Как «Магнит» перевел теплицы на отраслевую платформу

Тепличный комплекс «Зеленая линия», входящий в структуру сети «Магнит», перешел на современное отраслевое решение «1С:ERP Агропромышленный комплекс». Особенности производства потребовали доработки типового инструмента, самая интересная задача проекта, которую удалось решить, – распределение и списание затрат при неравномерном цикле плодоношения растений.

До внедрения все учетные процессы производства «Зеленой линии» с разной степенью автоматизации велись в «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием» (1С:УСХП). Но с апреля 2022 года «1С» перестала поддерживать эту программу, так как она была реализована на устаревшей версии ERP-решения «1С». Для предприятия это значило, что в дальнейшем придется самостоятельно вносить в программу все законодательные изменения. Больше всего требованиям бизнеса подходило решение «1С:ERP Агропромышленный комплекс» (далее 1С:ERP АПК). Обсудив возможные риски и принимая во внимание, что разработчиком программы была компания «Черноземье ИНТЕКО», как и у предыдущей программы 1С:УСХП, руководство «Магнита» приняло решение о переходе на новую систему.

Успеть к началу календарного года

Цель проекта: осуществить перевод предприятия «Зеленая линия» на новую систему учета, сохранив имеющийся в 1С:УСХП функционал. Как рассказал Сергей Устименко, начальник отдела развития информационных систем производственных комплексов компании «Магнит», для финансовых служб было принципиально выполнить переход на новую систему к началу календарного года, чтобы годовая отчетность сдавалась из одной системы. Определили срок – начать учет в 1С:ERP АПК с января 2021 года.

Для выполнения этой задачи было необходимо подготовить механизмы переноса остатков на 1 января 2021 года, проработать и согласовать с бизнесом целевые модели учета, адаптировать в новой системе ранее доработанный в 1С:УСХП нетиповой функционал.

Для выполнения работ помимо собственной команды в качестве субподрядчиков пригласили компанию «Диалог ИТ».

«Наша компания давно сотрудничает с компанией «Информационные технологии Магнит» (ИТМ) при развитии различных проектов и сопровождении информационных систем на платформе «1С:Предприятие», – рассказывает Павел Тагиев, руководитель группы в компании «Диалог ИТ». – Нам, безусловно, интересны такие масштабные проекты, как полный переход на новую систему, потому что они помогают реализовать потенциал наших специалистов, выполняющих проекты различной сложности».

Со стороны «Магнита» для проекта была выделена собственная команда из шести человек, со стороны «Диалог ИТ» работали две команды – одна занималась блоком кадрового учета и зарплаты, вторая – остальными блоками.

Причем в связи с карантином все работы велись полностью удаленно.

Активная фаза проекта длилась с апреля 2020-го по апрель 2021 года. К концу IV квартала 2020 года были протестированы все необходимые инструменты и с 1 января 2021-го пользователи начали учет в 1С:ERP АПК.

«Заранее договорились с бизнесом, что какое-то время потребуется вести двойной учет для сверки результатов, – рассказывает Сергей Устименко. – К февралю 2021 года удалось добиться того, что "1С:ERP Агропромышленный комплекс" стала первоисточником, а в 1С:УСХП просто дублировались данные».

Подготовка к сбору урожая

Самая интересная задача проекта – реализация распределения и списания затрат при длительном цикле производства.

Тепличный производственный цикл длится несколько месяцев и состоит из двух этапов.

Первый этап – подготовительный период – с марта по май. В это время происходит подготовка грунта, высадка рассады, выращивание растений до начала плодоношения. «Выпуска продукции в этот период нет, – поясняет Сергей Устименко. – Все затраты должны накапливаться и оставаться в незавершенном производстве до начала плодоношения».

В процессе анализа циклов производства были выявлены дополнительные сложности, например, в одной теплице может выращиваться несколько культур, имеющих разные циклы плодоношения. «Мы провели моделирование задачи на типовом расчете себестоимости в новой 1С:ERP АПК, также прорабатывали схему длительного производства, но в рамках типовых решений выполнить задачу не удалось, – говорит Сергей Устименко. – После тестовых сборок моделей учета и обсуждения полученных результатов было принято решение построить учет на типовых механизмах 1С:ERP АПК, а управление типовыми документами сделать через дополнительные обработки». 

Как разделить затраты?

При разработке нормативно-справочной информации в структуре предприятия ввели теплицы и подчиненные им элементы – в соответствии с выращиваемыми культурами. Например: «Теплица 31» – подчиненные «Т31 баклажаны», «Т31 томаты», «Т31 огурцы». Это позволило обособлять затраты. В системе теплицы не являются выпускающими продукцию подразделениями, выпуски отражаются в подчиненных виртуальных подразделениях.

Особое внимание пришлось уделить настройке статьи расходов. При построении первых моделей учета пытались выстроить у статей расходов разные правила. Для этого был задействован типовой механизм, позволяющий для конкретного подразделения указать конкретных получателей.

Внутри тестовой модели все работало безупречно. Однако после анализа трудоемкости процесса администрирования статей расходов было принято решение распределять все статьи расходов по одному правилу: на текущее подразделение, партиями, по весу.

