Как грузоперевозчик «ПЭК» наладил эффективное обслуживание техники

«ПЭК» внедрил программу «1С:Управление автотранспортом» для повышения качества планирования, прозрачности и эффективности эксплуатации складской техники. Проект позволил снизить производственный брак на 20%, сократить затраты подразделений на 30%, простои оборудования – на 15%, ускорить обработку заказов на 25%.

Одна система вместо многих

В своей работе логистическая компания имеет опыт использования различных IT-систем. Например, система Fenice помогала вести учет транспортных средств, горюче-смазочных материалов, фиксировать происшествия и штрафы, подавать заявки на запчасти и материалы. «Итилиум» использовался для учета складских запчастей и материалов, в Excel традиционно велся учет операторов, ремонтов, агрегаторов и расходов. Остальные задачи выполнялись при использовании бумажного документооборота. Со временем у компании возникла потребность в профессиональном инструменте для учета работы и ремонта складской техники.

«В определенный момент стало ясно, что использование одной системы упростит обмен информацией, – рассказывает Александр Майер, IT-директор «ПЭК». – Было решено подобрать и внедрить систему, которая позволила бы автоматизировать основные процессы, централизовать сбор и хранение данных, сократить простои и потери».

Задачи проекта:

• автоматизация эксплуатации техники и оборудования (65 тыс. единиц оборудования, в том числе 2,5 тыс. единиц техники), обслуживание и ремонт;

• автоматизация планирования и учета затрат;

• централизация сбора и хранения данных по эксплуатации складской техники и оборудования, зарядке и эксплуатации тяговых аккумуляторных батарей (ТАКБ), заправкам и списанию топлива, техническому обслуживанию и ремонту;

• сокращение простоя техники, снижение потерь и затрат;

• повышение дисциплины сотрудников и снижение аварийности.

Для внедрения была выбрана система «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» как наиболее близкая по функционалу под обозначенные задачи. Интегратором проекта выступила компания «Кодерлайн», команда которой изучила структуру организации и подготовила план модернизации системы.

Блочный расклад

Как рассказали специалисты «Кодерлайн», особенностью проекта стало применение конфигурации, предназначенной для управления собственным автомобильным транспортом, в управлении складской техникой. Каждый блок системы потребовал определенных доработок.

Учет складской техники и оборудования. В этом блоке справочник «Транспортные средства и оборудование» дополнен реквизитами, позволяющими учитывать технические характеристики складской техники. Новые характеристики выведены в отчет «Списочный состав товарных средств (ТС)». Учет транспортных средств в разрезе автоколонн был исключен, а документ «Перемещение ТС и оборудования» дополнен статусами «отправлено» и «принято» с возможным контролем изменения статусов по дате и ответственному сотруднику. Добавлены учет арендованных ТС и перемещения ТС, ограничено перемещение вне ремонтных зон.

Учет персонала. Разработан новый документ проведения инструктажа, позволяющий фиксировать факт и дату. Данные можно посмотреть с помощью нового отчета «Прохождение инструктажа».   

Учет топлива. «Необходимо было исключить учет остатков топлива складской техники, при этом сохранив возможность сопоставлять фактический и нормативный расход топлива по каждому ТС за определенный период, – отмечает Александр Майер. – Для этих целей сделан учет фактического расхода топлива в момент заправки техники». Учет нормативного расхода топлива оставлен без изменений, а учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) скорректирован таким образом, что позволяет сопоставить фактический и нормативный расход топлива за определенный период. В блок добавлен расчет норм расхода топлива по удельному расходу, мощности двигателя, плотности топлива, коэффициенту работы двигателя. Функционал учета фактического расхода топлива сокращен до учета топлива по факту заправки.

Учет товарно-материальных ценностей. В рамках блока реализован функционал управления складскими запасами по методу min-max. Для этого регистр сведений «Минимальные остатки номенклатуры» преобразован в регистр «Нормативные остатки номенклатуры», позволяющий задать не только минимальный, но и максимальный уровень запаса. Добавлен документ «Заявка на ТМЦ », позволяющий сформировать потребность в товарно-материальных ценностях и передать в корпоративную IT-систему для автоматического формирования задания по заявкам на основе данных по фактическим и нормативным остаткам на складе.

Учет агрегатов. Функционал блока дополнен возможностью учета транспортных аккумуляторных батарей, их установки на ТС, эксплуатации, снятии и зарядки. Выполненные доработки позволяют учитывать время эксплуатации батарей, число циклов заряда-разряда. Учет установки и снятия батарей выполняется с помощью документа «Операция с агрегатором», а контроль параметров эксплуатации и зарядки выполняется созданными для этого отчетами «Журнал зарядки» и «История зарядки». 

