Реклама на retail.ru
Здесь может быть
Ваша реклама
Подпишитесь
на новости ритейла
Получайте новости
индустрии ритейла первым!
Здесь может быть Ваша реклама
ПодробнееПоделиться
Когда ритейлеру пора запускать собственный портал поставщиков?
Одна из проблем роста ритейлера – неповоротливость и медлительность в принятии решений, например, по заведению или выводу новых товаров. Внедрение и согласование нового ассортимента может затянуться на недели, а иногда и на месяцы. Одно из проверенных решений – автоматизация и запуск портала для поставщиков. Как показывает практика, при появлении портала скорость взаимодействия с поставщиками увеличивается в 3–4 раза. О том, когда пора внедрять это решение и как оно помогает бизнесу, Retail.ru рассказала компания KT.Team, запустившая портал «Свое фермерство» для РСХБ, портал для дилеров Henkel, портал поставщиков для Fix Price, решения для Saint Gobain, FM Logistic Россия и многих других.
![](https://www.retail.ru/upload/medialibrary/ef0/awpljo74vbrktjrl690t535v2qc6u0fj/shutterstock_304886528.jpg)
Фото: alphaspirit.it/shutterstock
Нужно начинать задумываться о портале для работы с поставщиками, когда количество партнеров уже превысило 10 компаний. Это актуально не только для ритейлеров, но и для представителей других сфер, где есть регулярные закупки, – например, в медицине, строительстве и даже в IT. Ведь чем шире ассортимент ритейлера, тем больше времени менеджерам нужно тратить на обновление информации о товаре и в офлайн-рознице, и на онлайн-каналах. Все это выливается в десятки оплаченных рабочих часов.
Привычная модель работы – письма, письма, письма…
Часто компании работают с поставщиками по привычным каналам – через e-mail или мессенджеры. К конкретному поставщику привязан свой менеджер, который помнит историю взаимодействия, выстраивает отношения с представителем поставщика и отслеживает новую информацию об ассортименте.
До определенного момента эта схема работает без сбоев (или почти без сбоев).
Например, поставщик предлагает добавить в ассортимент новые товары и присылает подборку с ними своему менеджеру на электронную почту. Менеджер в момент получения письма был занят работой с другим поставщиком, поэтому отреагировал на письмо только через несколько рабочих часов. Открыл присланный файл, увидел, что в таблице не хватает каких-то данных, необходимых для добавления товаров в ассортимент, и просигнализировал поставщику. Менеджер на стороне поставщика тоже не сидит в почте 24/7 – он откроет письмо спустя несколько рабочих часов. Еще какое-то время он потратит на сбор дополнительной информации…
Такое первичное согласование нового ассортимента занимает несколько рабочих дней.
![](https://www.retail.ru/upload/medialibrary/a06/dsz0b49b4ded2a44m0yjetxfslgcjbtt/Anton-Kopkin-_1_.jpg)
Но чем крупнее компания – тем сложнее процессы. «Например, у одного из ритейлеров за офлайн-ассортимент и за онлайн-магазин отвечают разные подразделения. У каждого из них есть свой список требований к информации о новых товарах. Но переговоры с поставщиком ведет только департамент категорийного менеджмента (офлайн-полка), и все запросы от департамента маркетинга (онлайн-магазин) к поставщику проходят через него», – рассказал Антон Копкин, генеральный директор KT.Team.
Очень упрощенная схема взаимодействия выглядела примерно так.
![](https://www.retail.ru/upload/medialibrary/638/u4npyzhasoqs42z0fq1zt6ffoz0btafn/skhema-vzaimodeystvaya.jpg)
Каждая стрелочка означала дополнительные письма и дополнительные несколько часов и дней, в течение которых новый товар не появлялся в ассортименте ритейлера.
У участников коммуникации не было единого информационного поля. Каждый из них знал свой фрагмент информации и требований, но не соприкасался на постоянной основе с требованиями остальных участников коммуникации и поэтому не помнил их потребности досконально.
Когда пора внедрять портал поставщиков?
Из практики работы с ритейлерами специалисты KT.Team выделили несколько общих сигналов, которые подскажут, настало ли время для автоматизации работы с поставщиками.
Чек-лист:
-
Вы продаете какой-то товар по цене, которая близка к закупочной, потому что вовремя не получили обновленных цен от поставщика.
Такое бывает, когда взаимодействие с поставщиками организовано по электронной почте. Очередное письмо с обновлением цен попадает в спам и запускает эффект домино: ваши менеджеры не внесли новые закупочные цены в системы компании, из-за этого никто не скорректировал цену для конечных покупателей… И вот уже вместо маржинальных продуктов у вас на полках – убыточные. Еще более явный знак – если такая ситуация возникает не в первый раз.
-
У вас появляются негативные отзывы, что реальные товары выглядят не так, как на фото в интернет-магазине (или на маркетплейсе).
Поставщики не присылают вам обновленные фото упаковки, или присылают их в ненадлежащем качестве, или ваши менеджеры не успевают или забывают обновить фото на каналах продаж. В итоге покупатели заказывают, например, дворники для своего автомобиля в красной упаковке, а получают – в прозрачной и не могут понять, правильный ли товар они получили и кто их обманывает.
-
Товар уже добавлен на полку, но склад не может принять его.
Машина с первой партией товаров от нового поставщика уже приехала на склад, но склад не может ее принять, потому что в системах не хватает данных. Например, отсутствует информация о габаритах упаковки, условиях хранения или товарном соседстве. Менеджер поставщика не предоставил эту информацию, письмо с ней потерялось или информация вовремя не попала в складские программы – причина может быть любой. Но результат один: товар вы уже продаете в онлайне, но на складе его все еще нет.
Можно принимать решение о внедрении и до того, как ошибки начнут сказываться на вашем бизнесе: достаточно посмотреть на две простые метрики:
- Количество постоянных поставщиков. Если их больше десяти, стоит задуматься о внедрении.
- Количество менеджеров, которые взаимодействуют с поставщиками. Если их больше трех – значит, процесс взаимодействия становится все менее управляемым и все более уязвимым.
При этом, что интересно, количество SKU практически не влияет на потребность в портале. При 10 тыс. и при 100 тыс. SKU вероятность того, что пора автоматизировать процессы работы с поставщиками, примерно одинаковая.
Портал в предсказуемость
Задача портала поставщиков – создать единое окно и единое пространство, в котором могли бы работать и поставщики, и все заинтересованные подразделения компании-покупателя. Портал автоматизирует основные этапы взаимодействия – «отвязывает» поставщиков от конкретного менеджера.
Как происходит добавление нового ассортимента
-
На стороне поставщика: менеджер забирает в личном кабинете шаблон для добавления нового ассортимента, заполняет и затем загружает файл. Если у поставщика развитая IT-инфраструктура, то он интегрирует свои системы с порталом и формирует ассортиментную выборку в привычном интерфейсе.
Если в присланном файле чего-то не хватает для того, чтобы добавить товары в ассортимент розницы или на онлайн-витрину или даже принять на склад, портал сразу просигнализирует о недостаточности данных. Система подсветит, где и чего не хватает или какая информация предоставлена в неподходящих форматах.
-
На стороне ритейлера: сотрудники получают уведомления о том, что появился новый ассортимент.
![](https://www.retail.ru/upload/medialibrary/95a/bpul2095vky602agcccgwqr517kgfse7/Group-526.jpg)
Менеджер может обработать и принять (или отклонить) как отдельные позиции, так и группы товаров, в зависимости от действующей ассортиментной, ценовой политики и т.д.
Пока сотрудники ритейлера не обработают предложенные позиции, эти позиции будут подсвечены в списке. Пропустить и забыть не получится. Также поставщик всегда может дополнить недостающую информацию. И все это происходит в рамках единого интерфейса, к которому открыт доступ у нескольких менеджеров, а не в мессенджерах и не в почте у одного сотрудника.
