Ландшафт ИТ-возможностей: как ритейлеру выбрать систему автоматизации

Нужна ли ритейлеру сложная ИТ-система с полным функционалом и всеми тонкостями управления процессами или достаточно просто организовать место кассира? Недостаток функций приведет к упущенным продажам и возможностям, избыток – к лишним затратам. Для разных задач магазина на рынке есть специализированные решения. О том, как найти наиболее подходящую систему автоматизации, на что обратить внимание перед покупкой, на чем сэкономить и какие возможности для развития бизнеса открывают внедрения современных ИТ-продуктов, рассказали участники онлайн-конференции «Решения «1С» для автоматизации торговли: от рабочего места кассира до масштабирования розничных сетей».

Фото: Funtap/shutterstock

Кассовый узел – ключевая точка магазина

Рабочее место кассира важно организовать с учетом сегмента торговли, формата магазина и особенностей бизнес-процессов. Фирма «1С» разработала четыре варианта рабочего места кассира.

«1С:Мобильная касса» – умная касса (смарт-терминал) с бесплатной программой «1С», которую также можно установить на смартфон и планшет.

«1С:РМК» – специальная программа для кассиров, легкое ПО, способное работать на «слабых» недорогих компьютерах.

«1С:Касса» – простое решение, которое кроме прямых функций кассы позволяет работать с документами, вести учет остатков, делать списание и пр.

«1С:Розница/Управление нашей фирмой/Управление торговлей». Если нужен полный функционал, можно поставить более сложное решение, в котором есть встроенное рабочее место кассира.

Первые три решения – самые простые и доступные, подходят даже для мелкоформатной торговли. Остановимся на них.

– Для небольшой торговой точки достаточно терминала с 5-дюймовым экраном, который стоит около 18 тыс. рублей. Такой же, но с подключением эквайринга обойдется в 20 тыс. рублей. В крупном магазине лучше установить аппарат с экраном побольше, 10–11,6 дюйма, со множеством USB-портов, куда можно подключить весы, сканер, банковский терминал. Такой терминал стоит около 30 тыс. рублей».

«1С:Мобильная касса» обеспечивает полноценное рабочее место кассира и соответствует требованиям ФЗ-54. Она может быть подключена к любым программам «1С» – «1С:Касса», «1С:Розница» , «1С:Управление нашей фирмой» , «1С:Управление торговлей» и даже к «1С:Бухгалтерия».

Торговая точка может продавать весовой, расфасованный, маркированный и немаркированный товар, а также алкоголь, если в локальной сети есть универсальный транспортный модуль. Может работать одновременно по двум системам налогообложения. Принимает оплату наличными, картой, СБП. Если закон позволяет удаленную фискализацию, можно удаленно печатать чеки через облачную «1С:Кассу», сервисы «Атол онлайн» или «Рарус Облачная Касса». Оформляет отложенные чеки и авансовые платежи.

Доступны ручные, а также простые накопительные и персональные скидки по номеру телефона покупателя.

Прямо в мобильной кассе есть возможность делать документы оприходования, списания, инвентаризации и передавать их в товароучетную систему.

«Недавно появился просмотр остатков, теперь можно в справочном режиме посмотреть остатки по всем товарам и настроить кассу так, чтобы кассир не мог продать товары в минус, – поясняет Дмитрий Шустерняк. – Это позволит избежать пересортицы, что является серьезной и частой проблемой розницы».

В 2023 году подключили «1С:Мобильную кассу» к системе лояльности, реализованной в «1С:Розница» и «1С:УНФ», и появилась возможность оформлять маркетинговые акции и скидки, рассчитываться бонусами.

Ограничения. Может торговать только одно предприятие или ИП. Если необходимо торговать от двух юрлиц, надо ставить две мобильные кассы. Нет агентской схемы, комиссионной торговли, учета товаров по серийным номерам, продажи наборов товаров.

Не работает с маркированными ювелирными изделиями и лекарствами.

«1С:Рабочее место кассира» подойдет одиночному магазину и торговым сетям. Для организации места понадобятся: компьютер (можно выбрать самый простой и дешевый, ноутбук на Windows или Linux, даже старый, на процессоре Intel Atom или Intel Celeron), любая совместимая с «1С» онлайн-касса и программа «1С:РМК», которая стоит 3,3 тыс. рублей с пожизненной лицензией и бесплатными обновлениями.

