Retail practices. Финансовый отчет о прибыли и убытках

Финансово-экономический кризис внес свои корректировки, в развитие бизнеса, обнажив проблемы предприятий демонстрировавших ранее бурный рост за счет привлечения заемных средств. Деловые издания пестрят заголовками об уходе с розничного рынка Украины ведущих игроков. «Патерсон», «Детский Мир» «Домотехника», «Союз», «Арсен», «Окей» - либо меняют собственников, либо прекращают деятельность на территории  Украины. Время безумного роста арендных ставок на коммерческую недвижимость прошло… Бизнес начал внимательно считать деньги и минимизировать затраты. В этом и заключается – позитивное влияние кризиса. «Пена» сошла, а рынок остался.  Выжившие стали сильнее, мудрее, рассудительней.

Пришло понимание того, что каждое коммерческое предприятие должно генерировать стабильный финансовый поток. В этом состоит его основная цель и предназначение. Заработная плата, аренда, хозяйственные расходы должны возмещаться только за счет маржинального дохода. Бизнес в целом, и ритейл в частности, обязан покрывать  свои операционные затраты и часть издержек головного  офиса, возмещать владельцам амортизацию иначе его существование не целесообразно.

В этой публикации речь пойдет о ритейле. Для того чтобы проанализировать эффективность работы каждого отдельного магазина, я предлагаю использовать Финансовый отчет о прибыли и убытках компании (Profit-and-Loss Statement). Этот документ позволяет максимально эффективно управлять розничной сетью. Отчет состоит из 6 таблиц в формате Excel, умелое использование которых может значительно облегчить работу управляющему розничной сетью.

Таблица 1  «Бюджет»

Основные показатели в таб.1, на которые стоит обратить внимание:

• Продажи
• Маржа
• Операционные затраты и относительная величина Операционных затрат в общем объеме продаж
• Величина заработной платы и относительная величина Заработной платы в общем объеме продаж
• Величина затрат на Транспорт
• Аренда и относительная величина аренды в  общем объеме продаж

В данных  «Изменения» и «Динамика» рассчитываются увеличение/уменьшение  продаж с аналогичным периодом предыдущего года.

Таблица № 2 «ПРОДАЖИ, МАРЖА и УБЫТКИ»

Самый увлекательный лист, с помощью которого менеджер может определить распределение продаж по группам товарам, маржинальный доход по каждой из групп, а также убытки, которые понесет предприятие от воровства.

Лист «ПРОДАЖИ, МАРЖА и УБЫТКИ» - самый трудный участок работы. Показатели данной таблицы очень тяжело спрогнозировать, а их влияние на Результат Нетто и EBITDA очень велико. На  основании данной информации  можно проводить  анализ продаж с одного квадратного метра каждой группы товара и тем самым «чувствовать» эффективность каждого квадратного сантиметра и каждой полки  магазина.

Лист № 3 «Денежные средства операционные»

В таблицу «Операционные денежные средства» необходимо внести все операционные затраты предприятия.

Ниже указаны основные статьи затрат  любой розничной сети:

• Заработная плата
• Транспортные затраты
• Затраты на аренду
• Коммунальные затраты
• ИТ-затраты
• Маркетинговые услуги
• Материалы
• Страхование
• Оборудование
• Командировки

Таблица  №4 «P&L»

В этой таблице заполняется только одна, но очень важная статья: «Амортизация» (ст.30.01).

В каждой компании могут быть  свои законы  расчета амортизации, но магазин в любом случае  обязан «вернуть» средства,  затраченные на открытие, в течение всего срока аренды.

В статье «Результат  netto» в каждой ячейке можно видеть результаты магазина по месяцам, что позволит понимать величину избытка и недостатка финансовых средств   помесячно  на протяжении всего года:

Результат netto + Налоги= Результат brutto

Статья «Результат netto»  может стать одной из строчек Отчета о движении денежных средств розничной сети.

Таблица №5 « Заработная плата» включает в себя штатное расписание.

В нем указывается заработная плата, согласного штатного расписания, а также все затраты которые несет розничный магазин на оплату работы  сотрудников.

Таблица № 6 «Данные и константы»

 В данной таблице приведены основные константы, которые используются при расчетах жизнедеятельности  магазина:

• Величина арендной платы за 1 кв.м.
• Величина коммунальных платежей  за 1 кв.м
• Величина налогов на фонд заработной платы

Практические рекомендации по использованию отчета P&L.

С помощью данных полученных в отчете Вы можете:

1. Планировать жизнедеятельность магазина на этапе переговоров об аренде новых торговых точек. Анализируя предложенные арендные ставки и другие коммерческие условия договора аренды  рассчитывается EBITDA магазина на следующий календарный год. Данные для объема продаж берутся исходя из планируемого распределения площадей под группы товаров и данных о продажах   аналогичных действующих магазинов.
2. Стимулировать работу персонала. Каждый   директор ежемесячно вносит данные в Отчет P&L и сравнивает полученные результаты с планируемыми. На основании полученной информации  Директор магазина должен  вносить предложения для получения максимального значения EBITDA.

Рекомендация: Для повышения эффективности деятельности магазина переменную часть заработной платы директора рекомендую  соотнести с показателем EBITDA. Предложений относительно снижения цен и увеличения штата персонала станет значительно меньше.

1. Анализировать увеличения/уменьшения маржинального дохода. Изменение планограмм исходя из изменения маржинального дохода по группам товаров, оборачиваемости групп и подгрупп товаров и коммерческих условий работы с поставщиками
2. Получать четкую управленческую информацию для переговорного процесса с поставщиками об изменении коммерческих  условий. Понимая конкретную цель и пути ее достижения.
3. Проводить сравнительный анализ продаж  и маржинального дохода с квадратного метра по группам товаров во всех магазинах  розничной сети. Выявлять «Лидеров» и «Аутсайдеров». Корректировать работу всех магазинов сети с учетом положительного опыта 1-х и негативного опыта 2-х.
4. Корректировать формат магазинов. Анализ усредненных показателей продаж и маржинального дохода с квадратного метра позволяет принимать взвешенные решения относительно  оптимального размера будущих магазинов и улучшения показателей действующих.
5. Проводить переговоры с девелоперами о снижении арендных ставок. Это было почти невозможно в 2008 г , но сейчас дополнительным аргументов для общения с владельцем помещения может быть и реальный P&L действующего магазина с разными сценариями величины арендной ставки
6. Рассчитывать «О» точки рентабельности каждого магазина сети.
7. Проводить сравнительный анализ  продаж и маржинального дохода прошлых и текущих периодов по месяцам и группам товаров. Анализировать тенденции и эффективность управленческих решений.
8. Рассчитывать эффективное количество  персонала и фонд заработной платы в течение всего года с помесячной разбивкой

* все значения в отчет должны быть внесены без учета НДС

Дмитрий Иванов dmitriy.ivanov7@gmail.com www.retail.ru