Учет ремонта. Один из важнейших пунктов доработок. В этом блоке изменена логика учета состояния ТС при отправлении документа «Заявка на ремонт» и «Ремонтный лист». Документы дополнены признаком «Эксплуатация запрещена», позволяющим установить состояние ТС, запрещающего выдачу в работу без оформления ремонтного листа, или, наоборот, сформировать ремонтный лист, не запрещая эксплуатацию ТС. При незначительных дефектах ремонт может выполняться без закрытия путевого листа. Расширен функционал назначения статьи расходов при выполнении обслуживания и ремонта. Статья расходов определяется не только видом обслуживания, но и типом ТС и признаком арендованного ТС. Добавлено регламентное задание для автоматического формирования заявок на техническое обслуживание по данным регистра сведений «Плановые даты ТО».

Учет происшествий и штрафов. Функционал блока упрощен для учета происшествий со складской техникой и штрафов, налагаемых на операторов техники в связи с происшествиями.

Учет плановых и фактических расходов. Основан на планировании работы ТС в разрезе статей расходов. По этим же статьям расходов выполняется учет фактического расхода на ТС, регистрируемого документами «Выдача расходных материалов», «Ремонтный лист», «Прочие доходы и расходы». Для корректного сопоставления плановых и фактических расходов для справочника «Статьи расходов» включена иерархия элементов, что позволяет проводить обобщенное планирование и более детальный сбор фактов.

Мобильное приложение

В ходе проекта были разработаны мобильное приложение и его веб-версия. Перед командой стояла задача создать платформу, которую можно использовать на различных гаджетах, независимо от операционной системы, обеспечив выполнение основных задач по управлению складской техникой вне доступа к стационарному рабочему месту.

Приложение отражает ряд операций:

• выдачу и прием транспортного средства;

• подачу заявок на ремонт, учет заправок горюче-смазочных материалов и установку/снятие тяговых аккумуляторных батарей;

• учет поступления и выдачу товарно-материальных ценностей со склада;

• учет инструктажей сотрудников;

• выполнение инвентаризации ТМЦ и агрегатов на складе и транспортных средствах;

• ввод в эксплуатацию и перемещение оборудования;

• работу с заданиями.

Результаты проекта

Во время внедрения команда столкнулась с рядом сложностей. Так как доработок понадобилось довольно много, пришлось разделить их между специалистами «ПЭК» и «Кодерлайн». Затем проводилось совместное сквозное тестирование, в котором для интеграции разных ИТ-систем использовалась интеграционная шина «1С».

Ряд потребностей был выявлен только в процессе промышленной эксплуатации системы, поэтому понадобилась последовательная доработка по заявкам.

В результате внедрения повышено качество планирования и контроля финансовых затрат, технического обслуживания оборудования. Система «1С:Управление автотранспортом» позволяет спланировать расходы по статьям затрат по каждому филиалу (расходы учитываются автоматически по мере проведения документов в системе), проанализировать план-фактные показатели, запланировать те или иные виды обслуживания по моделям техники в зависимости от пробега, времени в работе, количества дней в парке и автоматически заранее сформировать заявку на обслуживание, проконтролировать своевременность обслуживания. Система дает возможность проследить, кто и когда эксплуатировал технику. В случае возникновения внештатных ситуаций можно зафиксировать происшествие с техникой, отразить поломку, назначить штраф за повреждение техники.

Система накапливает историю эксплуатации и ремонтов техники, выдачи ТМЦ и установки агрегатов. Все эти данные могут быть использованы при обслуживании и ремонте техники для анализа причин выявленных неисправностей, повышения качества обслуживания и, следовательно, продления срока службы техники.

На первом этапе запуска было автоматизировано 25 рабочих мест, планируется расширить работу системы более чем на 300 рабочих мест.

Внедрение дало существенный экономический эффект. Среди самых важных цифр: снижение производственного брака на 20%, сокращение затрат подразделений на 30%, производственных издержек – на 10%, ускорение обработки заказов на 25%, получение управленческой и регламентированной отчетности на 80%.

Производительность труда выросла на 10%, длительность простоев оборудования сократилась на 15%. На 5% снизились объемы материальных запасов и себестоимость продукции.

«По результатам работ можно сказать, что «1С:Управление автотранспортом» является программным продуктом, который может быть адаптирован для широкого круга задач и является оптимальным выбором системы для автоматизации управления складской техникой», – резюмирует Александр Майер.

«Внедрение позволило повысить логистическую эффективность на складах «ПЭК» и минимизировать расходы на эксплуатацию и обслуживание складской техники. Как результат – улучшились качество и конкурентоспособность логистических услуг», – комментирует Дмитрий Карнаухов, руководитель проекта компании «Кодерлайн». Разработка решения и его распространение продолжаются на других объектах «ПЭК».

Валерия Миронова, Retail.ru