348 вокзалов «взяли в документооборот»

Для реализации эффективного сотрудничества сетевых операторов с субарендаторами, арендующими площади на вокзальных комплексах «РЖД», потребовалось автоматизировать работу при помощи «1С: Документооборот 8 ПРОФ».

Кто поставил задачу

ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Транссвязь» и ОАО «Трансмаркет»

ОАО «Организация питания на вокзалах», ОАО «Транссвязь» и ОАО «Трансмаркет» (далее группа компаний) — сетевые операторы, работающие в структуре ОАО «РЖД» и управляющие арендованными у РЖД площадями на 348 вокзалах в Москве, Санкт-Петербурге, административных центрах субъектов РФ, городах с населением более 200 тыс. человек. Группа компаний обеспечивает эффективное использование вокзальных площадей, привлекая индивидуальных предпринимателей, сетевые рестораны, салоны связи, мини- и супермаркеты для размещения торговых точек на территории вокзалов. В настоящее время у ГК насчитывается около 500 субарендаторов. Общий объем собственных и привлеченных средств, вложенных в развитие вокзальных комплексов в 2013-2016 гг. в рамках инвестиционной программы, составил более 2,7 млрд руб. Из них более 1,57 млрд руб. были инвестированы в развитие инфраструктуры региональных вокзалов.

Задача

Наличие у группы компаний около 500 субарендаторов с индивидуальными условиями сотрудничества предполагает ощутимый объем «бумажной» работы. Ведь помимо ведения регулярной деловой переписки с каждым субарендатором, необходимо заключить гарантийное обязательство или предварительный договор субаренды, а затем – основной договор.

Всю эту документацию требуется согласовывать не только внутри компаний, но и с дирекцией железнодорожных вокзалов – филиалом ОАО «РЖД», контролируя финансовые условия и сроки действия каждого договора. Очевидно, что при столь солидном документообороте, никак не обойтись без использования проверенных временем программных продуктов.

Поэтому группе компаний, для того чтобы наладить оперативную переписку с субарендаторами, требовалась информационная система, позволяющая обеспечить надежное хранение документов и сократить время согласования договоров.

Решение

Для того, чтобы оптимизировать работу с более чем 3,5 тыс. документами, ГК обратилась к интегратору «1С-Рарус», имеющему большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8».

«Выбирая систему, в расчет принималась возможность быстрого согласования внутренних документов, удобство их хранения и быстрого поиска, а также возможность самостоятельной поддержки системы и дружественный интерфейс, — отметила на бизнес-форуме «1С:ERP 2017» Маргарита Ерофеева, экономист, ОАО «Организация питания на вокзалах».

Компания-интегратор предложила реализовать проект автоматизации на базе «1С:Документооборот 8 ПРОФ». Внедрение программного продукта позволило решить задачи по делопроизводству, учету и хранению документов, а также контролю исполнения поручений.

«Благодаря технологии Agile процесс был выстроен таким образом, чтобы проводить внедрение небольшими блоками – спринтами – для получения быстрого результата, — отметил Рамиль Аглямов, технический руководитель проектов компании «1С-Рарус». В итоге почти за два месяца, с 1 марта по 27 апреля 2017 года, было создано 30 автоматизированных рабочих мест.

Процедура реализации проекта автоматизации происходила в три этапа. 

Сначала был автоматизирован учет входящих и исходящих документов, сформирована номенклатура дел, настроены нумераторы и авто-заполняемые шаблоны файлов. 

Во вторую очередь интегратор произвел автоматизацию договорной деятельности, создав категории по 23 видам внутренних документов.

А в завершении процесса удалось автоматизировать процессы движения документов с формированием шаблонов по процессам согласования, исполнения и ознакомления.

Для повышения общего уровня компетенции владения программой были записаны видео-курсы по работе с «1С:Документооборот 8 ПРОФ» и сделаны памятки по заполнению реквизитного состава документов.

Результат

Итогами автоматизации стали:

• единая система для организации формализованных процессов структурированной информации;
• введение шаблонов действий сотрудников, ускорившее обработку документов;
• упрощение и прозрачность процесса электронного согласования;
• возможность работы с документами территориально удаленным пользователям;
• ежедневное формирование электронного реестра исходящих поручений, включающего сроки исполнения;
• прозрачность во внутренних процессах компании, указывающая на наличие «узких мест». Были выявлены сотрудники, являющиеся ключевыми во многих процессах. Превышение почти в два раза количества задач, по сравнению со средним на сотрудника, дало повод для оптимизации процесса и делегированию задач на подчиненных;
• автоматизация документооборота позволила развивать проект в сторону внедрения учетной системы «1С:Аренда и управление недвижимостью 8» и ее интеграции с «1С:Документооборот».

Читайте также кейсы:

Производитель обуви «Брис-Босфор»: автоматизация по-крупному

«Ремит»: автоматизация как драйвер для внедрения инноваций

ТД «Гулливер и Ко» оптимизировал бизнес-процессы с помощью ERP-системы

Роман Хохлов, специально для Retail.ru