Вы купили онлайн-кассу: что дальше?

По итогам первой и второй волны кассовой реформы в России на учет налоговой уже поставлено более 2,2 миллиона онлайн-касс. Денис Филатов, руководитель отдела маркетинга компании Litebox, рассказал, как умные кассы меняют работу предпринимателей и как использовать их по максимуму для увеличения прибыли и упрощения работы сотрудников.

Если вы все еще раздумываете над покупкой кассы – имейте в виду: все предприниматели и организации обязаны использовать онлайн-кассу при расчетах, согласно ФЗ № 54 «О применении контрольно-кассовой техники».

Отсрочка до 1 июля 2019 года предоставлена только предпринимателям на ЕНВД и патенте в сфере торговли или общепита без наемных работников, организациям, занимающимся вендингом, без наемных работников, а также юридическим лицам и ИП, оказывающим услуги населению. Также есть несколько категорий бизнеса, кому разрешается работать без кассы (например, ремонт обуви, разносная торговля и др.), все они перечислены в законе.

Для всех остальных предпринимателей использование онлайн-кассы обязательно. Штрафы за работу без кассы составляют от 10 000 рублей, а для юрлиц – от 30 000 рублей.

Как открыть смену

Чтобы начать работу, сформируйте на кассе отчет об открытии смены (то есть нажмите кнопку «Открыть смену»). Отчет является фискальным документом и в режиме реального времени отправляется ОФД. Чтобы убедиться в работоспособности кассы, можно выбить чек на любой товар с минимальной стоимостью (пакет, упаковка и т. д.) и затем оформить возврат. Наконец, вам нужно распечатать промежуточный Х-отчет , пересчитать деньги в кассе и проверить, совпадают ли данные в отчете с фактической суммой.

Как внести товар в номенклатуру

Некоторые кассы позволяют быстро добавить товар в номенклатуру при приемке. Например, в онлайн-кассе МТС достаточно отсканировать штрихкод товара, и программа сама найдет его в своем глобальном справочнике товаров (собственная разработка компании – более 1 миллиона наименований) и добавит в номенклатуру.

Если к кассе подключена товароучетная программа МТС, то назначить цену на товар можно автоматически (% наценки или фиксированная цена). В этом случае вам не придется вводить цены вручную при приемке товара – меньше затраты времени, меньше риск ошибок.

Как добавить товар в чек

На современных ККТ вы можете добавить товар из номенклатуры любым удобным способом:

• С помощью поиска по наименованию. Введите несколько первых букв, и товар «подтянется» из базы.
• С помощью сканирования штрихкода. Для этого нужно нажать кнопку «Сканировать товар» и навести камеру кассы или подключенного к ней сканера на штрихкод – касса сама найдет товар в базе.
• С помощью панели избранных товаров, на которую можно добавить самые ходовые позиции (с названием и фотокарточкой).

Как принять смешанную оплату

Функция «смешанная оплата», которую поддерживают некоторые смарт-кассы, позволяет принимать по одному чеку оплату и наличными, и сертификатом, и банковской картой. Это удобно, если у покупателя для оплаты товаров не хватило наличных или средств на карте. Для того чтобы ваши покупатели могли расплатиться картой, к кассе можно подключить терминал для безналичной оплаты (если, конечно, в вашей смарт-кассе нет встроенного терминала эквайринга).

Как оформить возврат товара

Помните, как проводили возврат на кассах старого образца? Кассир кричала через весь зал: «Возвраааат!» (или, к примеру, «Гааааляяяя!), к ней неторопливо шел старший кассир для подтверждения возврата, очередь все это время терпеливо ждала. На смарт-терминале вам достаточно оформить чек возврата (с фискальным признаком «возврат прихода»). Добавить в чек товары можно на основании чека, который предъявил покупатель, или вручную из номенклатуры. Найти же в базе кассовый чек, на основании которого необходимо оформить чек возврата, можно по его номеру или дате его формирования.

