Как поставщик спецодежды привел в порядок НСИ и снизил издержки на 10%

Поставщик спецодежды и средств индивидуальной защиты ГК «Спецобъединение Юго-Запад» навел порядок в нормативно-справочной документации: в 2,5 раза сократил количество номенклатурных позиций и в три раза – реквизитный состав, удалил неиспользуемые справочники и внедрил единые стандарты. Такая оптимизация позволила получать более точную аналитику продаж, ускорить получение управленческой отчетности на 25%, сократить операционные и административные издержки на 10%, трудозатраты в подразделениях – на 15%.

Риски беспорядочных данных 

Нормативно-справочная информация (НСИ) представляет собой единые справочные данные, стандарты и регламенты компании. Информация должна быть унифицирована по единым стандартам, иначе неизбежны ошибки и путаница. «Например, директор думает, что у компании есть 15 автомобилей, а начальник транспортного цеха видит в базе 20 автомобилей и делает заявку на новые заказы, – рассказывает Елена Кшимовская, руководитель направления НСИ группы компаний «Спецобъединение Юго-Запад». –  Начинаем делать заказы, и оказывается, что автомобилей по-прежнему 15, просто сменились некоторые госномера, и бухгалтер занес их в систему как новые автомобили. Или может возникнуть ошибка при работе с партнерами – подписываем акт сверки, видим свою задолженность перед контрагентом, переводим ему деньги, а на самом деле задолженности не было, или даже больше – это он был нам должен, просто в базе перепутались данные».   

Беспорядок в НСИ повышает риски ошибок в отчетности, штрафных санкций, увеличения запаса на складах и роста издержек, создает негативный имидж на рынке, что в итоге ведет к финансовым потерям.

За счет централизации НСИ можно увеличить продажи, так как менеджер всегда будет иметь точную карточку товаров и сможет правильно сориентировать клиента, улучшить отношения с партнерами, повысить экспертность и укрепить деловую репутацию. Порядок в НСИ позволяет оптимизировать документооборот и подготовку всех видов отчетности, четко управлять цепями поставок и оперативно принимать управленческие решения.

Предпроектный настрой

«Все это увеличивало трудозатраты при сборе данных для планирования и отчетности по группе компаний, – рассказывает Елена Кшимовская. –  Эти предпосылки вынудили нас искать надежного партнера, который сможет учесть законодательные изменения в нашей отрасли и привести НСИ к единым стандартам».

Главными критериями выбора интегратора были: нахождение в топе рейтинга партнеров «1С», релевантный опыт внедрения проектов и положительные отзывы заказчиков. В результате интегратором проекта стала компания «Первый бит».

Всех – под одну гребенку!  

Типичные проблемы при внедрении новых проектов в компаниях – это рассредоточенность подразделений, загруженность сотрудников текущей работой, долгое принятие решений. Чтобы решить эти проблемы, в ГК «Спецобъединении Юго-Запад» использовали систему одного окна: от каждого подразделения выбрали бизнес-партнера, который вошел в группу, принимающую решение.

Команда проекта провела работу по оптимизации.

• Нормализовали справочник номенклатуры и вспомогательных справочников: устранили дублирующую и неполную информацию, за счет чего сократилось количество номенклатурных позиций в 2,5 раза (было 43 474, стало 17 680 номенклатурных позиций).

• Оптимизировали реквизитный состав – сократили количество реквизитов почти в три раза – с 316 до 106 плюс добавили 22 новых с учетом изменений в законодательстве.

• Если раньше в каждом из четырех филиалов была своя номенклатура с разными значениями реквизитов, то теперь номенклатура приведена к единому эталону по всей группе компаний.

• Вспомогательные справочники, которые не использовались в номенклатуре, были удалены без негативных последствий для бизнес-процессов.

• Удалены дублирующие значения во вспомогательных справочниках (с лишними пробелами и различными символами). 

В результате унификации данных и процессов сформировались корпоративные стандарты и единые требования к НСИ, что позволило создать единое информационное пространство для группы компаний.

Централизована процедура создания и ведения справочников на основании корпоративных стандартов и единой методологии.

Автоматизирован процесс обработки данных с помощью бесшовной системы создания заявок от филиалов, что сократило нагрузку на персонал.

Обеспечено соответствие требованиям законодательства и стандартам отрасли. Автоматизирован запрос на получение кодов системы «Честный знак» и загрузки присвоенных кодов в «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией».

Сократив – преумножили

При нажатии кнопки «Создать» незаметно для него открывается форма MDM. Таким образом, без необходимости пугать клиента сложностями работы сразу с несколькими системами, мы обеспечили бесшовную интеграцию между двумя системами. Пользователь продолжает работать в знакомой среде, даже не осознавая, что заполняет данные непосредственно в MDM. После этого заявка проходит стандартный путь согласования через соответствующие роли, ответственные за утверждение данного типа номенклатуры. Таким образом, реализовав бесшовную интеграцию с MDM, мы обеспечили комфортный опыт для конечного пользователя».

Планы на ближайшее будущее – расширить функционал использования справочника «Номенклатура» и вспомогательных справочников с учетом изменений законодательства.  Как пояснила Елена Кшимовская, это поможет менеджерам по продажам быстрее и правильнее подбирать СИЗы для своих клиентов, учитывая при этом риск-ориентированный подход компаний к охране труда.

Дальше планируется централизовать справочники «Партнеры», «Контрагенты», «Договоры», а также НСИ финансового блока. При этом будет вестись работа по обучению пользователей грамотному и эффективному использованию данных для повышения корпоративной ИТ-культуры. 

Валерия Миронова, Retail.ru