ФГИС «Меркурий» в деле: кейс внедрения в крупном производственном холдинге

ГК «Агропромкомплектация» рассказывает о подробностях работы с новой системой

Новая электронная сертификация вносит серьезные изменения в систему прослеживаемости продукции и бизнес-процессы поставщиков, производителей и сетей.

С 1 июля 2018 года в России начинают действовать новые требования оформления сертификатов на продукцию, согласно ключевым изменениям в Законе о ветеринарии. Речь идет об обязательном переходе от бумажного документооборота к электронному. Это коснется всех компаний, связанных с производством и реализацией мясной, молочной и другой пищевой продукции, содержащей компоненты животного происхождения.

Чиновники Россельхознадзора утверждают, что суть реформы проста: возможность проследить историю и путь продукта от производства до конечного потребителя, снижение затрат предприятий по бумажному делопроизводству до 30 %, увеличение скорости отправки и получения товаров.

Чтобы завести порядок в торгово-производственной индустрии, будет запущена федеральная государственная информационная система «Меркурий». В ведомстве ожидают, что эффект от внедрения новой ФГИС для реального сектора экономики может составить 20–30 млрд рублей. Это те средства, которые сэкономят производители, например, на зарплате сотрудников, занимающихся оформлением бумаг, налогах, скорости отправки и получения товаров.

Однако многие производители, поставщики продукции и торговые сети воспринимают нововведение чиновников не так однозначно, а, скорее, как испытание и даже проблему. Именно поэтому в течение года тестирование «Меркурия» проходило на фоне острых дискуссий на профильных форумах и в СМИ. И если оптимисты надеются увидеть в грядущих переменах возможности оптимизации бизнеса (в частности, ускорение процесса оформления ветеринарно-сопроводительных документов (ВСД)), то скептики, наоборот, указывают на возможные убытки и сложности, связанные с трудностями адаптации текущих бизнес-процессов к новым условиям.

Так, по данным, озвученным Николаем Власовым, заместителем руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, на конференции для поставщиков «Ашана» 16 мая 2018 г, уровень подготовленности поставщиков к переходу на систему «Меркурий» — это процентов 30–35, в секторе неорганизованной торговли — не выше 5 %.

Между тем до старта работы в новом формате у компаний и сетей остается совсем немного.

Опыт внедрения ИС «Меркурий» в компании «Агропромкомплектация»

Что представляет собой опыт реального внедрения ИС «Меркурий» среди участников рынка производителей-поставщиков продукции — рассмотрим на примере одного из крупнейших агропромышленных объединений — ГК «Агропромкомплектация».

Группа в числе первых, кто год назад начал испытывать ФГИС «Меркурий». В компании считают, что практическая реализация проекта, несмотря на ряд сложностей, состоялась.

Руководитель службы бизнес-приложений департамента информационных технологий холдинга Павел Власов рассказал в рамках делового завтрака, посвященного «ФГИС «Меркурий», организованного компанией CFO-Russia о внедрении системы электронного документооборота в налаженные производственно-торговые процессы и пошаговом движении к поставленной цели — показать всю цепочку прослеживаемости продукта до конечного потребителя.

Задача оптимизировать процессы перехода производства на электронный документооборот была поставлена еще в 2016 году, чтобы, подготовив необходимую базу, уже в феврале 2017 года начать тестовую работу в системе «Меркурий», а к 2018 году быть готовыми к работе в новом формате сертификации продукции.

Потребность в поиске новых решений ощущалась вполне определенно еще до начала теста.

«Известно, что обычно весь необходимый документооборот занимает больше времени, чем само производство или транспортировка товара. К примеру, одно предприятие в сутки на заводе выдает от 1 тыс. до 3 тысяч накладных. Мы нуждались в систематизации, которая могла бы позволить формировать как сборный заказ, так и прямые поставки, взаимодействуя и с федеральными торговыми сетями, и с магазинами, — говорит Павел Власов. — При обеспечении цепочки прослеживаемости продукции от кормов до конечного товара, мы понимали, что потребуется принципиально новая организация складских процессов, этапы учета продукции по срокам годности и порционности. Над переходом к новому формату корректной организации документооборота и ветеринарной сертификации работали сотрудники департаментов логистики, качества и IT-технологий».

Руководитель департамента качества ГК «Агропромкомплектация» Мария Шикина связывает внедрение новой системы с репутационными показателями и с честностью производителя: «На молочном рынке давно следует навести порядок, и внедрение обязательной электронной ветеринарной сертификации как инструмента прослеживаемости продукции — очень важный и нужный шаг в борьбе с некачественной и фальсифицированной продукцией на рынке».

Переход к действиям. Пилотный проект

Пилотный проект по внедрению информационной системы «Меркурий» начался на базе Дмитрогорского молочного завода по инициативе департамента качества Группы компаний «АгроПромкомплектация». Именно молочный завод был выбран менеджментом для апробирования ФГИС по трем причинам: простота прослеживаемости входящего сырья (сырое молоко только с собственных молочных ферм), реализация продукции через собственные торговые дома (легко увидеть движение готовой продукции до сдачи в магазин) и минимальные риски при ошибках.

