Как Greenway управляет миллионом заказов в месяц

Изначально основой автоматизации компании «Greenway Россия» был самописный сайт, через который осуществлялись все процессы заказа и продаж. Постепенно сайт обрастал модулями, превратившись в «лоскутную» ИТ-систему управления. На определенном этапе такая система стала тормозить развитие бизнеса. Внедрение «1С:ERP Управление предприятием 2» позволило выстроить оперативный и управленческий учет, повысить скорость сборки заказов в пять раз, а доставки до покупателя – в два раза.

Международная компания Greenway Global реализует концепцию экологического маркетинга, продвигая потребительские товары и услуги экологического назначения через независимых предпринимателей. Имеет собственное производство, склады, франчайзинговую сеть экомаркетов по продаже товаров для дома, здоровья и красоты. Представлена более чем в 50 странах.

Бизнес-процессы компании Greenway Global предопределяют использование высоконагруженных учетных систем, так как в месяц оформляется до 1 млн заказов.

ИТ-система вокруг сайта

До внедрения полноценной ERP основным направлением автоматизации был самописный сайт. Процессы компании развивались, поэтому сайт постепенно обрастал модулями. «Вокруг сайта образовывались разные учетные модули и элементы автоматизации, – рассказывает Руслан Поляков, ИТ-директор Greenway Global. – В какой-то момент основной сайт фактически стал полноценной ERP-системой. Но у сайта были узкие возможности функционала, низкая производительность и недостаточный уровень покрытия учетных задач. Бизнес планировал расти выше и быстрее, а ИТ его сдерживала, ломались продажи и управленческий учет».

Руководство приняло решение найти на рынке подходящее решение для автоматизации и интегрировать его у себя. В процессе рассматривалось два варианта – система зарубежного вендора и «1С». По ряду причин выбор был сделан в пользу «1С:ERP».

Три попытки внедрения

Попытка первая. Решили перейти на «1С», но компетенций работы с этой системой внутри компании не было. Выбрали подрядчика, который уже имел опыт внедрения «1С:ERP» в компании со сложными бизнес-процессами. «Но подрядчик не понял нашей бизнес-модели, темпа продаж, – рассказывает Руслан Поляков. – Была сделана попытка полной синхронизации данных сайта и «1С», но она не увенчалась успехом. Подрядчик слишком поздно осознал, что мы хотим не интегрировать «1С» с сайтом, а перенести с сайта наш ERP-функционал в «1С:ERP», причем сделать это без остановки процесса. В свою очередь, мы не осознали масштаб собственного бизнеса в рамках ERP».

Попытка вторая. Решили, что вся проблема – в «1С» и надо поискать что-то более «крутое». Выбрали импортную систему. Провели переговоры с представителями интегратора, которые сделали солидную презентацию, провели пресейл, показали специализированные решения для e-commerce. Все понравилось, но стоимость внедрения и услуг была очень высокой.

Попытка третья. Высокая стоимость проекта побудила еще раз рассмотреть российские альтернативы. «Появилось предположение, что дело не в продукте, а в нашем отношении к проекту, – говорит Руслан Поляков. – Решили перезапустить его на решении «1С:ERP» с командой, которая могла бы нам рассказать, как эта система работает у других».

Подрядчиком была выбрана компания «Гигабайт». В ее пользу сыграло то, что она находится в одном городе с «Greenway Россия» – в Новосибирске – и к тому времени внедрила более 30 систем на базе «1С:ERP 2», имеет большой штат специалистов с высокими компетенциями. Специалисты компании «Гигабайт» приходили к руководству, предлагали варианты решения, рассказывали, как оно было реализовано у других компаний, и в итоге проект был запущен, начался процесс внедрения.

Инновации проекта

Была сформулирована цель проекта – построить ERP-систему для ведения оперативного и управленческого учета, обеспечив перевод функционала самописной системы (сайта).

В ходе проекта пришлось провести ряд внедрений по адаптации программного решения под особенности бизнеса Greenway.