Как продать весовой товар

К некоторым моделям смарт-касс можно подключать прикассовые весы. Смарт-терминал будет автоматически рассчитывать стоимость весового товара. Продавцу нужно только положить продукцию на весы, добавить ее в чек из своего справочника. Это экономит время кассира и помогает избежать ошибок и очередей в магазине.

Как сделать скидку

При оформлении чека у кассира есть возможность дать покупателю скидку – на отдельный товар в чеке или на весь чек. При этом скидка может быть фиксированной (например, в размере 100 рублей) или высчитываться в процентах от общей суммы (например, 10%). Также вы можете легко создать бонусные и дисконтные карты с помощью товароучетной системы.

Благодаря грамотному использованию товароучетных решений, вы можете увеличить прибыль за счет автоматизации торговли. Например, товароучетная программа «МТС Касса» позволяет поставить на автомат такие процессы, как складской учет, закупки и ценообразование, документооборот, аналитика, маркетинг, работа с ЕГАИС и ФГИС «Меркурий» и др.

На рынке, помимо «МТС Кассы», представлены разные решения для товароучета, с разными функциями и ценами (в среднем от 1000 до 2000 рублей в месяц). Однако разработчики облачной товароучетной системы «МТС Касса» предлагают своим пользователям автоматизировать товароучет всего за 500 рублей в месяц. «Облачные» товароучетные системы привлекают внимание не только удобными инструментами для управления торговлей, но и бесплатными автоматическими обновлениями, удаленной техподдержкой в режиме 24×7.

Давайте рассмотрим подробнее, какие выгоды дает товароучетная система, на примере «МТС Кассы».

Автоматизация заказа товаров и ценообразования

Система позволяет создать документ автозаказа товаров на основании графиков их поставок. Также вы можете автоматизировать и процесс назначения цены на товар. Настройте систему на удобный принцип установления цены (например, % наценки от входной цены или фиксированная цена), и при приемке товара вам больше не придется вводить данные вручную. При этом в программе легко отследить изменение закупочной цены у поставщиков, что позволяет установить оптимальные цены в магазине и не терять деньги.

Инвентаризация без закрытия магазина, автоматизация складского учета

Учет остатков ведется в реальном времени. Для проведения инвентаризации их можно быстро выгрузить группами по различным категориям (например, овощи, молочная продукция) и провести сверку частями. Закрывать магазин для этого не нужно, так как частичная инвентаризация позволяет сверять остатки в минуты отсутствия покупателей.

Еще программа ведет контроль складских запасов по точкам продаж, автоматически оформляет переоценку на основании прихода, инвентаризации или импорта товаров в систему.

Управление программами лояльности, акциями и скидками

Вы можете создать бонусные или дисконтные карты, которые действительны во всех ваших торговых точках. Дисконтная карта позволяет дать покупателю скидку (в процентах, на основании покупательской активности), а бонусная карта после каждой покупки – добавлять баллы, которые можно использовать для частичной или полной оплаты следующих покупок.

Аналитика продаж

Товароучетная программа онлайн-кассы МТС ведет более 40 видов отчетов: отслеживает динамику продаж, рассчитывает вашу прибыль и средний чек, формирует отчет по неликвидным и популярным товарам, ведет учет по запасам. Знакомьтесь с автоматическими отчетами и корректируйте работу торговой точки.

Полный документооборот

Автоматически заполняются все необходимые документы: кассовая книга, счёт-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, журнал регистрации, чеки возврата, акты списания товаров, товарные отчеты и др. Кроме того, в программе вы можете заполнить алкодекларацию.

Работа с ЕГАИС и ФГИС «Меркурий»

Для тех, кто продает алкоголь или продукцию животного происхождения (например, мясную, молочную, рыбную). Все операции автоматизированы и занимают минимум времени. При этом за доступ к ЕГАИС и «Меркурию» не нужно ничего доплачивать, а при доработках законодательства «облачная» программа автоматически обновляется.

Товароучетный сервис онлайн-касс МТС может быть подключен не только к «МТС Касса», но и к другим популярным ККТ. Всем желающим ознакомиться с возможностями сервиса предоставляется бесплатный триальный период на 14 календарных дней.

Retail.ru