Подключается к «1С:Касса», «1С:Розница», «1С:УНФ», «1С:УТ». Умеет все, что необходимо для работы кассира:

• продажа, возврат, отложенные чеки, замена товара;

• продажа алкоголя и маркированного товара, контроль минимальных розничных цен;

• запрос текущих остатков;

• оплата наличными, картой, бонусами, СБП, электронные сертификаты;

• выдача наличных в пределах 5 тыс. рублей, что актуально в условиях сельской местности;

• работа программы лояльности – поддерживаются все скидки, промокоды и акции, вводятся новые карты лояльности с смс-подтверждением телефона покупателя;

• работа с характеристиками товара, учет товаров по сериям, продажа наборов;

• избранные товары, удобный плиточный интерфейс, настройка округления;

• работа с несколькими системами налогообложения, с двумя организациями одновременно.

Ограничения: работает только в связке с товароучетной системой, не имеет управления номенклатурой и ценами, товароучетных документов, нет полноценной базы остатков, поэтому невозможно запретить продажи в минус. Нет авансов, предоплаты, продажи в кредит, агентской схемы, платежей в пользу третьих лиц, комиссионной торговли; не работает с ювелирными изделиями и лекарствами.

«В 2023 году в программу добавилась возможность выдавать заказы, а также возможность использовать ее в качестве самообслуживания, – говорит Дмитрий Шустерняк. – Эти функции становятся все более востребованными».

«1С:Касса» потребуется магазину, где кассир не только выполняет свои прямые функции, но и списывает или оприходует товары, оформляет накладные, подписывает УПД, ведет ЭДО и пр. Решение подходит для малой розницы, одиночного магазина или сети из небольших торговых точек, а также более крупным ритейлерам, которые хотят легкую простую программу как дополнительный инструмент к «1С:Розница» или «1С:УНФ».

Для установки программы нужны: компьютер или ноутбук (подойдет самый дешевый на Windows или Linux, Intel Atom, Intel Celeron), онлайн-касса, совместимая с «1С», и программное обеспечение «1С:Касса», которое стоит 5 тыс. рублей (пожизненная лицензия с обновлениями). В некоторых случаях удобнее использовать не локальную, а облачную программу, которая стоит от 200 до 600 рублей в месяц.

Умеет «1C:Касса» почти все то же, что «1С:РМК», плюс обладает товароучетным функционалом: можно управлять номенклатурой и ценами, продавать и принимать маркированные товары и алкоголь, вести полноценный учет товарных остатков, работать с электронным документооборотом, одновременно использовать две системы налогообложения, продавать весовые товары, печатать ценники и этикетки, делать шаблоны штрихкодов. А еще – работать с онлайн-заказами, удаленно печатать чеки из интернет-магазина и от курьеров с приложением «1С:Мобильная касса». В 2022 году появился просмотр остатков из «1С:УНФ» и «1С:Розница», а начиная с версии 4.0.6 «1С:Касса» умеет работать со скидками, акциями и бонусами, реализованными в «1С:УНФ/Розница».

Ограничения: для учета доходов и расходов, расчетов с контрагентами нужен обмен с «1С:Бухгалтерия» или «1С:БизнесСтарт» ; может вести только одно предприятие или ИП, нет агентской схемы, комиссионной торговли, авансы – самые простые, предоплата – только в заказах, не поддерживается маркировка ювелирки и лекарств, во всех магазинах сети может быть только одна цена товара, нет учета по серийным номерам, не поддержаны подарочные сертификаты.

Сделали так, что в «1С:Касса» можно назначать цену по акции не для всей сети, а для одной или нескольких точек, то есть в зависимости от магазина использовать два вида цен – обычные и специальные.

«Стараемся делать решения для кассы простыми и понятными, в которых пользователь вполне может разобраться сам, – говорит Дмитрий Шустерняк. – К тому же на YouTube и Rutube есть обучающие ролики. В нашем портфеле есть целый набор программ, из которых по принципу конструктора можно собрать решение для торгового предприятия любого масштаба – от маленькой палатки на рынке до федеральных сетей».

Новое для малого бизнеса: быстрее, проще, актуальнее

Для малого бизнеса подходит несколько решений.

«1С:РМК» содержит все, что нужно для работы кассира, но не является самостоятельным решением.

«1С:Розница 2.3» – самодостаточное решение, в котором есть продажи, закупки, склад, деньги, персонал.

