Как «Аникс» построил систему управления логистикой

Торговый двор «Аникс» в 2019 году запустил систему диспетчеризации транспорта и управления логистикой на базе «1С:TMS Логистика . Управление перевозками». В результате предприятие получило инструмент, позволяющий обрабатывать до 5 тысяч транспортных заявок в день, решать как текущие, так и перспективные задачи. Внедрение прошло без перебоев с поставками товара, а самое главное – клиенты торгового двора даже не заметили перехода на новую систему.

ТД «Аникс» – это оптово-розничный торговый холдинг, включающий 10 дочерних компаний. Основу розничного бизнеса составляют собственная сеть «Аникс», объединяющая более 150 магазинов, и франчайзинговая сеть «Корзинка» – 130 точек, неорганизованная розница – более 500 торговых точек. Поставки товара в торговые точки осуществляются с пяти распределительных центров, находящихся в городах Бийск и Новоалтайск. География присутствия холдинга включает 26 районов Алтайского края и Республики Алтай.

Время уйти с устаревшей платформы

Решение внедрить новую платформу управления логистикой вызвано тем, что прежняя система учета холдинга состояла из большого количества разрозненных блоков и систем, сложившихся по принципу лоскутной автоматизации. Многие системы внедрялись как независимые, но с ростом компании и изменением процессов обострялась необходимость интеграции. Обмены между системами были разными – часть данных передавалась текстовыми файлами, часть – прямыми sql-запросами или сообщениями электронной почты. «До начала проекта мы использовали программу собственной разработки на базе Delphi и СУБД MySQL, – поясняет директор по логистике торгового двора «Аникс» Оксана Часовских. – Программа разработана около 15 лет назад и не предполагала усложнения функционала. Сложившиеся особенности архитектуры не давали возможности создавать дополнительный функционал, необходимый для развития компании и оптимизации бизнес-процессов».

Устаревшая платформа и архитектура не позволяли применять современные технические средства, такие как смартфоны и доступ через браузер, и интегрироваться с другими современными продуктами. Старую систему необходимо было заменить на более универсальное решение, способное развиваться под задачи предприятия. При этом многие изменения требовали полного пересмотра внутренней архитектуры, что было равноценно разработке нового продукта с нуля.

При выборе подрядчика ключевым критерием был опыт реализации подобных проектов. «Остановили свой выбор на компании «Гигабайт», имеющей 16-летний опыт работы и внедрившей 11 систем на базе «1C:ERP», – рассказывает Оксана Часовских, – тем более что к тому времени на нашем предприятии уже начался проект внедрения «1С:ERP», поэтому мы уже знали коллег, а они знали наши процессы».

Самым важным было перейти на новую систему без остановки, так как «Аникс» не мог себе позволить даже на короткий срок прекратить доставку товаров, что привело бы к большим потерям ритейлеров и дилеров.

Две фазы внедрения

Так как на предприятии параллельно проходил проект замены учетных систем на базе «1С:Предприятие 7.7» и «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» на единую систему «1С:ERP Управление предприятием 2», было выделено две фазы процесса перехода на «1С:TMS Логистика. Управление перевозками»:

• проектная – одновременная и резкая замена системы на новую, имеющую старый, но технически перепроектированный функционал: при этом текущая архитектура интеграции систем сохранялась;

• процессная – непрерывная доработка и внедрение нового функционала, оптимизация схемы интеграции с учетом внедрения «1С:ERP Управление предприятием 2» в уже внедренном программном продукте.

Основные задачи проекта:

• интегрировать новое ПО в текущую ИТ-систему предприятия, для чего нужно было реализовать порядка 30 различных видов и протоколов обмена;

• оптимизировать отраслевой учет оборота палет, фиксацию данных кросс-докинга и данных по челночным перевозкам;

• создать инструменты для расчета стоимости рейсов и оценки эффективности различных способов доставки (как пояснила Оксана Часовских, раньше расчет велся в двух несвязанных системах, что исключало возможность корректной аналитики и принятия эффективных решений);

• создать специализированные автоматизированные рабочие места и удобные пользовательские интерфейсы для работы.

• «В день мы обрабатываем около 5 тысяч заявок на доставку, – рассказала Оксана Часовских, – поэтому здесь ключевым требованием было повышение скорости выполнения операций, до секунд и даже долей секунд».

