«Автолайнс»: автоматизация помогла ускорить отгрузку заказов на 70%

В 2021 году рост внутреннего туризма подстегнул онлайн-продажи автомобильных аксессуаров. На фоне выросшего спроса интернет-магазин «Автолайнс» остро ощутил проблемы в организации бизнес-процессов: заказы на складе собирались долго, в расчетах себестоимости продукции случались ошибки, разрозненный учет в «1С», Excel и CMS сайта затруднял получение корректной отчетности. В этом кейсе расскажем, как интернет-магазин за 4 месяца установил новую систему автоматизации, наладил адресное хранение на складе и организовал систему финансовой отчетности для руководства компании.

Фото: «Автолайнс»

За последние пару лет рынок, на котором работает компания «Автолайнс», претерпел заметные изменения. В начале 2020 года пандемия вызвала снижение спроса на автомобильные аксессуары. В апреле по данным «Яндекс.Маркета» запросы на онлайн-рынке автотоваров рухнули более чем на 50%.

Автомобилисты экономили и отказывались от «постоянных» товаров: ковриков, щеток стеклоочистителей и чехлов. Но к концу 2020 года тренд развития рынка изменился. Рост внутреннего туризма на собственном транспорте подстегнул продажи, а глобальный переход в онлайн-торговлю поднял нагрузку на главный канал продаж «Автолайнс» — интернет-магазин.

Динамичный рынок автотоваров потребовал от компании укрепления конкурентных преимуществ в цене и сервисе за счет:

• автоматизации процесса движения заказа покупателя;

• снижения издержек на доставку;

• планомерного развития как розничного, так и оптового направления продаж;

• высокого уровня клиентоориентированности.

Для решения этих задач команда «Автолайнс» из Санкт-Петербурга обратилась в «РАУ АйТи». 

Цели и задачи

До обращения в «РАУ АйТи» учет в «Автолайнс» велся разрозненно: информацию по заказам менеджеры получали из CMS сайта, в «1С:Управление торговлей» создавались счета на оплату, частично информация хранилась в Excel.

«Главное, что в «Автолайнс» видели ценность в решении «1С». Она заключалась в создании адресного склада и исправления ошибочных данных в учете», – комментирует Мария Ященко, руководитель проекта «РАУ АйТи». 

Зачастую информация не обновлялась, в организации внутренних процессов не было системности, а учет представлял разрозненные документы, вырванные из общей цепи.

Необходимые руководству отчеты формировались вручную и собирались сразу из трех источников («1С», CMS, Excel). Бухгалтер тратил на составление отчетов по 2–3 часа, но сводная информация все равно оставалась неточной.

Схема: «РАУ АйТи»

Еще одной болевой точкой компании была организация складского учета. Ассортимент «Автолайнс» — это несколько тысяч товарных позиций из 80 категорий аксессуаров: от автосигнализации до солнцезащитных шторок. Их расположение на складе нигде не фиксировалось.

Плохо настроенное адресное хранение также ослабляло позиции компании:

Схема: «РАУ АйТи»

В «Автолайнс» хотели сохранить лидерские позиции на рынке автомобильных аксессуаров и увеличить долю рынка за счет общего роста спроса на автотовары. Этим объяснялось желание компании максимально автоматизировать бизнес-процессы.

Команда «РАУ АйТи» построила функциональную модель внедрения новой «1С» и обозначила процессы компании, которые требовали автоматизации:

1. Реализация заказа покупателя

   Запуск заказа покупателя в работу, проверка состояния обеспечения заказа, отгрузка товаров, сборка заказа на складе, формирование документов и чеков, доставка и оплата.

2. Закупка и поступление товаров

   Поступление продукции и ее размещение, выгрузка остатков.

3. Инвентаризация

   Пересчет товаров и оформление складских актов.

4. Выполнение банковских операций

   Формирование платежных поручений, загрузка банковских выписок.

5. Получение финансового результата

   Расходы на приобретение услуг, на оплату труда, на внутреннее потребление товаров, перечисление налогов и закрытие месяца.

6. Формирование отчетности

   Оформление общехозяйственных расходов.

В результате руководство «Автолайнс» хотело видеть систему, которая: 

• могла бы обмениваться данными с сайтом в части заказов клиентов и остатков товаров на складе, 

• имела систему адресного хранения

• позволяла бы быстро формировать корректные управленческие отчеты о себестоимости, доходах и расходах и общем финансовом результате.

Фото: n_defender/shutterstock

Ход проекта

Проект стартовал 26 апреля 2021 года. В работу были вовлечены генеральный директор компании и учредители, обладающие техническим бэкграундом. 