По словам Павла Власова, реализация проекта заняла год. За это время пришлось столкнуться с мнением части коллег и экспертов из молочной индустрии, что новая ФГИС слабо реализуема на практике. Ряд вопросов и проблем, по их мнению, не исключены для предприятий малого бизнеса, фермерского хозяйства в регионах, где нет устойчивого интернета. Молочное и мясное сырье — скоропортящаяся продукция, но завод не сможет ее принять, пока она не отразится в базе данных. То есть более трех часов ожидания ответа системы для производителя молока, скорее всего, окажутся критичными. Сроки годности молочного сырья от 24 до 36 часов в зависимости от категорий питания. С учетом нескольких часов логистики, на технический этап остается мало времени, возможные сбои могут привести к тому, что фермер либо должен будет искать сторонних покупателей партии, либо отправлять ее в утиль.

В рабочих моментах не исключены сложности, но «при желании все возможно» — считает Павел Власов, отмечая, что результаты внедрения новой системы в целом показательны и полезны: «В тестовом пилотном проекте ФГИС «Меркурий» корректно отобразила ключевые процессы производства и движения продукции, обеспечив возможность прослеживания. Это было важно для связи входящих партий сырого молока с исходящими партиями готовой продукции».

Важный элемент системы

Конечно, работа с ИС «Меркурий» потребовала изменений складских процессов, закупки оборудования, поскольку теперь движение готовой продукции на складе стало сопровождаться сканированием (начиная от приемки, инвентаризации, перемещения и реализации, а также возвратов). Значимые этапы контроля продукции: регистрация, гашение входящих ВСД (ветеринарно-сопроводительных документов) на заводе, транспортных ВСД, оформление и гашение производственных партий вплоть до торговых домов.

Интеграция системы «Меркурий» с другими системами предприятия происходит двумя путями: либо специалисты (ветеринарные врачи) вводят информацию через веб-интерфейс о поставках или производственных партиях; либо через интеграционные решения.

«Мы выбрали интеграционные решения, тем более, что, как показала практика, они поддерживают те информационные системы, с которыми мы привыкли работать. «Меркурий» оптимизировали в компании на платформе «1С», — рассказывает Павел Власов. — Далее по веб-интерфейсам подключаются информационные системы нашего комплекса, снимается часть рисков, связанных с изменениями в протоколах, и концентрируемся на интеграции шлюза».

Реализовывать это решение помогала тверская компания «Визард-Сервис». Теперь при выписке документов автоматически создается ряд электронных свидетельств. Это интеграционное решение позволяет не перенастраивать существующие информационные системы. «Достаточно наладить канал передачи информации, не меняя текущих процессов, и мы можем наблюдать за всей цепочкой передвижения продукции», — обобщает Власов.

О сроках годности и прочих идентификаторах

«Агропромкомплектация» работает в соответствии с единым стандартом кодировки продукции, который учитывает такие идентификаторы продукции, как количество и дату.

По словам Павла, есть ряд сложностей, связанных с проблемой отсутствия единого механизма обмена информацией по идентификаторам. Сейчас в этом моменте не все упорядочено. В реальности мы решаем это так: просим прислать по электронной почте нашу службу сбыта информацию о количестве необходимого товара, та, в свою очередь связывается уже со службой закупок.

«Необходимо налаживание координации, в процессе внедрения электронной сертификации нужна общая система по верификации и обмену продукции. Все это требует существенной перестройки логистики, связанной с ключевыми изменениями в администрировании, ведении учета производственных партий, уполномоченных специалистов», — отмечает Павел.

Осложняется это тем, что не все розничные компании понимают, что такое ИС «Меркурий». Крупная розница уже давно подготовлена к работе с системой, тогда как одиночные магазины не особенно готовы вникать в это.

От теста к работе: первые результаты

Через год после начала внедрения система «Меркурий» уже была протестирована на трех предприятиях группы «Агропромкомплектация»: на Дмитрогорских мясоперерабатывающем и молочном заводах, на Курском мясоперерабатывающем заводе.

«Уже несколько месяцев происходит промышленная эксплуатация: за одни сутки на Дмитрогорском молочном заводе выписывается порядка 800 сертификатов, — говорит Павел Власов. — Производственная партия создается в течение суток. 1 600 партий формируются в одну. Подаются входящие ветеринарные сертификаты (ВСД), добавляется артикул и дата производства, по номеру мы можем идентифицировать продукт и дату. Генерится номер партии незавершенного производства, после чего по нему идут маркировка и отгрузка. Спустя сутки мы видим итог производства: какие партии списаны, какое сырье и операция отображается в ГИС «Меркурий», и партия закрывается».

После внедрения «Меркурия» на производстве начался этап тестирования выписки свидетельств для клиентов предприятий группы — федеральных торговых сетей, собственной и традиционной розницы. Этот обширный и значимый для бизнеса процесс вовлекает в работу множество подразделений всего холдинга: департаменты логистики, качества, ветеринарии, информационных технологий, маркетинга и многих других, внедряется новое оборудование. Речь идет об изменении производственных процессов, когда меняются форматы этикеток, штрихкоды, маркировка, чтобы обеспечивать прослеживаемость продукции.

«Важнейшая задача для предприятий группы компаний на данном этапе — успешно организовать отгрузку нашей продукции оптовым и розничным сетям. Для этого проведено переоборудование складов, — отмечает Павел Власов. — Уже можно говорить, что все наши производственные предприятия на 100 % готовы к старту обязательной электронной ветеринарной сертификации. Осталось дождаться 1 июля и с запуском системы продолжать оттачивать наработанные схемы».

Дарья Казаринова-Пыльнова, специально  для Retail.ru