Тут возник вопрос – как затраты с любого непроизводственного подразделения, у которого нет выпуска, перевести на производственное подразделение?

Для решения этой задачи был использован типовой документ – «Отражение прочих доходов и расходов» с операцией «Переквалификация расходов». В этом документе собираются затраты по всем подразделениям.

Используется следующая логика. Если подразделение выпускающее, затраты остаются на нем, если подразделение не выпускающее, но по иерархии ниже есть выпускающие подразделения, то система проверяет, есть ли план или выпуск по каждому подразделению, и затраты распределяются на них, доля высчитывается внутри иерархии.

Если подразделение не выпускающее и по иерархии ниже нет выпускающих подразделений, то система поднимается на один уровень выше и проверяет наличие выпускающих подразделений. Если их нет, поднимается еще на один уровень, и так далее.

В результате такого пошагового подъема на один уровень выше всегда можно найти выпускающее подразделение, на которое можно распределить данную затрату.

В отчете по затратам это выглядит следующим образом: типовой механизм расчета амортизации выполнил расчет и принес затрату на административно-хозяйственный отдел по статье расходов «инвентарь и МБП» (МБП – малоценные и быстроизнашивающиеся предметы). Затем реклассификация забрала кусок затрат и отнесла его на каждое подразделение, которое есть в плане выпуска или по которому есть выпуск.

Если выпуск был, типовой механизм расчета себестоимости оформляет документ распределения расхода, который потребил эту затрату и сформировал себестоимость выпуска.

По циклам плодоношения

Чтобы система могла понимать, что подразделение, на котором нет выпуска, должно получать и накапливать затраты, был создан механизм хранения плановой урожайности.

«В план урожайности включаются подразделения, по которым ожидается производство, – поясняет Сергей Устименко. – В течение всего подготовительного периода на подразделении накапливаются затраты, которые типовой механизм распределения затрат потребить не может, так как нет выпуска. Если оформить выпуск, типовой расчет себестоимости сразу отнесет все накопленные затраты на текущий месяц, а делать этого не надо. На выпуск текущего месяца надо отнести только часть накопленных затрат, пропорциональную урожайности этого месяца. Поэтому в плане указывается процент выпуска готовой продукции месяца от общего прогнозируемого выпуска за весь цикл производства. Документы распределения расхода формируются типовыми средствами, но по информации из плана корректируется процент НЗП (незавершенное производство). Благодаря указанному в документе «Распределение расходов» проценту НЗП и проценту потребления затрат, типовой механизм расчета себестоимости забирает не все затраты, а только какую-то их часть, остальная часть будет потреблена в следующем месяце. Мы получаем правильное распределение затрат на выпуск текущего месяца, а также на выпуск будущих месяцев, пока будет длиться цикл плодоношения».

С накопленными материалами система поступает таким же образом: документы распределения материала создаются автоматически. До запуска типового расчета себестоимости информации о стоимости затрат в системе нет, поэтому реклассификацию затрат сделать не получится. Механизм расчета себестоимости приходится запускать дважды: первый раз для того, чтобы система смогла высчитать себестоимость затрат, второй – после реклассификации, чтобы система смогла распределить затраты на выпуск.

«Весь наш инструментарий по распределению затрат подготовительного периода собран в одном автоматизированном рабочем месте, – рассказывает Сергей Устименко. – Нам удалось реализовать наш сложный алгоритм формирования себестоимости, не внося изменений в типовую логику расчета себестоимости. Мы полностью опираемся на типовые документы, заполняя их с помощью внешних обработок. Да, приходится дважды выполнять типовой этап расчета себестоимости, чтобы получить суммы затрат, но система позволяет делать это быстро. Закрытие месяца выполняется в установленные сроки, затраты на администрирование и НСИ минимальны. Анализ себестоимости и финансовые результаты строятся полностью типовыми расчетами».

В результате внедрения учет был запущен в срок, используются почти все типовые системы 1С:ERP АПК, из отраслевого функционала используется учет автотранспорта, путевые листы, списание ГСМ. Настроена интеграция с самописной системой учета работ, а также выгрузка данных во внешнюю систему учета МСФО .

«Для нас внедрение стало новым опытом использования отраслевого решения по автоматизации управления агропромышленным комплексом, – говорит Павел Тагиев. – Особенность проекта в том, что учет был перенесен полностью, «как есть», из текущей системы, при этом перенос остатков сделан с помощью конфигурации «Конвертация данных 2.0». Основные сложности – большое количество бизнес-заказчиков и трудоемкость согласования моделей ведения учета. Осложняло ситуацию и то, что работы на 98% велись в дистанционном режиме, сдача готовых решений тоже проходила удаленно. Несмотря на то, что основные задачи проекта реализованы и система находится в эксплуатации, мы продолжаем развивать функциональные возможности программного продукта совместно с «ИТМ» по запросам бизнеса».

В настоящее время в системе работают порядка 500 пользователей. Благодаря выгрузке внешних файлов на диск существенно уменьшен размер и рост базы.

Валерия Миронова, Retail.ru