Проект прошел следующие стадии:

1. обследование и выявление проблем,

2. моделирование процессов компании в типовом решении «1С:Управление торговлей 11.4»,

3. определение необходимых доработок,

4. создание технологических доработок,

5. подготовка новой базы к старту работы,

6. запуск.

В новую программу «1С:Управление торговлей» загрузили из интернет-магазина актуальный ассортимент продукции. Участниками новой системы стали:

• менеджеры по продажам: в части работы с заказом покупателя; 

• кладовщики: в части сборки заказов клиентов на складе;

• бухгалтер-финансист: в части работы с банковскими выписками и формированием регламентированной и управленческой отчетности;

• менеджеры по закупкам: в части планирования закупок и учета поступления товаров;

• генеральный директор и учредители: в части доступа ко всей информации системы для принятия управленческих решений.

В ходе проекта были подключены терминалы сбора данных (ТСД). Они связаны с «1С». Кладовщики считывают штрихкоды продукции на складе с целью отражения актуальной информации в системе адресного хранения и по остаткам товаров. 

Непростой задачей оказалась настройка обмена данными между «1С» и сайтом, который был разработан программистом компании. Теперь в «1С» поступает информация по заказам и оплатам клиентов и сведения о взаимодействии с поставщиками. На сайте отображается актуальная информация об остатках товара. 

Так как сайт был собственной разработкой компании, для обмена разработали запросы и обработчики как со стороны «1С», так и со стороны сайта. Как результат, вся информация консолидируется в «1С».    

Для корректного расчета себестоимости в системе были учтены все услуги и дополнительные расходы, которые возникают в процессе реализации товара.

Новую систему подготовили в области работы с маркетплейсами: создали документы, которые отображают информацию о передаче товаров комиссионеру.

Процесс доставки товаров до покупателя также оптимизировали. Информация о предпочтительном для клиента способе доставки поступает менеджеру в «1С» в заданном виде. Заказ передается на сборку и отгрузку собственной курьерской службе или транспортной компании.

«Например, вам требуется поручить «Яндекс.Доставке» 100 заказов. Чтобы не заходить в каждый и щелкать, что он передан, мы сделали функцию автоматической сборки», – пояснила Мария Ященко.

Результаты

Новая система была запущена 7 сентября 2021 года. В течение первых недель проходила отладка процессов. Проектная команда активно отвечала на вопросы и исправляла возникающие ошибки. Спустя 2 месяца работы сбои практически прекратились.

Проект вписался в дельту 15% по отклонениям в бюджете и сроках. Такое отклонение связано с точечной перестройкой типовых процессов, которые потребовали много ручной работы. Доработки коснулись выгрузки с сайта заказов поставщикам, обновления статусов заказов на сайте при обновлении в «1С» и разработки специальной печатной формы расходного ордера.

Схема: «РАУ АйТи»

Проект автоматизации позволил компании «Автолайнс»:

• Консолидировать всю информацию в одной системе и обновлять ее в режиме реального времени: как в «1С», так и на сайте. 

Покупатели получают актуальную информацию о предлагаемой продукции, менеджеры по продажам своевременно обрабатывают заказ и отправляют на сборку и отгрузку. Менеджеры по закупкам оценивают потребность в новом товаре исходя из данных системы.

• Формировать управленческую и регламентированную отчетность в любой момент времени с экономией времени на ручную сборку документов. 

При закрытии месяца составление отчета занимает 10–15 минут. Ранее на эту задачу уходило несколько часов работы специалиста.

• Корректно рассчитывать себестоимость товаров. 

Управление ценообразованием теперь обоснованно достоверными данными о деятельности компании. Количество ошибок в новом механизме определения себестоимости сократилось на 90%. 

• Настроить адресное хранение на складе с подключением ТСД для кладовщиков. 

Время сборки заказа сократилось. Появился инструментарий для инвентаризации склада. Процесс отгрузки заказов ускорился на 70%   

Благодаря новой системе автоматизации компания «Автолайнс» исправила все проблемы учета и получила ключевое преимущество на отраслевом рынке – возможность повышать качество сервиса для клиента.

«Оперативность управления ускорилась. Сейчас не надо специально заказывать отчет бухгалтеру, все видно наглядно после закрытия месяца», – говорит Дмитрий Акинин, учредитель ООО «Автолайнс».

Позитивные результаты проекта были получены за счет тесного взаимодействия между проектными командами с двух сторон. 

Сотрудники «Автолайнс» фиксировали всю ключевую информацию во внутренней системе задач, к которой подключили команду «РАУ АйТи». Чат позволял вести коммуникацию в режиме реального времени, а изменения были видны всем пользователям, а не только ответственным лицам.

Партнерские отношения между компаниями сохранились и после внедрения. Команда «РАУ АйТи» занимается поддержкой и сопровождением системы, разработанной для «Автолайнс». 

Retail.ru