«Фармация» автоматизировала оптово-розничную торговлю лекарствами

Начав подготовку к работе с маркированными лекарственными препаратами, ГАУ «Фармация» – поставщик лекарств в Свердловской области – встала перед необходимостью перехода на новую систему автоматизации, в качестве которой была выбрана «1С:ERP Управление предприятием 2». В ходе проекта с ней были интегрированы еще четыре системы, действовавшие в компании. В результате трудозатраты и расходы на материальные ресурсы снизились на 20%, а сроки выполнения заказов сократились на 30%. В этой статье расскажем об особенностях проекта.

Ситуация до внедрения

К началу проекта во второй половине 2019 года на одном из крупнейших предприятий Свердловской области в качестве управленческой системы использовалась устаревшая АИС « Склад », основной функционал которой был разработан еще в прошлом тысячелетии. В течение 2000–2019 годов неоднократно предпринимались попытки перевода управления предприятием на единые современные платформы, но этому мешали разные причины.

К 2019 году на предприятии, да и на рынке труда уже не осталось специалистов, способных поддерживать и развивать систему при приемлемых временных и финансовых затратах. К тому же неизбежно приближалась маркировка лекарственных препаратов на всей цепочке их движения от производителя/импортера к потребителю.

На предприятии была автоматизирована часть приемки товара в «1С:ERP Управление предприятием 2», остальная работа с лекарственными препаратами выполнялась в технологически устаревших программных продуктах. Также не были интегрированы между собой используемые в компании системы «1С:Бухгалтерия», «1С:Документооборот КОРП», « 1С:Розница 8. Аптека», «1С:Зарплата и управление персоналом».

«К моменту начала проекта на предприятии отсутствовала единая база данных о процессах на предприятии за исключением пачки приказов, которые, как это обычно бывает, никто не перечитывал, – рассказал Алексей Холодарев, архитектор проекта со стороны компании-подрядчика «Рассвет». – Соответственно, часто сотрудники знали свой участок, но не представляли, что ему предшествует или следует за ним, и, конечно, не понимали, что происходит при отклонении от нормального хода процесса. А в разных отделах даже одинаковые процессы должны проходить по-разному, в силу, например, разных условий хранения лекарственных препаратов или различных нормативных актов. Поэтому мы решили ногами пройти весь процесс, собирая интервью у каждого, кто хоть как-то влиял на результат, создать подробные схемы процессов. Поскольку одной из задач было существенное ускорение процессов, мы считали секунды работы, минуты ожидания и простоев на каждом этапе работы, продумывали варианты процессов, чтобы найти возможные пути оптимизации».

Уникальность и инновационность проекта

ГАУ СО «Фармация» – ключевое предприятие в обеспечении лекарственными препаратами населения Свердловской области. Многие препараты требуют особых условий хранения и перевозки, что накладывает свои требования на организацию управленческих процессов. При этом многие лекарства (в частности, вакцины) должны попадать в ЛПУ точно в срок, что дополнительно усложняет процессы планирования логистики.

На сегодняшний день деятельность одного из крупнейших предприятий Свердловской области полностью отражается в единой информационной системе «1С:ERP Управление предприятием 2».

В ходе исполнения проекта автоматизации в систему «1С:ERP Управление предприятием 2» была внедрена библиотека мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП), что позволило продолжить использовать передовое решение от компании «1С» для централизованного управления оптово-розничной торговлей лекарственных препаратов от приемки в «1С:ERP Управление предприятием» до чека в «1С:Розница 8. Аптека».

Также в мае 2020 года произошла реорганизация предприятия из ГУП в Государственное автономное учреждение, что потребовало смены коммерческого бухгалтерского учета на бюджетный учет, параллельной трансформации всего учета, внедрения программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» и оперативной интеграции с «1С:ERP Управление предприятием 2» и во все процессы.

Результаты проекта

В результате проекта удалось построить единую систему управления предприятием, с полноценным учетом движения маркированных лекарственных препаратов.