«Компания получает более 1 млн заказов в месяц только по России и СНГ, – поясняет Руслан Поляков. – Стояла задача все эти заказы оперативно проводить через «1С:ERP» с резервированием и контролем остатков. Уникальность нашего бизнеса состоит в том, что заказы оформляются неравномерно: в дни акций, запуска новинок и закрытия периодов, когда партнеру надо докупить товары до определенной суммы для получения кешбэка, бывает до 200 тыс. заказов в день. Фура, полная продукции, может быть распродана за 10 минут. Поэтому мы решили под историю продаж сделать отдельный сервис. С этим сервисом работают сайт, мобильное приложение, магазины, ERP-система, в нем оформляются резервирование и покупки, собираются остатки продукции».

Был автоматизирован процесс обработки заказа от резервирования еще на этапе заполнения корзины до сборки и отправки транспортной компанией.

Каждый заказ нужно собрать и отгрузить с собственных складов компании. В части склада нетривиальность задачи состояла в разнообразии форматов и логистических партнеров – мультизаказная сборка, групповые заказы и различные транспортные компании, осуществляющие доставку.

Поэтому была разработана собственная подсистема интеграции с транспортными компаниями (DPD, Оzon, «Яндекс», «Почта России», DHL, PickPoint, СДЭК, FM Logistic), унифицированной и масштабируемой на последующие подключения новых транспортных компаний по API, за счет чего скорость подключения новой ТК увеличилась в пять раз.

«Мы решили интеграцию с транспортными компаниями тоже выделить в отдельный сервис, – поясняет Руслан Поляков. – Консолидировали всю информацию о ТК в модуле «1С:ERP», и теперь этот модуль является провайдером сервиса для всех остальных систем, включая “1С:Розница и сайт”».

Запущен позаказный производственный учет с гибкими механизмами планирования и прослеживаемости сырья в готовой продукции.

У компании 200 точек партнерской розничной сети, каждый партнер ведет свою базу и собственный учет в «1С:Рознице». Все базы были интегрированы с «1С:ERP» в единой системе управления для консолидации учета.

Масштабы и достижения

Внедрение программы «1С:ERP Управление предприятием» длилось ровно год. Архитектура проекта включила в себя «1С:ERP», «1С:Розницу», сайт, систему лояльности, сервис централизованных остатков, корпоративную шину данных.

«1С:ERP» – мастер-система, где консолидируются все заказы и продажи, ведутся операции движения товаров внутри франчайзинговой сети, реализованы сервисы интеграции со службами доставки.

«1С:Розница» – более 200 информационных баз для оперативного учета партнеров-франчайзи.

Сайт и мобильное приложение служили витриной для оформления заказов.

Система лояльности – система для быстрых расчетов всех бонусов и реферальных вознаграждений.

Сервис централизованных остатков – уникальный сервис, позволяющий всем сайтам предварительно резервировать и проводить заказ, учитывая данные об остатках.

ESB Emul – корпоративная шина данных, с помощью которой реализовано большое количество синхронных и асинхронных интеграций между всеми участниками системы.

В результате внедрения решили проблему с остатками и резервированием товаров; запустили продажу маркированной продукции; снизили количество ошибок в товародвижении – оцифровали весь путь товара, от заказа до получения в ПВЗ; повысили скорость сборки в пять раз, доставки заказов до покупателя – в два раза.

Команда проекта получила ценный опыт внедрения, который показал, что:

• большим компаниям нужно подключать к проекту все дирекции, важно наращивать «1С»-экспертизу внутри компании, потому что ни один подрядчик не знает бизнес так, как сама компания;

• использовать коробочные решения, иначе сильно усложняется разработка и возрастает риск ошибок;

• лучше подстроить бизнес под коробочное решение, быть готовыми вносить изменения в свои бизнес-процессы;

• следует тщательно выбирать подрядчиков.

Для проектной команды «Гигабайта», имеющей значительный опыт автоматизации торговых предприятий на базе ERP-решений от «1С», переход компании Greenway Global на «1С:ERP 2» стал интересной задачей по созданию высоконагруженной бесперебойно работающей системы для бизнеса, в основе которого лежит сетевая структура реализации продукции.

Валерия Миронова, Retail.ru