DNS перевела 40 000 сотрудников на кадровый электронный документооборот

Сорок тысяч сотрудников компании DNS уже перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Проект продолжает развиваться с целью еще больше повысить эффективность управления персоналом. Рассказываем подробности.

Фото: FotograFFF/shutterstock

DNS – один из лидеров рынка по продаже цифровой и бытовой техники в России. Центральный офис находится во Владивостоке, а всего компания управляет более чем 2600 магазинами в почти 1200 населенных пунктах России. Масштабы кадрового документооборота весьма значительны. В месяц в компании обрабатывается более 17 тыс. кадровых документов, из которых около 4 тыс. приходится только на документы о приеме и увольнении сотрудников.

Особенности ведения документооборота обусловлены масштабом и территориальной распределенностью торговой сети. Для магазинов каждого региона создан свой отдел кадров, отвечающий за все ключевые кадровые процессы – прием на работу и увольнение, отпуска, больничные и т.п. Организационная структура самой компании тоже непростая – в ее рамках выделено несколько обособленных подразделений, между которыми могут проводиться кадровые переводы. Долгое время весь кадровый документооборот был бумажным, а это значит, что из каждого населенного пункта по каждому магазину все кадровые документы нужно было доставлять в отдел кадров, организовывать хранение архива и т.п. Потеря времени, риски утери документов, затраты на логистику – все это закономерно подводило руководство компании к необходимости перехода на кадровый электронный документооборот. Когда в ноябре 2021 года был принят закон, регламентирующий его использование в работе коммерческих предприятий, можно было начинать практическую реализацию проекта.

Подготовка к проекту

Основной целью перевода всех сотрудников компании DNS на КЭДО было сокращение трудозатрат и издержек на хранение, логистику и печать документов. На первом этапе в компании изучали и сравнивали различные решения, представленные на рынке. Важным критерием выбора была возможность установки локальной версии, чтобы обеспечить безопасность хранения данных и постоянный доступ к ним. Также обязательным условием была возможность дорабатывать систему, гибко адаптировать ее в соответствии со спецификой бизнеса. В результате был выбран сервис «1С:Кабинет сотрудника» . Спектр задач, которые могут оптимизировать работу специалистов отделов кадров и которые можно решить с помощью сервиса, достаточно широк. Так, сотрудники предприятия могут видеть данные о зарплате и подтверждать получение расчетных листков, подписывать кадровые документы, подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней, отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам, сообщать отделу кадров об изменении своих данных, семейном положении, заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, для визы и др.).

Так как в DNS кадровый учет ведется с помощью решения «1С:ЗУП», в штате уже имелись компетентные разработчики, которые могли профессионально запустить «1С:Кабинет сотрудника», доработать его с учетом специфики внутренних процессов и интегрировать в информационную систему компании. Информационную поддержку при внедрении сервиса «1С:Кабинет сотрудника» оказывала группа компаний «Форус» – один из ведущих франчайзи «1С», обладающих более чем 20 компетенциями, подтвержденными статусом фирмы «1С».

Этапы внедрения

Для внедрения КЭДО была сформирована команда, в которую помимо экспертов кадровых процессов и отдела, контролирующего работу по достижению целей и соблюдению сроков, входила также группа разработки «1С» из двух специалистов, которые занимались непосредственным внедрением сервиса и настройкой необходимых функций.

На первом этапе было решено протестировать работу сервиса только на 400 сотрудниках компании. Перевод их на КЭДО занял два месяца. На старте проекта команда внедрения регулярно встречалась с коллегами из отдела кадров, чтобы собирать рекомендации и пожелания к организации электронных кадровых процессов для дальнейшей доработки, затем были разработаны положения и соглашения о переводе на КЭДО, после чего сотрудникам сообщили о переходе. Затем начались запуск самого сервиса, настройка обмена данными с «1С:ЗУП» и подключение пользователей. Пилотный проект оказался очень удачным. Все задачи выполнялись, как и было задумано. В ходе пилота была проведена отладка технической инфраструктуры приложения, собрана обратная связь в виде пожеланий и рекомендаций со стороны пользователей. Все это позволило перейти к самому важному – масштабированию КЭДО для всех сотрудников компании, соблюдая этапность перехода. Подключение к КЭДО распределили на полгода, стараясь одномоментно планировать переход не более 7 тыс. работников.

Собственные доработки

Важной особенностью внедрения сервиса стала его адаптация под бизнес-процессы компании. Это одно из ключевых преимуществ системы «1С:Предприятие», которое также реализовано и в сервисе «1С:Кабинет сотрудника».

В DNS бизнес-процессы уже налажены, поэтому при внедрении нового сервиса важно было их сохранить, для чего потребовалось сделать ряд доработок. Во-первых, настроить сервис в соответствии с управленческой структурой компании, включающей в себя множество направлений, подразделений и должностей.

Во-вторых, реализовать выгрузку сотрудников по критерию. Дело в том, что при подключении сервиса происходит автоматическая выгрузка всех сотрудников из «1С:ЗУП» в «1С:Кабинет сотрудника». При переводе большого штата возникала сложность – не все успели подписать и передать соглашение о переходе на КЭДО. Поэтому разработчики создали признак, по которому выгружались данные (документ «Согласие» в «1С:ЗУП»).

В-третьих, нужно было настроить функционал сервиса под специфику некоторых особенностей кадрового документооборота в DNS. Были и другие доработки, созданные по результатам обратной связи с пользователями. Так были внедрены изменения в процесс согласования компенсации отпуска, введено ограничение подписания кадровых документов до создания электронной подписи, а также запрет на подачу заявления на отпуск, если до его начала осталось меньше дней, чем указано в настройках «1С:ЗУП».

Для повышения эффективности КЭДО ряд доработок был реализован непосредственно в «1С:ЗУП». Например, реализовали специальный отчет, который позволяет специалистам отделов кадров контролировать неподписанные сотрудниками документы. В нем доступна необходимая информация: сотрудники, организация, документы и статус подписания. Из обработки можно провести email-рассылку с напоминанием о подписании.

Результаты и перспективы

Сотрудники компании положительно оценили новый для них сервис и активно пользуются возможностями приложения – запрашивают электронные справки, направляют заявления на отпуск, корректируют неактуальные данные, просматривают свои расчетные листы. Отделы кадров вместо печати документов сразу отправляют их на подпись в «Кабинет сотрудника», не ждут доставку подписанных сотрудниками документов, а получают их сразу в «1С:ЗУП». Руководители через приложение оперативно согласовывают отпуск и другие заявления работников.

В итоге удалось сократить трудозатраты на ведение кадровых процессов, хранение, логистику и печать документов. Множество процессов было оцифровано, внедрены различные доработки, актуализированы многие данные. Переход на КЭДО позволил навести порядок в некоторых кадровых процессах. В 2024 году DNS планирует развивать поддержку пользователей, изучить и реализовать функционал планирования графика отпусков через сервис, добавить возможность отправлять заявления на увольнение через сервис «1С:Кабинет сотрудника», следить за обновлениями сервиса и улучшать практику его использования.

Retail.ru