«1С:УНФ» – комплексная автоматизация, содержит большое количество подсистем для автоматизации процессов – CRM, продажи, закупки, склад, финансы, персонал, бизнес-аналитика, регламентированная отчетность ИП.

Предприниматель может сначала поставить самое простое решение, а расширившись и подключив новые каналы, перейти на более сложное. Чтобы этот переход был безболезненным, понадобилось обновление программного обеспечения для МСП.

Теперь «1С:Розница 3.0» и «1С:УНФ 3.0» вместе с «1С:РМК» имеют общую архитектуру, интерфейсы и одинаковые возможности для розничных продаж».

Линейка решений 3.0 – это целая экосистема различных интеграций, в том числе с сайтами и маркетплейсами, мобильными приложениями и другими сервисами. В «1С:Розница 3.0» встроено «1С:РМК», процессы склада, продаж, закупок, управления персоналом. «1С:УНФ 3.0» включает полностью возможности «1С:Розница 3.0» плюс расширяет эту конфигурацию по направлениям – финансовый учет, проектная деятельность, налоги, анализ бизнеса, производство, CRM.

«Преимущества обновленной линейки – сокращение сроков разработки новых функций, востребованных на рынке, которые внедряют предприниматели, – говорит Андрей Иванов. – Есть оперативная поддержка нового законодательства, сократилось время изучения программ пользователями и техническими специалистами. Вся базовая функциональность – единая. Часто индивидуальные предприниматели заказывают доработку под свои потребности, но потом, когда они хотят перейти на более функциональное решение, приходится заново настраивать программу и делать доработки. Линейка 3.0 этого не требует, все, что было разработано в «1С:Розница 3.0», при росте бизнеса и переходе на «1С:УНФ» сохраняется. Упрощается одновременное использование программ в системных ландшафтах предприятий».

Переход в «1С:Розница 3.0»: расширение возможностей

По сравнению с редакцией 2.3 программа получила новые возможности.

Оптовые продажи теперь не имеют ограничений по ассортименту, можно продавать любой товар, в том числе маркированный, из любой розничной точки.

Комиссионная торговля – можно не только принимать, но и передавать товар на комиссию. При этом работа с отчетом комиссионера стала более удобной, есть автоподбор партий поступления, цен передачи и расчет сумм, учет НДС при разных системах налогообложения у комитента и комиссионера.

Онлайн-торговля. Реализовано удобное управление собственными сайтами. Можно быстро выгрузить картинки, назначить и изменить цены. Поддерживается интеграция с крупными маркетплейсами – «Яндекс Маркет», Wildberries, Ozon.

Управление ценами и скидками. Есть прайс-лист с картинками и штрихкодами, который удобно использовать в отделе оптовых продаж, торговому представителю на выезде, кассиру в пекарне, где нет упаковки со штрихкодом.

Скидки и бонусные программы для оптовиков. Можно оформлять скидки не только для розницы, но и для оптовиков.

Промокоды на скидку, которые помогают стимулировать повторные покупки и проводить анализ каналов привлечения покупателей, можно печатать на чеке, а также рассылать клиентам в электронном виде.

Закупки и склад. Если раньше в программе можно было хранить только цену последней закупки, то теперь поддерживается загрузка прайс-листов с актуальными ценами и остатками на складе поставщика. Заказы размещаются с учетом данных поставщика о ценах и остатках. Делается расчет страхового товарного запаса, чтобы не было пробелов на полке. Можно посмотреть динамику оборачиваемости склада.

Новый банк-клиент имеет интерфейс, похожий на «1С:Бухгалтерия». Позволяет выгружать платежные поручения и загружать все операции, прошедшие по банку.

Производить больше учетных операций – учесть взаимоотношения с сотрудниками, учредителями и бюджетом, получить подробный анализ текущего состояния по доходам и расходам.

Уточнен расчет себестоимости. Можно сделать анализ рентабельности товара и торговой точки в целом.

Прием и возврат авансов СБП. Контроль расчетов по каждому документу стал более точным, так как учитывает все корректировки, произведенные после платежа.

Управление персоналом. Если раньше программа позволяла только составить расписание работы персонала, то теперь можно сделать штатное расписание, рассчитать зарплату и премии по личным продажам, вести кадровый учет, перевод, совместительство и увольнение сотрудника; учесть удержания, вычеты, займы сотрудникам.

