бухгалтерии, есть. Оно использовалось на некоторых крупных предприятиях в Советском Союзе, нечто подобное применяется крупными корпорациями в западных странах. Это разделение труда при наборе большого количества специалистов (мы писали о нем выше): на компанию работает несколько десятков бухгалтеров с разной специализацией. Их квалификации достаточно для решения любых вопросов, включая нестандартные, и специалисты могут подменять друг друга в случае болезни или на время отпуска. При этом каждый бухгалтер занимается ограниченным кругом задач – потому невозможно забыть о выполнении операций, а вероятность ошибки минимальна.

Проблема лишь в том, что оплату труда всех этих людей не потянет ни малый бизнес, ни средний.

Так было до появления первого в России бухгалтерского конвейера «Мако», который делает основную ставку именно на сотрудничество с малым бизнесом – хотя работает и с несколькими крупными компаниями, имеет ряд кейсов по большим коммерческим предприятиям, производственникам, игрокам из сферы услуг.

Автор идеи бухгалтерского конвейера и управляющий партнер «Мако» – финансист Владимир Зинин. Работал бухгалтером, аудитором, внутренним аудитором, финансовым директором.

Каждый процесс разбивается на конкретные шаги, к каждому из которых предъявляются определенные требования, и каждый шаг связан с другими, процессы передаются между отделами. Такое разделение труда при большом количестве специалистов дает огромную скорость работы и КПД. У «Мако» есть возможность взять на обслуживание сотни компаний и каждой гарантировать предсказуемый, одинаково качественный результат – именно гарантировать, финансовая ответственность «Мако» прописана в договоре. По состоянию на весну 2021 года «Мако» обслуживает более 600 компаний, а общее количество клиентов – несколько тысяч.

Средний чек за полное бухгалтерское сопровождение в «Мако» – 8 тыс. руб. в месяц (2 тыс. руб. – для микробизнеса). При этом «Мако» берется за решение нестандартных задач: получать для компании «ковидные» выплаты, вести споры с налоговой, оптимизировать налогообложение, разблокировать заблоченные счета в банках и так далее.

Ответственность «Мако» застрахована по договору на 5 млн руб. Вероятность ошибки при «конвейерной» бухгалтерии составляет 0,05%, но, если это случится, «Мако» заплатит штраф из собственных средств, на бюджете клиента ошибка не отразится.

Другие варианты перевода бухгалтерии на аутсорс: считаем все

Почему «Мако» дешевле, эффективнее и надежнее НЕконвейерной аутсорсинговой компании и тем более фрилансера-одиночки: разбираемся с цифрами и фактами.

Вот владелец малого бизнеса пришел к решению сокращать расходы на бухгалтерию – сколько он сэкономит с каждым из альтернативных вариантов, окажется ли его бизнес в надежных руках, сможет ли он избавиться от типичных для бухгалтерии проблем?

1. Отдать бухгалтерию на аутсорс фрилансеру?

На первый взгляд решение выглядит логичным, особенно для микробизнеса: фрилансеры запрашивают вполне подъемные деньги за свои услуги – скажем, 2–5 тыс. руб. в месяц за обслуживание ИП или небольшой компании.

Это как минимум в десять раз дешевле работы штатного бухгалтера!

Для компании покрупнее сумма может составить, предположим, двадцать тысяч в месяц, но это все равно выглядит выгоднее: не нужно перечислять страховые взносы и нести расходы на рабочее место. Разве это не хорошо?

Нет, потому что передать бухгалтерию в руки фрилансера – очень большой риск. Этот фрилансер – еще один обычный бухгалтер, неуниверсальный специалист: что-то умеет лучше, что-то хуже, в специфических задачах может вообще ничего не понимать, за свои ошибки не отвечает рублем – словом, это та же история, что со штатными бухгалтерами. И форс-мажорами одиночка заниматься вообще не будет. Ему за это не платят, и у него нет на это свободного времени. Полностью ведя бухгалтерию нескольких компаний, одиночка физически не в состоянии освободить место в графике для решения нестандартных задач и для профессионального роста. Такой бухгалтер годами ездит по одной колее и в итоге скорее теряет квалификацию, чем приобретает.

Вдобавок ко всему этому аутсорсер может в любой момент просто исчезнуть с радаров навсегда. Например, перед сдачей квартального отчета.

2. Аутсорсинговая бухгалтерская компания НЕконвейерного типа

По сути, представляет собой конгломерат фрилансеров, из которых для сопровождения бизнеса вам выделят одного или двух. Обойдется это не в миллионы рублей в год, как штатный бухгалтер, а примерно в 400 тыс. руб.

Достоинство аутсорсинговой компании в том, что в случае болезни одного из бухгалтеров вам сразу найдут замену, и едва ли целая аутсорсинговая компания просто исчезнет, оставив собственника наедине с несданными отчетами.