Ключевые особенности проекта

После прохождения проектной фазы внедрения архитектура учетной системы холдинга выглядела так: «1С:Предприятие 7.7» – «1С:TMS Логистика. Управление перевозками»– WMS (пять распределительных центров) – базы магазинов сетей «Аникс» и «Корзинка» – база транспортной компании «БТС».

В ходе проектной фазы были автоматизированы:

• диспетчеризация грузоперевозок,

• расчет и аналитика транспортных затрат (этого блока в старой программе не было),

• учет движения возвратной тары (нетиповой функционал для транспортной системы),

• ревизия документооборота (маршрутные листы, алкогольные ТТН и др.),

• подключение торгового оборудования.

Ключевая особенность проекта – доработка типового функционала под особенности бизнес-процессов ТД «Аникс». «После анализа типовых возможностей автоматизированных рабочих мест стало понятно, что они сильно отличаются от возможностей нашей старой системы, как по функционалу, так и по традиции отображения учета в системе на местах, – рассказывает Оксана Часовских. – Привычные подходы к обработке информации позволяли диспетчерам принимать решения и выполнять большинство операций в кратчайшее время. Поэтому старые подходы были повторены при адаптации типового решения».

Нетиповая автоматизация рабочих мест

Разработаны новые автоматизированные рабочие места (АРМ).

Рабочее место диспетчера разработано практически с нуля и является полностью нетиповым. АРМ диспетчера позволяет оперировать информацией о текущих рейсах (в сутки выполняется около 160 рейсов), составе и маршруте, давать задание на перевозку, определять готовность товара к отгрузке и статусе печати сопроводительных документов.

«В прежней системе было два места диспетчера для различных типов доставки: валовая –для оптовых точек, и палетная – для торговых точек розничных сетей, – поясняет Оксана Часовских. – Но при проектировании новой системы было предложено совместить эти два места и сделать универсальное с расширенным функционалом. Это было правильное решение, позволившее нам оптимизировать функционал диспетчеров и добиться более эффективного формирования транспортных маршрутов».

АРМ аналитика службы логистики включает специально разработанную подсистему тарификации рейсов. Созданы инструменты гибкого внесения тарифов работы транспорта и экспедиторов. Автоматизированы механизмы расчета суммы транспортных затрат по рейсу и распределения затрат по торговым точкам. Расчет производится по двум алгоритмам: для валовой доставки – пропорционально весу груза, для палетной – пропорционально месту, занимаемому в автомобиле. Разработана дополнительная подсистема для формирования актов выполненных работ – созданы печатные формы актов и счетов на оплату.

Кроме основных рабочих мест в системе были созданы дополнительные рабочие места и интерфейсы, например, для диспетчеров транспортной компании «БТС», входящей в холдинг, работника склада, бухгалтера-ревизора.

АРМ работника склада используется для внесения факта подготовки палет, печати паспортов палет, формирования печатных форм «Нарезка по складам» и «Задание на смену»; автоматического расчета планового количества палет по габаритным характеристикам груза. Реализована возможность внесения палет на точку доставки для алкогольного склада, группировка клиентов по точке доставки.

АРМ бухгалтера-ревизора создано для проверки маршрутных листов, загрузки подтверждений факта доставки товара из розничных точек, настройки сканеров штрихкода; проверки алкогольных накладных и разделов «Б» справки на алкогольную продукцию. Создан отчет по должникам – долги экспедиторов и магазинов. Автоматизирована отправка электронной почты по задолженностям в розничные магазины.

«С помощью специалистов «Гигабайт» мы построили систему диспетчеризации транспорта и управления логистикой, – говорит Оксана Часовских. – Предприятие получило инструмент, позволяющий обрабатывать до 5 тысяч заявок в день и решать как текущие, так и перспективные задачи развития. Ни одному из клиентов не была задержана поставка товара, и самое главное для меня – клиенты даже не заметили, что «Аникс» перешел на новую программу».

Переход был выполнен одновременно, данные из старой системы в новую перенесены автоматически, ручной перенос был полностью исключен. Проект внедрения «1С:TMS Логистика. Управление перевозками» запущен без простоев предприятия.

Валерия Миронова, Retail.ru