Отсутствие недостачи – результат целенаправленной работы или мошенничество?

Недостачи, имеют определенную зависимость от ряда локальных факторов:

• – структура собственности (чем больше акционеров, тем хуже),
• – размер торговой компании (чем больше торговых точек, тем хуже),
• – региональный признак (чем ближе к федеральному центру, тем хуже),
• – размер населенного пункта (чем больше, тем хуже).

При прочих равных (микролокация, мотивация, ресурсы безопасности и т. д.) недостачи в похожих сетях должны быть примерно одинаковы. Однако в некоторых случая мы наблюдаем существенные (и радостные) исключения. Отчего в некоторых торговых сетях или одиночных магазинах недостачи значительно ниже других? Попробуем ответить на этот вопрос.

Почему все хорошо?

В некоторых сетях ситуация с потерями более благоприятна, потому что:

• • Компания повышает лояльность сотрудников и тем самым снижает количество работников, желающих нанести ущерб.
• • Служба безопасности имеет четко поставленную задачу и соответствующую компетенцию по системному выявлению и устранению рисков нанесения ущерба и исполняет эту задачу с определенной периодичностью.
• • Максимально регламентированы торговые процессы и поведение сотрудников на торговых объектах. Высокая степень детализации тех действий, которые запрещены, ограничены или недопустимы. То есть, в любом регламенте мы должны находить фразы/абзацы, начинающиеся со слова «запрещено», за подписью сотрудников.
• • Компания имеет понятие о том, что в худшем случае примерно 70% сотрудников желает нанести ей ущерб, и не делают они этого только потому, что боятся быть пойманными и наказанными. В торговой сети должна быть построена система неизбежного и абсолютного преследования сотрудника, уличенного в хищении – уголовного, информационного, репутационного, материального, дисциплинарного, социального и т.д.
  
• • Построена четкая система контроля объектов, процессов, персонала и рабочего времени, внутри которой сотрудники постоянно находятся в тонусе – «в любой момент проконтролируют, поймают и накажут».

А если копнуть поглубже…

Компании, внедряющие представленный системный подход, получают значительное снижение потерь за полгода. Чаще всего началом такого процесса становится потрясение, которое получает владелец фирмы, узнавая, что снижение потерь вполовину увеличивает прибыль на четверть.

О таком подходе уже многое написано. Сейчас поговорим об исключениях, когда в компании ничего из перечисленного нет, но в магазинах отличные результаты по недостаче. Причин тут может быть несколько:

• • Директор магазина (сознательно или не очень) понимает суть лояльности, регламентации, контроля и «устрашения» и действует верно, в соответствии с указанными принципами. Такие «звезды» видны сразу и хорошо известны руководству и СБ.
• • В магазине подобрались исключительно честные и порядочные люди. Считаю утопией, но чем черт не шутит!
• • «Хорошие» недостачи могут являться результатом мошенничества администрации магазина.

Вот тут самое время разобраться с этим подробней. Какие же возможности есть у администрации магазинов для «улучшения» своих результатов?

Начнем с бесхитростных возможностей, связанных с проведением инвентаризации. Здесь, как правило, ничего сложного:

• • Намеренный неоднократный пересчет товара, числящегося в недостаче, особенно при хранении в разных местах, что усложняет контроль. Особенно если схожий товар принадлежит разным подразделениям (торговый зал-производство-столовая-склад), но считается как принадлежащий одному инвентаризуемому подразделению.
• • Хуже, если директор магазина самостоятельно может править итоги пересчета. Стоит отметить, что в некоторых случаях руководство компании не сразу сможет выявить факт мошенничества. Например, при неправильной настройке интерфейса непосчитанный (не сканированный терминалом сбора данных) товар может не попадать в инвентаризационную ведомость, а проверять тысячи позиций способны не все. Конечно, это скорее исключение, но встречается до сих пор.
  
• • Инвентаризация проведена правильно (предположительно), но ревизор не смог устоять перед родством/натиском/обаянием директора магазина и пошел на фальсификацию итогов, намеренно приукрасив результаты. Вероятно, затем произойдет деление премии директора магазина за хорошие итоги с ревизором.

Усложняем схему

Более сложная история связана с ценой товара, по которой он учитывается в инвентаризацию. Как ни странно, эта цена (назовем ее учетной ценой) может не только не быть равной закупочной стоимости, но даже может быть выше розничной цены. И тогда растут ваши виртуальные потери, а вы продолжаете искать воров, которые ничего не украли. Особенно если смотрите ущерб только по сумме, без изучения количественных показателей инвентаризации. Причины этого феномена могут быть различные, так как учетная цена может формироваться разнообразными расчетными способами, например:

• • По сложным алгоритмам как средневзвешенная между первой и последней закупочными ценами без НДС (а может, и с НДС, кто ее знает?).
• • Как последняя перед инвентаризацией закупочная цена с НДС или без такового.
• • Как отпускная для продукции собственного производства, или как калькуляционная.
• • Как первая закупочная (используется реже) и т. п.

Учетная цена может быть равна розничной. В общем, здесь полный бардак, потому что единых правил, установленных законодательством, нет, и многие информационные алгоритмы работают иногда в минус.

Посмотрим, какие есть возможности для «ценового улучшения» ситуации:

• • При учете по розничной цене расчет недостачи ведется по существующим «вторым» ценам –акционным, скидочным, рекламным и пр., которые ниже регулярных, а излишек – наоборот.
• • Проведение локальных/частичных инвентаризаций товаров в недостаче в период действия таких «вторых» цен, излишка – наоборот.
• • Если учет идет по последней закупочной стоимости, может иметь место договоренность с поставщиком о снижении цены на одну поставку с незначительным количеством товара.
• • Если бонусный товар приходуется по нулевой цене, и вопрос в системе учета не контролируется – инвентаризация по нулевой цене.

