Обзор сервисов для обмена электронными документами

Многообразие сервисов для обмена электронными документами в сфере ритейла

За четверть века рыночной экономики образовалось множество крупных и сверхкрупных игроков, которые сегодня выступают законодателями моды ведения бизнеса в торговле. Именно эти игроки первыми столкнулись с проблемами, связанными с масштабами торгового документооборота.

Представьте себе крупную торговую компанию с огромной сетью поставщиков, количество ежемесячно отправляемых и принимаемых документов между которыми настолько велико, что трудно поддается подсчету. С какими проблемами сталкивается ритейлер в таком случае?

• с необходимостью оформлять значительное количество документов, сопровождающих поставки: товарные и транспортные накладные, счета-фактуры, акты и др.;

• с массовыми случаями исправлений сопроводительных документов и необходимостью в связи с этим составлять дополнительные документы (например, исправленные и корректировочные счета-фактуры);

• с постоянными задержками и потерями документов при доставке, что ведет к доначислениям НДС и создает финансовые сложности для компании;

• со сложностями хранения большого объема документов и т.д.

Возникает резонный вопрос: как крупным игрокам минимизировать, а еще лучше – избежать всех перечисленных выше проблем? Ведь если не заняться их решением прямо сейчас, вероятен риск лишиться топовых позиций, уступив место под солнцем более инициативным акулам торгового бизнеса.

На самом деле ответ лежит на поверхности – и это переход на обмен электронными документами.

Сервисы обмена электронными документами

Часть описанных выше бизнес-проблем решается за счет использования сервисов обмена электронными данными. На рынке сегодня существуют множество сервисов, с помощью которых документооборот с торговыми поставщиками, производителями, партнерами и другими контрагентами можно вести в электронном виде. Остановимся на наиболее интересных и перспективных из них.

EDI, или электронный обмен данными, представляет собой набор стандартов, позволяющих передавать крупные объемы структурированной цифровой информации от торговой сети к ее поставщикам и обратно. Сервисы на основе EDIиспользуются в секторе электронной коммерции уже более 30 лет, но в России данные технологии начали находить применение заметно позже – в 2004 году – и задели преимущественно продуктовый ритейл . Сегодня обмен EDI-сообщениями выглядит наиболее привлекательным для крупных ритейлеров, поставщиков и производителей продуктов питания, бытовой техники и др. товаров, а также для аптечных сетей.

Технология EDI позволяет обмениваться следующими электронными документами:

• каталоги товаров,

• инвойсы,

• заказы на поставку товара,

• подтверждения заказа,

• уведомления об отгрузке,

• акты сверки взаиморасчетов и др.

Как видите, в данном списке нет первичных учетных бухгалтерских документов. Всё потому, что технология Electronic Data Interchange не обеспечивает передаваемым документам юридическую значимость, она не предполагает применение усиленной электронной подписи.

Технология EDI используется компаниями в качестве инструмента заказа товара, оперативного учета и сверки с контрагентами. Поскольку сообщения EDI являются структурированными (XML), они легко поддаются обработке в информационных системах.

Ритейлеры не понаслышке знают, какие проблемы порождаются в результате разного представления и понимания товарной номенклатуры у участников сделки. Например, для кого-то «красные сапожки женские» могут оказаться «женскими сапогами красными». Покупатель ждет один товар (тот, что указан в спецификации), а поставщик присылает первичные документы (ТОРГ-12), в которых этот же товар назван по-другому. Как приходовать и учитывать такие поставки? Нужно просто «стыковать» номенклатуру поставщика и покупателя. Эту задачу решают сервисы глобальных каталогов.

Торговые партнеры могут обмениваться бизнес-данными, используя глобальную сеть синхронизации данных GDSN (TheGS1 Global Data Synchronisation Network®). Когда поставщик или покупатель организации обновляют свои базы данных, в организации партнеров данные претерпевают аналогичные изменения. Все участники имеют доступ к общим, постоянно обновляемым данным.

Перевод с сайта gs1.org.

С помощью сервиса GDSN можно закрыть сразу несколько потребностей. В их числе – синхронизация широкой и постоянно меняющейся номенклатуры, что более чем актуально для сферы ритейла.

В отличие от EDI сервисы обмена юридически значимыми электронными документами (далее – ЮЗЭДО) имеют молодую историю. Однако можно с уверенностью говорить о том, что в будущем их роль в российском ритейле только упрочится. Иначе зачем крупные торговые компании выбирают сегодня юридически значимый электронный документооборот со своими контрагентами?

Свое массовое развитие сервисы ЮЗЭДО получили в 2012 году, после выхода Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, который на законодательном уровне разрешил выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме. Через сервисы возможен обмен электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12, товарно-транспортными накладными и т.д. В общем, всеми теми документами, которыми массово обмениваются друг с другом торговые компании, поставщики, производители товаров, дистрибьюторы.

Среди основных отличительных особенностей сервисов ЮЗЭДО, которые выделяют их на фоне остальных решений для обмена электронными документами, следует выделить обеспечение юридической значимости передаваемых документов. Каждый документ, отправляемый через сервис, обладает юридической значимостью. И это обеспечивается не только за счет использования усиленной квалифицированной электронной подписи, но и за счет соблюдения особых Регламентов обмена электронными документами (см. Приказ Минфина РФ N 50 н), требований к формам и форматам документов.

В чем заключается выгода юридически значимых электронных документов для ритейлеров? Документы априори соответствуют утвержденным формам и форматам и готовы к истребованию. Организация может легко выгрузить их из сервиса ЮЗЭДО и представить в контролирующие органы.

Вывод

Рынок предлагает множество сервисов для автоматизации обмена электронными документами между торговой компанией и ее контрагентами. В этой статье мы перечислили далеко не все решения, но наиболее востребованные самими ритейлерами. Выбор того или иного из них продиктован целым рядом закономерностей – масштабами бизнеса, объемом исходящей документации и ее спецификой, числом контрагентов, готовых перейти на электронный обмен и т.д. Но самое главное – целью, которую ставит перед собой компания. И для большинства ритейлеров цель в последнее время сводится к тому, чтобы обмен электронными документами перешел в статус юридически значимого, а обеспечить это под силу именно сервиса обмена ЮЗЭДО.

Авторы: Евгения Герасимова, Александр Валеев, сервис Synerdocs.