Переход на онлайн-кассы: как превратить головную боль в выгоду

Закон об онлайн-кассах осложнил жизнь предпринимателей: выбор устройства, регистрация кассы, обучение сотрудников новому формату работы — все это непросто. Особенно когда времени немного: ИП должны перейти на новую технику до 1 июля. Эксперт по кассам нового поколения Олег Сушков, который руководит облачным ритейлом в МТС, рассказал, как выбрать кассу, которая поможет не только сэкономить, но и увеличить прибыль в перспективе.

Новые требования 54-ФЗ

Закон об онлайн-кассах в последнее время претерпел много изменений, которые могли запутать предпринимателей. С 1 июля 2018 года онлайн-кассы должны были стать обязательными для всех организаций и ИП, которые проводят наличные или электронные денежные расчеты. Однако в ноябре прошлого года часть малого бизнеса получила отсрочку, до 1 июля 2019 года штрафовать за отсутствие касс не будут:

• ИП без наемных работников на ЕНВД или патенте в сфере торговли и общепита.
• ИП без наемных работников, которые занимаются вендингом.
• Юрлиц и ИП, которые оказывают услуги населению.

Периоды неопределенности заставили многих предпринимателей понервничать. Кроме того, не каждый малый бизнес может сразу найти средства на покупку техники нового образца — это тоже повод для переживаний.

Ко всему прибавляется страх штрафов. Если ИП обязан зарегистрировать кассу, но работает без нее, он отдает в качестве штрафа от 25% до 50% выручки, но не меньше 10 тысяч рублей (для организаций — от 75 % до 100 %, но не меньше 30 тысяч рублей). Если налоговая пришла к вам второй раз, а вы продолжаете работать без кассы, и сумма выручки достигла 1 миллиона рублей, по закону руководителя отстранят от должности на 1–2 года, а бизнес приостановят на срок до 90 дней. Довольно ощутимо, согласитесь.

Автоматизация с выгодой

В то же время многие предприниматели, которым переход на онлайн-кассы казался лишь большой проблемой и головной болью, теперь осознают, что новые технологии могут улучшить и бизнес-среду, и их собственные бизнес-процессы. 

Кассы нового образца отличаются от старых тем, что способны в режиме реального времени передавать информацию о каждой проведенной транзакции с каждого кассового аппарата через оператора фискальных данных в Федеральную налоговую службу (ФНС). Операторы фискальных данных – своего рода провайдеры, обеспечивающие связь кассовых аппаратов с серверами ФНС. Расширение числа операторов облачных фискальных данных полезно для бизнеса и покупателей. Участники рынка конкурируют между собой в борьбе за клиентов и, соответственно, цены на свои услуги не завышают. Поэтому нововведение пока что не привело к подорожанию товаров и услуг.

Кроме того, в отличие от первой волны кассовой реформы, сейчас нет дефицита устройств, что значительно облегчает жизнь бизнесу. На рынке появилось большое количество вариантов онлайн-касс. Выбрать ее не так сложно, если определить собственные потребности и приоритеты и знать, какие тонкости важно учесть при переходе на новую технику.

Что покупать

Можно выбирать из нескольких видов онлайн-касс: фискальные регистраторы, автономные кассы и смарт-терминалы (или «умные кассы»). Предпринимателю важно обращать внимание на функционал кассовых и товароучетных программ для касс, поскольку от них зависит успех автоматизации бизнеса. При ведении бухгалтерского и налогового учета важно учитывать возможности их интеграции с кассой.

Также при выборе кассы важную роль играют такие факторы, как возможность работы без интернета и электричества, какой тип подключения к интернету она поддерживает. При торговле алкоголем следует обратить внимание, что не все кассы поддерживают работу с ЕГАИС .

Что учесть после покупки

Зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС гораздо сложнее, чем может показаться на первый взгляд. При этом, если в процессе регистрации допущены ошибки, исправить их в некоторых случаях невозможно - вам придется покупать оборудование заново и нести дополнительные расходы. Поэтому лучше всего покупать онлайн-кассу в комплекте с регистрацией в ФНС, чтобы доверить эту задачу специалистам.

Это справедливо и в отношении установки кассы: специалист должен обладать определенной квалификацией, позволяющей ему справиться с проведением нужных операций (регистрация в ФНС, подключение к оператору фискальных данных, установка драйверов, настройка кассовой программы и т. д.).

Специалист также должен провести инструктаж персонала по работе с кассой: процедурам продажи, возврата, обмена товара, формирования x-z-отчетов и прочим.

Кому-то все это может показаться не очень важным, но если вы не уделили должного внимания обучению персонала и сотрудник сделал ошибку (например, забыл выдать чек) — вы заплатите штраф, и немаленький (2 000 руб — ИП, 10 000 руб — юрлицо). И так — за каждую ошибку.

Фискальный накопитель (ФН) в кассе имеет определенный срок действия: 13, 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока ФН подлежит замене, что обосновано его конструкторскими и криптографическими особенностями. Следите за сроком действия вашего фискального накопителя и своевременно обращайтесь к квалифицированным специалистам в ЦТО для замены. Делать это самостоятельно не рекомендуется, чтобы не допустить поломки дорогостоящего устройства (ФН на 13 месяцев стоит около 6000 рублей, на 15 месяцев - около 7000 рублей, на 36 месяцев — около 10 000 рублей).

Какая касса упростит жизнь

Наиболее продвинутые кассы нового образца, в частности, смарт-терминалы, помогают автоматизировать процесс торговли, сделать его проще и в целом помогают управлять бизнесом более осознанно. Польза кассы для вашего бизнеса зависит от программного обеспечения, в нее установленного.

Смарт-кассы способны:

Рассмотрено на примере возможностей МТС кассы

• Легко выявить неликвид и автоматически вывести статистику по продажам товаров. Это отражает реальный спрос и позволяет четко регулировать процессы закупки и реализации товаров без излишков и недостач.
• Упростить инвентаризацию (ревизии) — кассы сами ведут приход и расход товаров в реальном времени, и для проведения инвентаризации вам достаточно выгрузить остатки. Продвинутые системы, такие, как МТС Касса, позволяют группировать остатки по разным критериям и проводить сверку частями, в часы, когда нет покупателей, не закрывая магазин.
• Не останавливать работу при отключении интернета/электричества и не терять прибыль. Некоторые смарт-кассы  могут  работать и в отсутствии интернета, успешно сохраняя информацию о продажах до устранения неполадок и при появлении связи автоматически передавая данные в ФНС. Некоторые кассы могут работать от аккумулятора до 24 часов (в зависимости от модели).
• Контролировать работу магазина. Онлайн-касса позволяет владельцу через его личный кабинет из любой точки мира отслеживать время начала и окончания смены, средний чек, сколько денег в кассе, количество возвратов, активность продавцов.
• Работать с программами лояльности. Бонусные системы привлекают клиентов, позволяют вам автоматически рассчитывать скидки для постоянных покупателей.
• Защитить бизнес от штрафов. Товароучетная система помогает легко заполнить все необходимые отчеты, в том числе для ЕГАИС, и избежать штрафов.
• Автоматизировать ценообразование — автоматическое назначение цен  ускоряет процесс приемки товара и исключает ошибки при назначении цены. Настройки по расчету цены на товары или группы товаров провести один раз (например, назначить фиксированный процент наценки от цены поставщика), а потом цены автоматом назначаются при приемке товара. Вы можете отслеживать изменения цен у поставщика и вовремя изменять цены в магазине, что освобождает от ошибок и лишних трат.

Уже немало, правда? Дальнейший разбег возможностей зависит только от требований конкретного предпринимателя к программному обеспечению.