Мобильный клиент обеспечивает удаленный доступ к базе с мобильного устройства, есть мобильная касса для выездной торговли и доставки, удаленное оформление заказа покупателя.

С помощью встроенного конструктора можно собрать брендированное приложение для покупателя «Кабинет клиента». В приложении покупатель сможет создать и оплатить заказ, видеть точные остатки выбранного товара в магазине или на складе, а также указать, какой вид доставки ему необходим.

В новой версии 3.0 объединены приложения «1С:Кладовщик» и «1С:Проверка ценников», теперь проверка и распечатка ценников входят в задачи поставщика, можно также настроить варианты загрузки документов, оформленных в приложении, и форму работы с каждым типом документов.

Обеспечена поддержка законодательства – работа с кодами маркировки и интеграция с системами прослеживаемости. Таким образом переход в «1С:Розница 3.0» открывает новые возможности по учету и управлению розницей. Для упрощения перехода разработан специальный инструмент «Помощник переноса данных».

«1С:Управление нашей фирмой»: все сферы бизнеса в одной программе

«1С:Управление нашей фирмой» – решение для разных видов малого бизнеса: торговли, услуг и производства. Расширяет возможности «1С:Розницы», предоставляя больший набор инструментов для реализации бизнес-задач. В одной системе объединены CRM, продажи, закупки, склад, персонал, финансы и бизнес-аналитика.

В «1С:УНФ» есть интеграция со всеми популярными мессенджерами, с шестьюдесятью операторами телефонии, шестью операторами связи, инструмент оповещения – массовые рассылки.

В новой версии 3.0 стала проще и удобнее работа с почтой, появилась синхронизация папок с самыми популярными почтовыми сервисами. В карточке письма область редактирования текста увеличена в три раза, поэтому стало удобнее писать и просматривать письма.

Для расширения каналов продаж можно создать собственную веб-витрину и таким образом быстро выйти в онлайн-канал, сконструировать собственное мобильное приложение без участия программистов. Возможна интеграция с магазином «ВКонтакте» и маркетплейсами.

Для работы с покупателями важно агрегировать все обращения и заявки из разных каналов коммуникаций в одном рабочем окне, для этого в «1С:УНФ» создан «Контакт-центр», где менеджер может работать с входящими заявками от клиентов и текущими задачами.

В новой версии получил развитие инструмент «Календарь» – синхронизация с календарями популярных внешних сервисов.

В «1С:УНФ» можно увидеть весь путь клиента и выручку, которую он принес компании, а также отмены заказов. Анализ этой информации поможет сохранить и увеличить продажи. Для связи с покупателем есть сервис «Контактные формы», с помощью которого можно сконструировать форму и отправить клиенту для заполнения.

Все эти новые функции расширяют возможности увеличения продаж.

«1С:Управление торговлей»: комплексная автоматизация для крупных компаний

Старший продукт в линейке решений для автоматизации торговых компаний – «1С:Управление торговлей» – подходит предприятиям, детально управляющим своими процессами товародвижения, которым требуется масштабирование и сложная настройка процессов. Решение позволяет автоматизировать любые виды и схемы торговли, управлять самыми разными сценариями.

«1С:УТ» всегда используется в связке с другими решениями «1С». Интегрируется с сайтами и торговыми сервисами. Подключается к оборудованию всех ведущих вендоров. В «1С:Управление торговлей» разработаны специализированные рабочие места, позволяющие сотрудникам работать в мобильном рабочем месте на мобильных телефонах, что актуально для компаний, которые доставляют товары, когда сотрудники перемещаются по торговым объектам или работают удаленно. Специализированные рабочие места позволяют делать складские операции, работать с заказами, принимать оплату, собирать заказы и т.д.

«1С:Управление торговлей» позволяет вести банковские и кассовые операции, принимать разные виды оплаты, вести взаиморасчеты с поставщиками, учитывать затраты и рассчитывать себестоимость, анализировать финансовое состояние компании.

Решение автоматизирует оперативный учет любой сложности, анализ и планирование всех видов торговых операций. Ведет раздельный учет собственных товаров и товаров, принятых на хранение и комиссию, по агентской схеме, а также учет возвратной тары.

Работает с маркированными товарами, интегрируется со всеми ФГИСами, в том числе с новыми – «Зерно» и «Сатурн», с ЕГАИС и «Меркурием», системой ЕИС – госзакупки для поставщиков. Возможна выгрузка товаров в «Национальный каталог».