На предприятии выстроено управление ценообразованием в оптовой и розничной торговле. Причем, что важно, ГАО СО «Фармация» продает лекарственные препараты в разных субъектах РФ, которые самостоятельно устанавливают наценки на жизненно-важные лекарственные препараты (ЖНВЛП) и наркотические и психотропные вещества (НСиПТВ). Эти особенности также учтены в подсистеме ценообразования и сегодня большая часть цен рассчитываются и назначаются автоматически с учетом принадлежности к спискам ЖНВЛП, НСиПТВ, ценовой группы, территории продажи, формата торговой точки и т.д.

Большая часть процессов автоматизирована штатными средствами «1С:Управление предприятием 2». Но компанией «Рассвет», которая занималась автоматизацией, также учтены особенности работы предприятия, в частности:

• Управление закупками не пономенклатурно, а по категориям лекарственных препаратов. Создан инструмент для расчета и покрытия потребностей в опте и рознице (с точностью до каждой торговой точки).

• Управление складской логистикой, автоматическое формирование заданий на сборку на склад за сутки до отгрузки и «робот печати» для автоматической адресации пакетов печатных документов по складам и подразделениям предприятия.

• Также на складе учтены процессы сертификации лекарственных препаратов в сторонней лаборатории и учет наличия сертификатов для выпуска препаратов в продажу, сборка и контроль сборки с формированием уведомлений о продаже маркированного товара в «Честный знак». Специалисты ООО «Рассвет» предложили оптимизировать процесс складской логистики для существенного ускорения движения препаратов от разгрузки от отпуска в рейс клиентам.

• Управление транспортной логистикой – формирование рейсов в соответствии с графиками отгрузок по направлениям, учет готовности рейса к отправке; автоматический расчет километража, стоимости прочих работ за перевозчика и автоматическое формирование входящих актов за перевозчиков.

• На предприятии используются разные договоры, так как есть коммерческие продажи, есть исполнение госконтрактов, поставки в ЛПУ и т.д. Автоматизирован учет всех видов договоров и расчетов по ним, реализованы все шаблоны договоров, используемых при продаже. Это позволяет менеджерам оперативно печатать договор сразу после согласования условий.

• Для учета движения вакцин во время пандемии COVID, кроме поддержки системы маркировки лекарственных препаратов, реализован специальный учет движения вакцин, результатов которого является комплекс детальных отчетов для Министерства Здравоохранения.

• Для упрощения бюджетного учета в «1С:ERP» в различных документах реализованы реквизиты специфичные для бюджетного учета: КФО, КОСГУ, КПС и т.д. Данные реквизиты автоматически подставляются в документы, где это возможно, и передаются в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» вместе с документами для автоматического подбора типовой операции.

Характеристики проекта

В ходе проекта было автоматизировано 405 рабочих мест: 150 мест – «1С:ERP Управление предприятием 2» , 130 мест – «1С:Розница 8. Аптека», 100 мест – «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», 25 мест – «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Отдельным подпроектом была интеграция информационных систем предприятия между собой. В результате удалось интегрировать между собой «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения», «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения», «1С:Розница 8. Аптека», «1С:Документооборот 8. КОРП».

Кроме того, были выполнены интеграции:

• В финансовой части реализована интеграция с информационной системой, используемой Казначейством, для возможности использования привычной подсистемы «Клиент банк» для загрузки и разноски платежей финансовой службой.

• С системой, используемой для учета льготного обеспечения в части обмена заданиями на перевозку.

• С городскими порталами, информирующими о наличии и ценах на лекарственные препараты в различных аптеках города.

• С системой «Сводный заказ», используемой оптовыми продавцами и закупщиками в качестве электронной площадки для торговли.

• Реализован обмен электронными документами с большинством поставщиков и покупателей.

• Реализованы http-сервисы для выгрузки и анализа детальных данных в BI-системе.

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

Интересным моментом является то, что часть систем «1С» размещена в «Яндекс.Облаке», что позволило подключить все кассы розничной сети области к одному облачному серверу с использованием сервиса Managed Database PostgreSQL

Retail.ru