Недостаток – в том, что абсолютное большинство таких компаний предлагает некий стандартный, наиболее востребованный набор услуг: работа с первичкой, начисление зарплаты, составление отчетности. А вот специфические задачи они не решают, например, не будут вести споры с налоговой или добиваться разблокировки счетов, либо делают это за отдельную солидную плату.

Как и в случае с бухгалтером-фрилансером, ответственность аутсорсинговых компаний обычно не застрахована, риски и штрафы – на владельце бизнеса.

То есть, уволив штатного бухгалтера и передав документацию на аутсорс, владелец бизнеса получает только финансовую экономию, остальные риски остаются прежними, а некоторые даже возрастают: фрилансеры дешевле штатников, но точно так же не гарантируют качества, неуниверсальны, не берут на себя риски.

3. Конвейерная бухгалтерия «Мако»

В «Мако» собрали бухгалтеров самых разных специализаций (подход крупных корпораций), а самыми сложными вопросами занимается лично управляющий партнер компании Владимир Зинин. Конвейерный способ ведения бухгалтерии – это четкая алгоритмизация процессов, при которой ошибки минимизируются: Владимир Зинин в своей статье на vc.ru рассказывал, что научился этому принципу у McDonald's: там каждый сотрудник выполняет один вид операций, вероятность ошибки минимальна, качество продукции предсказуемо, издержки снижены.

Получается минимальная стоимость бухгалтерского обслуживания с гарантией стабильного, предсказуемого качества услуг. «Мако» страхует свою ответственность на случай ошибок, хотя конвейерный метод сводит вероятность такой ошибки на уровень статистической погрешности.

То есть по цене, которую запрашивают одиночки-аутсорсеры, «Мако» дает клиенту возможность пользоваться услугами нескольких квалифицированных специалистов, чаще всего не берет доплаты за дополнительные услуги, а ответственность перед клиентами застрахована по договору – компенсация любых потерь до 5 млн руб.

Подробнее о разделении труда бухгалтеров в конвейерной бухгалтерии «Мако»

Как и упомянутые выше рестораны McDonald's, в «Мако» делают ставку на регламенты и разделение труда.

Каждый бухгалтер отвечает за свою часть работы, которую он хорошо знает, все его действия расписаны, сведены в алгоритмы. В результате получается продукт стандартного, предсказуемого, всегда одинакового качества, которое зависит больше от стандартов компании, чем от отдельного специалиста. Когда процесс разбит на операции, изучен, оптимизирован и регламентирован, себестоимость конечного продукта резко сокращается, а сотрудников, выполняющих типовые операции, легко заменить.

Владимир Зинин разбил ведение бухгалтерии на несколько технологических цепочек, а сами эти цепочки разложил на несколько простых типовых операций. В «Мако» каждый сотрудник отвечает за свою часть работы, а многоуровневая система контроля позволяет избежать ошибок при ведении бухгалтерского учета. Каждый документ в «Мако» проходит через нескольких специалистов, и на каждом этапе внедрен прописанный регламентом независимый контроль. Кроме того, работу специалистов контролирует руководитель отдела. А на конечном этапе вся документация проверяется исполнительным цензором. Один человек может и ошибиться. Второй человек может и не заметить ошибки. Но система многоуровневого контроля, работающая по регламентам, почти не оставляет шанса на ошибку. Каждое решение, каждый расчет в «Мако» проверяют как минимум три специалиста.

«Мако» привлекает на обслуживание множество представителей мелкого и среднего бизнеса и таким образом «раскидывает» стоимость работ специалистов на множество компаний. Благодаря этому система ведения бухгалтерии, прежде доступная лишь корпорациям, сейчас по карману даже мелкому и микробизнесу: крошечному кафе, маленькому магазину, ремонтной мастерской.

На конвейерной бухгалтерии «Мако» клиенты могут сэкономить сотни тысяч рублей в год, а для крупного предприятия экономия исчисляется уже миллионами. Пример из практики «Мако»: крупное производственное предприятие, в бухгалтерии семь сотрудников. Каждый обходился в 90 тыс. руб. в месяц плюс налоги – в сумме 630 тыс. руб. ежемесячно. «Мако» взял на себя тот же объем работы за 220 тыс. руб. в месяц. Экономия для владельца компании составила 4 920 000 руб. в год, не считая экономии на организации рабочих мест для семи сотрудников!

При этом ни один из бухгалтеров, которых заменил «Мако», не отвечал рублем за свои ошибки – а «Мако» отвечает.

Кейсы «Мако»  

1. Сокращение кассового разрыва на 400 млн руб.