В типовом функционале предусмотрена работа с товарным каталогом, ценами и остатками. Развиты механизмы управления ценообразованием – гибкая настройка любых вариантов расчета цен, скидок, специальных цен, акций и так далее.

В «1С:Управление торговлей» реализован полноценный складской учет – организована возможность работы по ордерной схеме – с отдельными складскими документами.

Интегрируется с маркетплейсами и логистическими сервисами – для организации полноценной омниканальной торговли – интеграция с маркетплейсами реализуется таким образом, чтобы максимально упростить работы продавца, минимизировать двойную работу и возможность ошибок, а также обеспечить качественный учет и единообразную работу со всеми каналами продаж.

В системе реализована подсистема CRM, которая позволяет управлять сделками с клиентами, контролировать процессы продаж и мониторить состояние постоянных клиентов.

В УТ поддерживаются новые электронные форматы документов, уже можно пользоваться форматами электронной транспортной накладной, акта сверки. В работе – электронные путевые листы, договоры и счета на оплату.

Недавно появился сервис прогнозирования продаж на основе искусственного интеллекта – сколько компания может продать в следующем периоде – и в зависимости от прогноза – спланировать закупки, распределение товара – что позволит значительно сократить затраты. Пока сервис запущен в пилотном режиме, и «1С» предлагает ритейлерам присоединиться к пилоту.

Для компаний, переходящих на «1С:Управление торговлей» с других систем реализована возможность корректировать данные в периодах до ввода остатков и начала работы, что делает более удобной работу после перехода.

Отличие «1С:УТ» от других решений экосистемы в том, что она требует настройки специалистом для того, чтобы полностью соответствовать процессам компании, и современного мощного оборудования. Имеет много опций, влияющих на работу системы, большую вариативность настроек и конфигураций, может масштабироваться и работать с большой нагрузкой.

Ограничения. Не содержит функционал регламентированного учета, ограничен функционал оказания услуг, не содержит функционал производства, маркировку ювелирных изделий и лекарств, учет акцизов. Для всего этого требуется установка отраслевых решений.

«1С:Товары»: как больше зарабатывать на тех же полках

Ответ на эти вопросы дает анализ продаж и прибыли, который можно сделать с помощью сервиса «1С:Товары».

Чтобы выкладка на полке отвечала запросам покупателей и приносила больше прибыли, необходимо управлять ассортиментом и выкладкой.

В части ассортимента необходимо анализировать спрос и рентабельность каждого товара. Убирать товары, не приносящие выручку и прибыль, не генерирующие трафик. Вводить сезонные товары, дающие эффект новизны и актуальности.

В части выкладки нужно правильно выстроить путь клиента, определить ключевые точки продаж в магазине, сделать акценты на уникальные предложения, отличающие магазин от конкурентов. «Эти вопросы очень простые, но, как показывает наше общение с ритейлерами, редко кто из них четко знает ответы на них, – поясняет Александр Сандульский. – Без этих вопросов автоматизация лишена жизни. Чтобы достичь результатов, необходимо соединение креативности и математики. Только за счет правильного анализа и выявления неработающих точек можно повысить продажи на 20%. Надо постоянно измерять работу полок и магазинов, мониторить и корректировать ассортимент».

Основные возможности сервиса «1С:Товары»: автоматический заказ с учетом выкладки на полки и контроль показателей товаров и полок.  

Сервис позволяет зарегистрировать все торговое оборудование, сфотографировать реальные полки, оцифровать, обозначить на фото зоны товаров и подтянуть данные о продажах из учетной системы. Получится картинка выкладки с показателями продаж товаров, стоящих на полках. В сервисе можно видеть выручку каждого сегмента полки, рентабельность каждой позиции и параметры автозаказа – минимальный запас, коэффициент оборачиваемости и так далее.

Система позволяет управлять всем процессом, видеть выкладку, формировать заказ поставщику, корректировать настройку ассортиментной матрицы.

В сервисе есть интерфейс, позволяющий, в том числе с мобильного устройства, контролировать основные показатели деятельности магазина и посмотреть показатели эффективности. Сервис «1С:Товары» может работать с любым из описанных выше решений, в том числе с прошлыми конфигурациями.

Валерия Миронова, Retail.ru

Смотрите также на видео: