Как автоматизация пекарни привела к масштабным поставкам хлебобулочных изделий по всей России и СНГ

Пекарня Esco с ростом количества заказов и магазинов столкнулась с трудностями контроля производства, складов, доставок и оформления документов. Перенос работы с заказами из Excel в «1С:УНФ» и индивидуальные доработки под специфику бизнеса позволили пекарне значительно упростить и ускорить бизнес-процессы, повысить контроль и прозрачность на всех этапах производства и поставок, а также значительно расширить бизнес: теперь компания без проблем осуществляет поставки по всей России и в страны СНГ.

Источник: BearFotos/Shutterstock/Fotodom

От подсчетов в Excel к «1С»

С ростом заказов и увеличением числа магазинов пекарня столкнулась с трудностями:

• стало сложно искать заказы и оплаты по ним, а также отслеживать их готовность на производстве, из-за этого задерживались отгрузки;

• не было возможности постоянно контролировать остатки сырья на складе для своевременного пополнения;

• работа с документами занимала много времени: все заказы вносились в таблицу Excel вручную, таким же образом формировались документы по каждому заказу.

В конечном итоге не хватало систематизации и контроля, и пекарня обратилась к IT-компании «Форус» за решением по автоматизации рабочих процессов. Ключевые цели, которые были поставлены исполнителю, – упростить работу с производством, складами, поставками и контрагентами. При этом было необходимо сохранить имеющуюся схему работы с заказами в Excel и перенести ее в «1С».

Переход в «1С:УНФ» и разработка «Матрицы продаж»

Руководство пекарни Esco подробно описало специфику работы предприятия, рассказало о необходимости отслеживать остатки на складах, видеть себестоимость товаров и вести взаиморасчеты с контрагентами. Для решения поставленных задач интегратор предложил «1С:УНФ» в облаке, так как программа включает в себя все необходимые функции для учета, складского управления и маркировки. Совместно с руководством пекарни компания разработала план работ по переносу базы из Excel в «1С» и доработкам.

За два месяца интегратор полностью перенес имеющуюся базу данных Esco из Excel в «1С:УНФ», обучил сотрудников работе в программе и настроил типовой функционал:

• финансы, управленческий учет и мониторинг показателей;

• бухгалтерский учет;

• учет банка и кассы;

• расчеты с контрагентами;

• торговые операции;

• учет основных средств;

• расчет зарплат и кадровый учет.

Чтобы пекарня могла вести заказы в привычном и удобном для нее формате, программисты «Форуса» сделали доработки к типовым механизмам «1С:УНФ». Так для Esco была создана доработка – «Матрица продаж».

Решение, которое трансформировало бизнес-процессы

Матрица продаж – форма, которая позволяет массово заполнять заявки покупателей и автоматически формировать все необходимые документы, в том числе для производства и логистики. Матрица продаж была создана на основе уже имеющейся у Esco структуры в таблице Excel, где по горизонтали отражается продукция, по вертикали – филиалы магазинов пекарни и ее контрагенты – магазины, оформляющие заказы продукции.

Источник: Esco

Руководству пекарни было важно быстро заполнять заявки, передавать заказы в производство и делать поставки готовой продукции по районам. На момент внедрения доработки у Esco было уже порядка 60 контрагентов, их число росло с каждым днем. Для создания всех документов компания вручную переносила номенклатуру на отдельную вкладку в печатную форму – и так по всем заказам.

Внедрение «Матрицы продаж» позволило упростить и ускорить оформление и контроль заказов, были решены следующие задачи:

1. Контрагенты и товары из Excel-таблицы пекарни перенесены в «Матрицу продаж». В «1С» стало возможным автоматическое заполнение заявок.

2. Настроена автоматическая регистрация заявок. После заполнения полей с продукцией и контрагентами компания регистрирует заявку в «1С:УНФ» в один клик для дальнейшей обработки и передачи заказа на производство и формирование документов.

Источник: Esco

3. Настроено формирование печатных документов. Теперь «Счет на оплату», «ТОРГ12» и «УПД» создаются автоматически на основании каждого заказа.

Источник: Esco

4. Настроены шаблоны писем. После оформления заказа документы можно отправлять на электронную почту контрагента прямо из «1С:УНФ».

Источник: Esco

5. Настроено формирование маршрутных листов. На основе зарегистрированных заказов для водителя на каждый день формируется маршрутный лист. Подбор маршрута осуществляется по группам контрагентов в рамках внутренних процессов пекарни.

Источник: Esco

6. Настроена связь «Матрицы продаж» с типовым функционалом «1С:УНФ» – заказами на производство. Теперь на основе заявки из «Матрицы продаж» автоматически формируется заказ на производство с помощью типового инструмента «1С:УНФ».

Источник: Esco

Если «провалиться» в заказ, то можно увидеть список сырья, которое необходимо для изготовления продукции. С учетом особенностей пекарни внедрены отдельные спецификации (например, «Мясо вареное», «Мясо невареное»), чтобы требования для производства стали максимально четкими.

Источник: Esco

В один клик управляющий Esco может посмотреть остаток сырья на складе и сделать расчет потребности производства в запасах с помощью типовых инструментов «1С:УНФ».

7. Обеспечен точный расчет себестоимости продукции. «1С:УНФ» позволяет быстро актуализировать информацию и контролировать, из чего сложилась стоимость продукции: от расходов на аренду помещения до затрат на приправу для изделия. По одному клику заполняется информация о произведенной продукции за весь период.

Источник: Esco

8. Настроен контроль оплаты и отгрузки заказов. Теперь руководство пекарни может проконтролировать, оплачен ли заказ, сформированный в «Матрице продаж», и на каком этапе находятся отгрузки поставок.

Источник: Esco

Индивидуальные доработки

В рамках перехода в «1С:УНФ» были сделаны индивидуальные доработки под специфику производства Esco и поставку хлебобулочных изделий:

1. Доработка в учете заработной платы с возможностью удержания. Теперь в учете заработной платы считаются не только начисления, но и удержания. Управляющий фиксирует нарушения со стороны производства (например, опоздание, работа повара без колпака и т.п.) в специальном табеле, далее сумма штрафа автоматически удерживается из зарплаты сотрудника.

Источник: Esco

2. Разработка печатной формы удостоверения качества. Для отдельных позиций пекарни требуется сертификат качества, который обязательно нужно печатать на продукции. Интегратор разработал форму удостоверения индивидуально под такие позиции.

3. Автоматизация печати индивидуальных этикеток с указанием сроков хранения, сертификатов и т.д. На основании документа производства по выпуску продукции в пекарне запустили печать ценников и этикеток на каждый товар. Сотрудникам остается только их наклеить.

Источник: Esco

Результаты внедрения: масштабирование без границ

В результате перехода на «1С:УНФ» и доработок программного продукта руководство пекарни отметило положительные результаты:

• стали в три раза быстрее оформляться заказы;

• создание и прием заказов проходят без ошибок;

• выполняется четкий контроль взаиморасчетов с контрагентами;

• управляющий и владелица видят реальную себестоимость изделий и больше не несут финансовых потерь;

• в системе всегда отражается актуальная информация об остатках на складе;

• обеспечено соответствие законодательству в области маркировки продукции;

• сократилось время на печать этикеток и ценников.

Теперь пекарня успешно расширяет бизнес и уже вышла на масштабные поставки по РФ и СНГ, запустила свои розничные магазины на платформе «1С:УНФ». Функционал «1С» помогает компании эффективно управлять клиентской базой и анализировать показатели, привлекать новые точки продаж и оптимизировать логистику. «1С» в облаке обеспечивает доступ к данным в любое время и с любого устройства, что значительно упростило управление бизнесом.

«Мы стабильно растем. У нас появляются новые виды изделий, точки продаж и контакты. С «1С:УНФ» стало гораздо легче контролировать поставки и производство, проводить инвентаризацию, вести взаиморасчеты, а самое главное – видеть себестоимость изделий. До внедрения мы не могли точно рассчитать реальную стоимость продукции и видеть остаток на складе», – поделился Жамшид Беркинов, управляющий пекарней Esco.

Программисты «Форуса» продолжают помогать пекарне развивать программу «1С» под специфику предприятия и повышать комфорт в работе. В ближайших планах: реализация доработок в «Матрице продаж», маршрутных листах, новые «горячие» кнопки и другое.

«Программистам удалось полностью перенести мой проект из Excel в программу «1С». Теперь мне удобно работать, так как все сделано индивидуально под нужные параметры, многие функции автоматизированы в «1С» и отражаются в удобных для нас блоках, – отметил Жамшид Беркинов.

Источник: v8.1c.ru