Крупный отель платил налог на прибыль авансами, которые рассчитывались из прибыли за предыдущий период. Но отель – это сезонный бизнес, и такой расчет авансов очень невыгоден, ведь фактическая прибыль в «тихие» месяцы в несколько раз меньше, чем в сезон. Собственнику приходилось выплачивать крупные суммы в межсезонье, когда доходов фактически не было. То есть налог в октябре, в период спада, рассчитывался из июля – пикового сезона. Деньги на налоговые платежи приходилось постоянно изыскивать, урезая другие расходы.

Конечно, после перерасчета средства возвращались крупным вычетом, но перерасчет требует времени, и платежи потом корректировались, но суммы замороженных средств исчислялись сотнями тысяч рублей. Штатные бухгалтера годами работали по этой системе и не пытались найти иной вариант, владелец бизнеса был вынужден постоянно выискивать средства, брать кредиты, «морозить» деньги.

В конце концов он обратился в «Мако», и ему тут же предложили перейти на помесячный расчет налога на прибыль, что позволило сократить кассовый разрыв почти на 400 млн руб. После того как «Мако» решил эту задачу, клиент отказался от штатных бухгалтеров, которые просто не знали, что можно перейти на помесячный расчет налога на прибыль. Ведение отчетности отель передал «Мако» и начал экономить еще и на бухгалтерском обслуживании.

2. Получение «ковидных» выплат

Для малого и микробизнеса, которые пострадали больше всех от пандемии и локдауна, получение льгот и компенсаций стало непростой задачей. Сложности начинались на первом же этапе, когда нужно было доказать, что организация в принципе имеет право претендовать на помощь от государства.

Многие просто не могли подать заявку на выплату, потому что не состояли в нужный момент в нужном реестре, не сохранили 90% персонала с марта 2020 года, имели задолженность по налогам больше 3 тыс. руб., и так далее. И даже компании, имеющие право подать заявку на льготы, не могли получить обещанную помощь из-за бюрократических препон. «Мако» без преувеличения бьется с бюрократической машиной за своих клиентов, имеющих права на выплаты, – начиная с жалоб и споров с налоговыми органами и заканчивая письмами в Минэкономразвития и президенту лично.

В результате более 50 компаний – клиентов «Мако» получили обещанную государством помощь. Подробнее об этом Владимир Зинин рассказывал в интервью Дмитрию Пучкову.

3. Решение вопроса, не позволявшего открыть клиентский счет

У индивидуального предпринимателя были проблемы с налоговой инспекцией в другом регионе, из-за чего ИП не мог открыть счет в московском банке. Много часов работы ведущих специалистов нескольких департаментов, переговоры и официальная переписка с налоговыми органами – и в результате вопрос решен, счет открыт, а клиент не заплатил за это ни копейки сверх тарифа, по которому обслуживается в «Мако».

Для выполнения подобных задач штатным бухгалтерам и тем более аутсорсерам не хватает ни знаний, ни времени, ни желания.

А «Мако» обычно даже не берет доплаты за решение нестандартных задач, поскольку может в будущем монетизировать этот опыт, предложив другим клиентам расширенный набор услуг. И специалисты «Мако» в большинстве случаев знают, как решается та или иная проблема: они уже сталкивались с подобным, уже решали похожие кейсы. А если готового решения нет, «Мако» может себе позволить потратить время и ресурсы, чтобы это решение найти.

«Мако» оказывает любые услуги в сфере бухгалтерского, налогового, кадрового учета и финансового консалтинга – в два, в четыре, в десять раз дешевле, чем берет за работу штатный бухгалтер, фрилансер или аутсорсинговая компания НЕконвейерного типа, не решающие нетипичных задач и не несущие финансовой ответственности за свои действия.

Вместо резюме

Модель ведения бизнеса в России изменилась. В условиях кризиса никто не желает тратить лишнее время и ресурсы там, где можно пойти по пути сокращения расходов без потери результативности. Бизнес сейчас очень внимательно просчитывает расходы, ищет способы выходить за рамки привычных решений. Компании, которые не успевают перестроиться, уходят с рынка, на их место приходит более гибкий бизнес, внедряющий инновации.

В b2b будущее – за компаниями, которые могут найти и предложить клиенту добавочную ценность продукта. В случае с конвейерной бухгалтерией «Мако» эта ценность заключается в повышении эффективности, страховании ответственности и снижении стоимости бухгалтерского обслуживания для клиента. Все это – по такой же или меньшей цене, что запросил бы за работу фрилансер или штатный бухгалтер. От «Мако» бизнес получает комплексную услугу с защитой от рисков, с возможностью решать нестандартные задачи, которые требуют привлечения высококлассных узкопрофильных специалистов.

Без конвейерной системы средний чек 8–10 тыс. руб. за бухгалтерское обслуживание при гарантии качества и застрахованной ответственности – это просто недостижимый уровень.

Подробнее о первом в России бухгалтерском конвейере «Мако»  можно узнать здесь.