Зачем нужна онлайн-касса и как ее выбрать

Фото: АТОЛ

Кому нужна онлайн-касса в 2025 году

Переход на онлайн-кассы проходил с 2017 по 2020 год. На сегодняшний день использовать ККТ для осуществления расчетов с покупателями должны большинство ИП и компаний, которые реализуют товары или услуги. Исключения:

• ИП и самозанятые, которые платят НПД (налог на профессиональный доход) и формируют чеки в приложении «Мой налог»;

• продавцы из труднодоступных местностей (список таких устанавливают администрации регионов) – при этом в зонах, удаленных от сетей связи, кассу надо использовать, но в автономном режиме;

• юрлица и ИП, которые рассчитываются только через расчетный счет;

• ИП на патенте, осуществляющие деятельность, указанную в пункте 2 статьи 346.43 Налогового кодекса РФ – если предоставляют покупателям документ, заменяющий чек (в нем должны быть реквизиты, указанные в пункте 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ).

• юрлица и ИП, которые занимаются видами деятельности из пункта 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Если не использовать ККТ, можно получить штраф

Если вы вовсе не используете онлайн-кассу, то придется заплатить:

• ИП: 25–50% от суммы расчета и не менее 10 тыс. рублей;

• юридическому лицу: 75–100% от суммы расчета и не менее 30 тыс. рублей.

Если не выдаете чек, то ФНС выпишет предупреждение или взыщет:

• у ИП: 2 тыс. рублей;

• у юридического лица: 10 тыс. рублей.

Внеплановые проверки, включая контрольные закупки, налоговая может проводить в любое время – вне зависимости от того, торгуете вы на реальной точке или через интернет.

Какую онлайн-кассу выбрать для своего бизнеса

Облачная или стационарная

• Стационарную кассу устанавливают в магазине, кафе или офисе – то есть в любом месте, куда люди приходят за покупками или услугами лично. Ее можно купить или взять напрокат.

• Облачную кассу устанавливать не нужно. Она находится на сервере арендодателя, а предприниматель получит удаленный доступ и использует приложение на смартфоне/компьютере. Это вариант для онлайн-магазинов или тех, кто контактирует с клиентом у него же дома или в транспорте (например, если у вас клининг, служба доставки, вендинговые автоматы).

Облачная онлайн-касса проще в обслуживании и настройке – всем, как правило, занимается провайдер. За стационарной придется следить: обновлять прошивку, менять фискальные накопители, ремонтировать – но использовать ее могут не все предприниматели.

Покупка или аренда

С точки зрения закона неважно, покупаете вы онлайн-кассу или берете в аренду. Главное, чтобы она соответствовала трем критериям:

• входит в реестр ККТ;

• подключена к ОФД;

• внутри есть фискальный накопитель.

И тем не менее для бизнеса один из вариантов может оказаться более выгодным:

• Аренда кассы – подходит для сезонных предприятий, стартапов или просто новых точек, когда ресурсов мало и есть риск закрытия. Это поначалу дешевле, к тому же арендодатель может брать на себя фискализацию, регистрацию и интеграцию ККТ и ремонтировать/заменять ее при необходимости. 

• Покупка – вариант для стабильно работающего предприятия. Вы платите один раз, чтобы оборудовать рабочее место кассира, и используете кассовую технику несколько лет.

Ньюджер, смарт-терминал или фискальный регистратор

Все ККТ можно разбить на три группы:

Ньюджеры – кнопочные автономные устройства. Они маленькие и недорогие, у них небольшой набор функций и урезанное встроенное кассовое ПО. Они были популярны у бизнесов с маленькой проходимостью, но теперь уходят в прошлое – все потому, что современные смарт-терминалы стоят ненамного дороже, но при этом более удобные и функциональные, да и работать с маркированными товарами не получится.  

Смарт-терминалы – небольшие устройства с сенсорными экранами и предустановленным кассовым ПО. Вариант для небольших или мобильных бизнесов. Удобные, автономные кассы, не требуют подключения к компьютеру. Обновляются автоматически, подключаются к товароучетным программам и облачным сервисам. Могут проводить аналитику по выручке и продажам и формировать отчеты. Кроме того, у них может быть встроенный эквайринг, программы для работы с маркировкой или интеграция со службами доставок.

Фискальные регистраторы – по сути, принтеры чеков со встроенными фискальными накопителями. Быстрые и производительные, работают в паре с компьютером/смартфоном/планшетом, на который установлено кассовое ПО. Более надежные и долговечные по сравнению со смарт-терминалами (у которых экран часто становится слабым местом). И гораздо проще в обслуживании – чековая лента и фискальный накопитель меняются в пару движений.

Часто такие кассовые регистраторы продаются в составе POS-системы. Это сравнительно дорогое решение, но закрывает потребности крупного бизнеса и точек с высокой проходимостью (супермаркетов, популярных точек на фудкортах и прочего). И проще в ремонте – все элементы, кроме самого фискального регистратора, можно менять без специалиста и повторной регистрации в налоговой.

Фискальные регистраторы различаются по нескольким критериям: ширина печатаемого чека, наличие автоотреза, количество портов для подключения периферии. Выбирать модель кассы стоит исходя из задач, потока посетителей и бюджета:

• на широком чеке можно печатать дополнительную информацию, например, об акциях, если у вас нет такой задачи, стоит сэкономить и обратить внимание на ФР с узким чеком;

• отрезчик автоматически отделяет чек и значительно повышает скорость работы при большом потоке;

• USB-порты необходимы для подключения POS-системы: чем их больше, тем удобнее оборудовать рабочее место кассира.

Два доступных примера – кассы «АТОЛ 22 v2 Ф»  и «АТОЛ 27Ф». Это быстрые и производительные решения, которые печатают кассовый чек меньше чем за секунду (что особенно важно, когда перед вами очередь из клиентов).

Фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев

Фискальный накопитель – устройство, которое хранит информацию обо всех проведенных расчетах. Его покупают отдельно от онлайн-кассы – даже при аренде, – привязывают к ККТ и регистрируют вместе с ним в налоговой.

ФН бывают рассчитаны на 15 или 36 месяцев, и выбирать их нужно в зависимости от вида и масштабов бизнеса и налогового режима. 

• Накопитель на 15 месяцев – должны взять юрлица и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, работают в труднодоступных местностях, применяют ОСНО или работают с несколькими системами налогообложения. А также платежные агенты и сезонные бизнесы.

• Накопитель на 36 месяцев – должны взять ИП, предоставляющие услуги, и все на специальных налоговых режимах (УСН, патент, ЕСХН), если не реализуют подакцизную продукцию и работают в режиме передачи данных в ОФД.

На какие характеристики онлайн-касс смотреть

• Питание и время автономной работы – особенно важны для мобильных предприятий и открытых точек, где нельзя подключиться к розетке.

• Возможность работы кассы с маркировкой и ЕГАИС – важна, если вы продаете товары, даже те, что пока не нужно маркировать (список товаров, подлежащих обязательной маркировке, постоянно расширяется, и это стоит иметь в виду).

• Вес и габариты – параметры, критичные для мобильного бизнеса, ездить с большой, тяжелой онлайн-кассой за плечами будет не очень удобно.

• Работа с ассортиментом. Если товаров или услуг много, удобнее заводить и обновлять карточки с компьютера (и как следствие, взять фискальный регистратор).

• Кассовое ПО. При покупке или аренде кассы проверьте, входит ли в стоимость ПО, какие функции доступны сразу, за какие придется доплачивать, поступают ли обновления, нужно ли устанавливать их ПО вручную, можно ли подключиться к программам товароучета и аналитики и насколько просто это сделать. Например, касса «АТОЛ 27Ф» поддерживает более 120 видов кассового ПО. А прошивка обновляется автоматически за 6 минут. Это позволит оставаться в рамках законодательства, не тратить время кассира.

• Подключение эквайринга и СБП. Сегодня большинство покупателей расплачиваются картой или смартфоном. Поэтому при выборе онлайн-кассы обратите внимание на то, есть ли встроенный эквайринг и насколько просто его подключить.

• Сервис. Часто продавцы ККТ помогают с регистрацией, настройкой, ремонтом. Поэтому при выборе кассы обратите внимание еще и на то, как работает техподдержка, что в нее входит и за какую стоимость. АТОЛ обеспечивает поддержку по всем техническим вопросам, профилактическое обслуживание, ремонт, помощь с регистрацией, фискализацией ККТ и обновлением кассового ПО.

Что важно запомнить

• Онлайн-кассы обязаны использовать почти все ИП и юридические лица. Исключения прописаны в статье 2 Закона № 54-ФЗ.

• Кассу можно купить или арендовать, все зависит от масштаба и типа бизнеса.

• Облачные кассы, как правило, дешевле и проще в обслуживании, но использовать их могут только интернет-магазины и мобильные предприятия.

• К любой ККТ нужно докупать фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев – в зависимости от вида и масштабов бизнеса и налогового режима.

• При выборе кассы обращайте внимание на ПО, возможность работы с маркировкой и стоимость обслуживания.

Retail.ru