Как «Билайн» автоматизировал 1400 салонов продаж

В 2015 году компании «Билайн» и «1С-Рарус» реализовали один из самых масштабных проектов по автоматизации розничной торговли на платформе «1С»: автоматизируя по 150 магазинов в неделю, перевели более 1400 офисов продаж на работу в централизованной системе.

Проблема

Собственная сеть «Билайн» насчитывает около полутора тысяч офисов продаж, в которых ежедневно совершаются тысячи торговых операций. Столь разветвленная сеть с большим объемом информации требует многофункциональной системы учета. Ранее учет велся в двух программах: « 1С:Розница 8» использовалась для кассовых операций, а стороннее программное решение фиксировало движение товаров. Разрозненная система затрудняла консолидацию данных и тормозила принятие управленческих решений. Появилась острая необходимость в централизованном решении, которое могло автоматизировать основные бизнес-процессы и наладить оперативный обмен информацией между бэк- и фронт-офисом.

Задача

Руководство «Билайна» поставило перед подрядчиком две задачи.

Первая – разработать и внедрить единую для всей сети систему, в которой обмен информацией по товарным операциям, продажам, закупкам, финансам и логистике между салонами продаж и центральным офисом будет реализован в режиме «онлайн».

Особое внимание отводилось обслуживанию клиентов: обязательной была интеграция с биллинговой системой. Функционал нового решения должен был предусматривать возможность работы со справочниками клиентов, выставления счетов за услуги связи и товары, приема наличной и безналичной оплаты.

Вторая – обеспечить отказоустойчивость этой системы. Для реализации принципа «Просто. Удобно. Для тебя» требуется максимальная скорость обработки запросов и высокое качество предоставляемого сервиса даже при возможных сбоях и ошибках.

Решение

В качестве основы новой системы выбран программный продукт « 1С:Управление торговлей 8». Программа легко адаптируется и дорабатывается под требования бизнеса, интегрируясь с внешними системами компании, которых в «Билайне» насчитывается более десятка. Как результат, внедрение новой системы в 1400 салонах связи прошло в рекордно короткие сроки – за 3,5 месяца.

Используемая архитектура («1С:Управление торговлей 8» в бэк-офисе и «тонкий клиент» в магазинах) позволяет быстро принимать решения на основе консолидированной информации и реагировать на изменения рынка в течение дня: корректировать цены, категории и наборы товаров, запускать акции по всей сети в кратчайшие сроки.

Сегодня в системе одновременно работают 3500 сотрудников, потенциал системы позволяет масштабировать число пользователей до 4000. Подготовка в «1С» к открытию нового магазина займет не больше 5-10 минут.

 Внедрение столь масштабного проекта прошло без отклонений по бюджету и срокам. Во многом это стало возможным благодаря команде специалистов «1С-Рарус».

Сложности

Несмотря на весомый перечень требований, необходимо было подобрать базовое решение, которое не требовало существенных доработок. Следовало учесть, что изменятся и сами бизнес-процессы, связанные с работой менеджеров салонов продаж. Оптимизировать программный продукт надо было таким образом, чтобы 3500 активных пользователей могли бесперебойно работать в режиме «тонкого клиента».

На подготовку функционального дизайна, интеграцию решения со всеми внутренними процессами и системами, пилотный запуск и начало перевода офисов продаж в новую систему отводилось всего три месяца, плюс столько же на подключение всех магазинов.

Сложность была и с обучением сотрудников в салонах, располагающихся по всей России, – требовалось научить 3500 продавцов работе в новой для них программе, не приостанавливая продажи. Решение нашлось в виде дистанционного обучения и внутренних тренеров. Кроме того, «1С:Управление торговлей 8» обладает важным преимуществом – интуитивно понятным интерфейсом, все торговые операции проходят по единому стандарту, поэтому особых затруднений по работе в программе не возникает.

Обучение прошла и группа технической поддержки, отвечающая за запуск и сопровождение новой системы. Высокий уровень профессионализма специалистов обеспечил заданную скорость запуска – 150 магазинов в неделю – и установленный уровень SLA.

Реализация и сопровождение

Команда IT-специалистов объединяет профессионалов «1С-Рарус» и экспертов «Билайн». Развитием и доработками системы занимаются три группы: бизнес-аналитики, разработчики и тестировщики. Для реализации проекта используется аgile-подход. Во многом именно такой гибкий подход с непосредственным контактом между группами разработчиков, взаимодействием заказчика и исполнителя на одной площадке, отсутствием лишнего документооборота между ними позволил сократить сроки проекта, предотвращая возможные сложности.

Круглосуточная техническая поддержка от компании «1С-Рарус» обеспечивает бесперебойные продажи во всей сети: специализированная группа линии консультаций оказывает поддержку по вопросам, возникающим у продавцов при работе с программой и торговым оборудованием, а группа системных администраторов оперативно устраняет ошибки и проблемы, возникающие в системе.

Результаты:

Положительный эффект от реализации проекта проявился почти сразу: организация учета в «1С:Управление торговлей 8» позволила реализовать прозрачность и четкий контроль движения товаров.

С помощью автоматизации достигнута максимальная точность планирования закупок и распределения товаров по сети, организован контроль запасов как центрального склада, так и складов магазинов. Налажена логистика: упростилось перемещение и отгрузка товара, стала возможной моментальная обработка расхождений и обмен данными с WMS-системой 3PL-оператора. Автоматизировано поступление техники и сим-карт в магазин, серийный учет по IMEI-оборудованию, инвентаризация на складе. Менеджер моментально получает информацию по наличию товара в салоне. В результате трудозатраты персонала сократились на треть.

Возможности новой системы помогают в привлечении и построении партнерских отношений с покупателями. Ускорились регистрация продаж, прием платежей и управление услугами – например, для регистрации нового абонента достаточно 3 минут. Налажена работа с бракованной продукцией: автоматизирован учет и операции в подменном фонде, стала доступной информация о текущем этапе прохождения ремонта для каждой единицы техники. Усовершенствованный сервис уже оценили клиенты «Билайна». Поддерживать крепкие долгосрочные отношения с клиентами помогает и новая программа лояльности. Покупатели активно участвуют в маркетинговых акциях, пользуются начисляемыми бонусами и скидками. В новой программе стало возможным формировать привлекательные пакетные предложения.

Весомые перемены отметили и менеджеры центрального офиса. Сведения по остаткам товара в каждом магазине поступают меньше чем через 10 минут после отправки запроса – уникальный показатель для такой широкой сети. Все данные каждого офиса продаж доступны в реальном времени.

Своевременное получение аналитических отчетов помогает строить прогнозы и устанавливать планы продаж. Четкие планы и данные по их выполнению позволили руководству магазинов контролировать эффективность работы и повысить мотивацию продавцов.

Обновления коснулись и интернет-магазина. Всегда актуальная информация о складских запасах позволяет обрабатывать новые заявки в течение одной минуты, а клиенты бронируют понравившийся товар в тех торговых точках, из которых им будет удобно забрать заказ.

Все магазины были окончательно переведены в централизованную систему в ноябре 2015 года, а уже в конце 2016 года руководство «Билайн» сообщило о сокращении операционных и административных расходов на 20%.

Retail.ru