«Корекс» создала единую IT-инфраструктуру и увеличила конверсию продаж на 10%

Из-за использования нескольких разрозненных систем автоматизации менеджеры международной логистической компании «Корекс» тратили очень много времени на подготовку коммерческих предложений и отчетности, ценообразование было крайне сложным. Переход на «1С:Управление нашей фирмой» позволил избавиться от тысяч дублей в системе, создать единую IT-инфраструктуру и увеличить конверсию продаж более чем на 10%. О проекте, благодаря которому компания добилась 100% прозрачности всех процессов, рассказываем в этой статье.

Чтобы вести учет сложных бизнес-процессов по транспортировке биоматериалов и сопровождению клинических исследований, в компании «Корекс» с годами наладили работу в нескольких системах:

• «1C:TMS» — обеспечивающая логистические процессы;

• «1С:WMS» — обеспечивающая складские процессы (несколько ветвей для каждой страны присутствия);

• «1С:Drive» — для ведения регламентированного учета по всей организации (штаб-квартира в Дублине);

• Бухгалтерские системы «1С» в каждой стране присутствия.

Ведение учета в нескольких разрозненных системах вызывало ошибки. Оно отнимало много времени при ручном переносе информации между звеньями структуры.

В «Корекс» осознали, что при работе с клиентами единая система также важна, как и точный расчет каждого логистического плеча при доставке жизненно-важного препарата.

Почему понадобился переход на единую систему автоматизации?

Отсутствие единства данных в учете породило в компании сразу несколько проблем.

• В системе накопилось много дублей по услугам и контрагентам. Менеджеры терялись в выборе информации среди сотен одинаковых строк, что вызывало их недовольство и снижение скорости обслуживания;

• Коммерческие предложения приходилось собирать вручную в электронных таблицах и искать данные сразу в нескольких источниках.

• Процесс формирования счетов за услуги растягивался на недели, так как процесс требовал ручных проверок.

«Главная цель, которую мы поставили, – автоматизация всех услуг на основе единого подхода. Их расчет в Excel и сбор из различных баз данных занимал несколько недель. Компания начала расти, и процесс удлинился до месяца. Было четкое понимание, что с таким набором данных дальше жить нельзя. Поэтому руководство компании инвестировало в автоматизацию», – рассказал Иван Поляков, директор по цифровой трансформации ООО «Корекс».

Задачи, которые были поставлены перед началом работ:

• создать центральную систему на базе «1С:Управление нашей фирмой»;

• разработать схемы интеграции между центральной системой и действующими системами;

• загрузить в центральную систему единые данные, которые распространятся на другие системы;

• разработать алгоритмы расчетов коммерческих предложений;

• внедрить автоматизированный расчет оказанных услуг;

• систематизировать управление взаимоотношениями с клиентами.

В качестве основы «Корекс» выбрали «1С:Управление нашей фирмой», так как программа позволяла использовать широкие возможности платформы «1С» и «Библиотеки стандартных подсистем 1С». «Мы сразу заходили намного шире и рассматривали функционал программы на будущее, с учетом планируемой архитектуры при масштабировании», – отмечает Иван Поляков.

В расчет включали и тот факт, что «1С:УНФ» позволяет создать CRM-систему, которая удовлетворяет задачам компании по обработке лидов и контактов и их конвертации в покупателя.

Ход проекта

Работу по проекту выполняли специалисты компании-интегратора «РАУ АйТи» и внутренняя «1С»-команда «Корекс».

На плечах интегратора лежала ответственность по важной задаче: сбору информации и созданию архитектуры решения. Илья Бандуля, ведущий аналитик «РАУ АйТи», собрал требования к системе и описал первичную модель бизнес-процессов.

Внутренняя «1С»-команда детально проработала техническое задание, спроектировала и разработала функционал, в сжатые сроки запустила систему в эксплуатацию.

Обучение пользователей проводилось как силами интегратора, так и внутренней «1С»-командой.

Построенная IT-архитектура обрела следующий вид.

К системе подключили:

• Business Development (сотрудников, обрабатывающих лиды и запросы на коммерческие предложения);

• Budget&Proposal (специалистов по расчету коммерческих предложений);

• Project Management (менеджеров по сопровождению клиентов);

• Специалистов по логистике, работе с таможней, государственными органами

• Административный персонал, финансистов, аналитиков и бухгалтерию.

Суммарно, на работы со стороны внутренней «1С»-команды ушло более 6 месяцев. Помимо задач по «1С:УНФ», проект затронул все остальные «1С»-системы компании.

Основные работы по автоматизации, то есть: созданию единых справочников компании, построению процесса расчета КП и алгоритмов автоматизированных расчетов услуг завершены. Процессы находятся на стадии поддержки и улучшения специалистами внутренней «1С»-команды «Корекс».

Особое внимание в ходе проекта уделили созданию технологии по подготовке коммерческого предложения, которое представляет из себя многомерную матрицу из всех процедур и сервисов, необходимых заказчику. Алгоритм помогает в безошибочном формировании документа для клиента.

Результаты

В «Корекс» удалось обеспечить правильную интеграцию действующих систем с «1С:Управление нашей фирмой».

Единый ввод данных избавил компанию от дублей в системе. Справочник услуг теперь состоит из сотни наименований. Раньше менеджеры выбирали необходимый сервис или контрагента в тысячах одинаковых записей.

Расчет услуг в КП по обращению клиента происходит в течение нескольких часов, а не растягивается на несколько дней. Скорость расчета стоимости оказанных услуг составляет несколько секунд вместо нескольких недель.

«Ключевой параметр для всех – это время. Клиент получает коммерческое предложение за считанные часы. Предложение полностью посчитано в нашей системе, которая исключает какие-либо ошибки, связанные с теми услугами, которые были в него включены», – говорит Иван Поляков.

Скорость и точность в работе с клиентом определяют главные принципы системы качества компании.

Система позволила повысить прозрачность ценообразования.

Реализована уникальная система биллинга оказанных услуг. Сбор данных проходит автоматизировано в нескольких операционных системах и консолидируется в «1С:УНФ».

CRM-система позволяет получить статистику по результативности каждого менеджера, настроены этапы воронки.

«Нулевой» этап воронки — автоматический импорт лидов с сайта и других каналов продвижения — находится в разработке. На финишной прямой и функционал, относящийся к работе менеджера по сопровождению. «Те настройки, которые мы сделали совместно с «РАУ АйТи», работают: подтягиваются контакты по клиентам, вся информация по звонкам через телефонию. Заложена основа системного взаимодействия с клиентом», – отмечает Иван Поляков.

Компании предстоит провести следующий этап - адаптировать CRM-функционал к расширенным потребностям пользователей.

Новое автоматизированное решение подтверждает компетенции компании в области логистики для клинических исследований.

Retail.ru