И много тут может быть еще всяких «чудес», известных только IT-специалистам, и то не всегда. Поэтому руководству компании и СБ стоит изучать и знать методы формирования той цены, по которой идет учет инвентаризации для товаров различных категорий. Особенно актуальным может быть этот вопрос для продукции собственного производства, когда калькуляции могут быть такими, что учетная цена товара становится выше розничной, с чем я сталкивался неоднократно.

Мошенники без сомнений

Далее речь пойдет о прямых фальсификациях, в результате которых создаются излишки товаров. Излишки могут быть как по воруемому товару, так и по всему остальному ассортименту, что актуально в условиях выведения итогов инвентаризации по принципу сложения недостачи с излишками. Следует иметь в виду, что в действительности жизнеспособность указанных «левых» схем целиком зависит от многих индивидуальных факторов той или иной торговой сети – системы учета, системы контроля, технологических процессов и т. д. Где-то они возможны, а где-то нет.

Обратимся к приемке товара и отношениям с поставщиками. Вот где кроется масса возможностей для обеспечения будущей «хорошей» инвентаризации:

• • Не оприходованные излишки. Излишки товаров могут поступать в магазин разными путями – ошибки поставщика, бонусный товар (часто без документов), коносаментные веса, товар сверх заказа как компенсация скоропорта или иных свойств товара и т. д. Прием такого товара без учета в системе создает прямые излишки. Если их не вынесут «налево», то они будут посчитаны в инвентаризацию и покроют часть недостачи.
• • Неполное или частичное оприходование поставки, может проводиться накануне инвентаризации. То есть, принимается 100 единиц товара, в систему товародвижения приходуется 80, в излишке на дату проведения инвентаризации 20 единиц. После инвентаризации товар доприходуется. Часто именно из-за этого рождается такой феномен, как накопительные недостачи.
• • Ложное заявление о браке либо недостаче при приемке. В зависимости от условий приемки товара (отложенная, паллетная и пр.), как правило, без процедуры прямой передачи товара от водителя-экспедитора товароведу-приемщику, магазин на следующий день декларирует наличие недостачи или брака в поставке при отсутствии этой проблемы в действительности. Прямой обман поставщика, и излишек этого товара в магазине.
• • Не отгруженный полностью или частично возврат. Возврат поставщику проводится по системе учета, товар списывается с остатков, но на дату инвентаризации не отгружается и попадает в пересчет, внося свой вклад в «снижение» недостачи. В моей практике бывало и такое, что некоторые директора магазинов умудрялись возвращать поставщику дважды один и тот же товар. Не всегда водители, оформляя получение возврата, забирают товар (скоропорт) на утилизацию – мол, сами выбросьте. В следующий раз их опять ждет тот же самый товар, как бы на возврат. И это уже излишек.
• • Аналогично с перемещением товара в другой магазин или на склад (РЦ).

Переместил – обманул!

Завершим разоблачение мошенников описанием модной в последнее время схемы, связанной с перемещениями товара в другие магазины своей сети. Это относительно безопасно, как считают некоторые директора, так как формально все может выглядеть вполне прилично:

• • Перемещения товара из магазина в магазин накануне инвентаризации. Для местных контролеров создаются «левые» документы, и товар-недостача уезжает в нуждающийся магазин на пересчет, затем возвращается обратно. Это может быть также товар-излишек, например, несколько бутылок дорогого алкоголя способны нивелировать недостачу целого отдела пива. Конечно, реализуемость такой схемы зависит от существующей системы контроля. Схема применима также при перемещениях между отделами и складами.
• • Виртуальные/логические (безтоварные) перемещения. В ряде случаев директору магазина нет нужды озадачиваться перевозкой товара, он может просто провести перемещение (отгрузку) по системе учета. Товар как бы уехал, но по факту остался – считайте, ревизоры, излишек! Конечно, после инвентаризации проводится либо обратное перемещение, либо этот документ отменяется.
• • И совсем запредельные возможности некоторые компании предоставляют своим сотрудникам, когда позволяют (сами того не понимая) проводить приходные или расходные документы, влияющие на остатки товаров, задним числом. Здесь тоже множество тонкостей, но прямой обязанностью ответственных лиц является необходимость разбираться в этом.

Итак, мы перечислили почти три десятка возможностей, которые находятся в руках директоров магазинов и позволяют самым нечестным из них обманывать руководство торговой компании, показывая свою «отличную» работу по снижению недостач.

Разумеется, служба безопасности и другие руководители компании должны знать об этих рисках и принимать соответствующие и часто очевидные меры контроля. Существует два наиболее результативных инструмента предотвращения таких рисков – IT-аналитика и видеоаналитика. Видеоаналитика как инструмент контроля он-лайн позволяет выявлять расхождения между заявленными объемами товаров и фактически визуализированными на картинке, иллюстрировать отсутствие фактов приемки или отгрузки товаров против проведенных в системе учета и т. д. Аналитика с помощью информационной системы проводится путем системного исследования записей о движении товаров, оборачиваемости, товарных остатках и иных статистических срезов. Конечно, компании должны иметь и уметь владеть такими современными инструментами контроля, не позволяя никому залезать в свой карман.

Игорь Чумарин, директор Агентства исследования и предотвращения потерь

Полная версия статьи в журнале «Точка продаж» №82 (ноябрь 2013)