Переход на ЕГАИС 3.0: от теории к практике

Что изменилось с 1 июля

На сайте федеральной службы по регулированию алкогольного рынка доступны методологические рекомендации по ведению поштучного учета в ЕГАИС. В мае документ обновился до версии 2.6.

В обновленной версии говорится о том, что с 1 июля 2018 система будет принимать документы только 3 версии (при ее наличии для данного типа документа), за исключением 2 версии отчетов о производстве/импорте продукции для фиксации оборота партионной продукции после 1 июля 2018 года.

При этом система не позволит отгружать и списывать продукцию с указанием неполного количества акцизных марок поштучной продукции. Партионную продукцию можно будет отгружать и списывать без указания акцизных марок по разрешенным ранее основаниям.

Оборот партионной продукции, к которой привязаны акцизные марки, можно учитывать без указания этих идентификаторов и без их предварительного отвязывания на 3 регистре остатков, если привязку осуществил поставщик.

Все это означает, что на текущий момент помарочный учет — это добровольное дело каждого субъекта рынка и его контрагентов. Например, одна из крупнейших сетей алкомаркетов уже объявила поставщикам, что с 1 августа будет принимать от них только помарочные поставки. Т. е. в ТТН должны быть указаны марки всех бутылок и коробок вне зависимости от того, старая или новая марка на бутылках.

Трудности перехода

Критика в отношении помарочного учета появилась задолго до того, как система начала работу в тестовом режиме. И причин для этого несколько.

Во-первых, цена вопроса. Чтобы выполнить все требования регулятора производителям, дистрибьюторам и ритейлерам необходимо закупить и установить новое оборудование и программное обеспечение, обучить сотрудников. Конечно, постепенно такие расходы становятся инвестициями: чем лучше автоматизирован бизнес, тем больше возможностей для развития. Но в ближайшей перспективе это сильно бьет по бюджету.

Во-вторых, время. Сложность и скорость внутренних бизнес-процессов участников рынка не всегда позволяют осуществить переход в установленные сроки. И здесь мы опять возвращаемся к первому пункту: планомерность и успешность перехода на новую версию во многом зависит от того, какое программное обеспечение для работы с ЕГАИС 3.0 используют в компании.

Первопроходцами в ЕГАИС 3.0 стали представители алкогольного рынка, работающие с крупными партиями продукции. Генеральный директор компании «Клеверенс» Сергей Баженов поделился своим опытом работы с представителями оптового сегмента. Компания разработала программу по автоматизации помарочного учета Mobile SMARTS: ЕГАИС 3, которую уже закупили заводы, дистрибьюторы и магазины: Simple, АО «АЛКОТРЕЙД СМ», АО «РОДНИК», «АРСЕНАЛ-ОПТ», «Маруся Бевереджис РУС», «АЛЬФА ЛЮКС», «Винсент Поволжье», «ВИНТАЖ», «Генри и К» и др.

Топ-3 проблем, которые возникают при внедрении программного обеспечения для помарочного учета:

1. Программа хорошо выглядит на рабочем компьютере разработчика, но на реальных устройствах и под реальными нагрузками либо вообще не работает, либо работает некорректно.
2. Базового функционала программного обеспечения недостаточно, его необходимо дорабатывать под уникальные бизнес-процессы компании, как на терминалах, так и в учетных системах.
3. Компании нужен не просто софт, а полноценное решение, т.е. к задаче внедрения оборудования и программного обеспечения необходимо подходить комплексно.

Вывод: при выборе программного обеспечения учитывайте сложность внутренних бизнес-процессов. Отдавайте предпочтение решениям, которые можно кастомизировать под ваши задачи.

Топ-3 проблем, с которыми уже столкнулись производители и ритейлеры:

1. Оптимистичная оценка сроков: технические специалисты обещали все сделать за месяц, а по факту прошло четыре и еще не все задачи реализованы. Этому есть вполне логичное объяснение: мало опыта, не успели «набить руку», чтобы корректно оценивать сроки и брать запас времени на форс-мажоры.
2. Вера в собственные силы: компания осознанно отказывается от аутсорсинга, рассчитывая на штатного it-специалиста у которого, как правило, нет подобного опыта. Здесь на первый план выходит неоправданная экономия: бюджеты на софт и разработку не выделены, при этом весь бизнес зависит от качества работы этой системы.
3. А вдруг «пронесет»: до последнего откладывается запуск процессов по переходу на ЕГАИС 3.0 в надежде на послабление законодательства. В результате потерянное время конвертируется в потерянные деньги.

Вывод: не ждите чуда и делегируйте технические задачи специалистам с опытом, но будьте готовы к тому, что техническая реализация может затянуться.

Готовность 100 %

Чек-лист для проверки вашей готовности к переходу на помарочный учет от компании «Клеверенс»:

• Подготовлена база данных всех марок и всех их движений. Не важно, в самой ERP или отдельно.
• Для производителей, дистрибьюторов и складов: в учетной системе есть отдельный регистр для партионной продукции и отдельный для помарочной.
• Во всех бизнес-процессах происходит сопоставление между фактически отсканированной товарной и планируемой алкогольной номенклатурой. На любой стадии можно сформировать отчет о расхождениях между планом и фактом. Иначе концов будет не найти.
• Склад оборудован терминалами сбора данных, сотрудники склада прошли инструктаж. Без терминалов сбора данных сканировать что-то — все равно что забивать гвозди руками или мышкой от компьютера.
• Отлажены бизнес-процессы в системе регламентированного учета: проводки документов, связанные счета и акты, всегда можно найти причину расхождений в поставке или отгрузке.
• Вы готовы к проверке контрольной службы ФСРАР: знаете что делать и как грамотно отвечать на их запросы.

Если по всем пунктам ответ «да» — поздравляем, вы готовы к переходу на ЕГАИС 3.0. Если вы еще не начали готовиться к помарочному учету, то вы уже опоздали. Но переходить на новую систему все равно придется, поэтому необходимо запастись терпением и потратить время на выбор компетентных подрядчиков.