Прозрачное изменение действующих позиций
- На стороне поставщика: менеджеры поставщика формируют документ с измененными данными и загружают на портал поставщиков. Портал связывает измененные позиции с позициями в каталоге через артикул и подсвечивает их для менеджеров ритейлера.
- На стороне ритейлера: позиции с изменениями будут выведены на отдельную вкладку и помечены как измененные поставщиком. Сотрудники ритейлера смогут увидеть, какие именно позиции изменены, что изменилось, и внесут правки в действующие карточки товаров. Если настроена интеграция между порталом поставщиков и другими системами ритейлера, то эти изменения попадут в нужные карточки автоматически.
Таким образом информация об изменениях не уйдет в спам и не потеряется в переписках. Пока кто-нибудь из менеджеров ритейлера не обработает изменения, они будут подсвечены на экране личного кабинета. А при наличии интеграции между порталом и другими системами изменения попадут в них напрямую. Время на обновление информации о товарах сокращается с нескольких дней до 2–5 минут.
Быстрый вывод позиций из ассортимента или отключение поставщика
- На стороне поставщика: менеджеры присылают документ или передают через интеграцию список товаров, по какой-либо причине предназначенных для вывода из ассортимента. Товар может быть снят с производства, заменен на аналоги и т.д.
- На стороне ритейлера: портал автоматически связывает новый файл с действующим ассортиментом, например через артикулы. На странице контент-менеджера (или любого ответственного за ассортимент) появляется список обновленных необработанных позиций. Менеджеру остается только отметить их все и массово отключить от ассортимента.
Итого: отсутствие некоторых позиций в новых каталогах от поставщика не станет сюрпризом – ритейлер заранее получит информацию об этом и примет решение, чем их заменить и как утилизировать остатки.
![](https://www.retail.ru/upload/medialibrary/76e/dnbqoqvdk2vc1mpbbpp0cz1d327xlkaf/ezgif.com_gif_maker.gif)
Портал поставщиков, по опыту KT.Team, дает выигрыш по трем метрикам:
- Скорость взаимодействия с поставщиками;
- Стоимость взаимодействия;
- Качество взаимодействия.
Дельты по каждой метрике индивидуальны и зависят от стартовых условий. Чем больше поставщиков и чем больше взаимодействий с ними, тем больше в конечном итоге будет экономия.
«В среднем скорость, по нашему опыту, увеличивается в 3–4 раза. Качество предоставляемых данных также повышается в 2–3 раза», – делится Антон Копкин.
Внедрение портала поставщиков: четыре шага к автоматизации
Первый этап – нужно провести инвентаризацию процессов взаимодействия с поставщиками, которые сейчас у вас есть:
- Какие подразделения контактируют с ними?
- Как происходит заключение договоров?
- Какие данные нужны для добавления товаров в розничный ассортимент офлайн и онлайн?
- Какие – для принятия на склад?
- Как вы получаете информацию об изменении ассортимента поставщика и как – информацию об изменении параметров товаров (например, об изменении цен)?
- Есть ли взаимодействие по маркетингу, например, совместные промоакции?
- И самое главное – вам нужно зафиксировать, где на данный момент есть потери и узкие места.
Второе – начать взаимодействие с командой разработки, которой вы доверите внедрение портала поставщиков. Это может быть как внутренняя команда, если у вас есть развитое IT-подразделение с нужными компетенциями, так и внешний подрядчик. У вас на руках уже есть описание процессов и узких мест, вы уже можете продемонстрировать общую картину того, что хотите улучшить с помощью автоматизации.
Первоначальных данных может не хватить. Например, команда KT.Team, прежде чем приступить к внедрению, проводит несколько глубинных интервью с подразделениями заказчика. Проектная команда задает вопросы о подробностях организации процессов, исходя из предыдущего опыта работы на аналогичных проектах. Это нужно для того, чтобы правильно подобрать решение для поставленных задач: будет ли портал разработан на основе коробочного продукта – Adobe Commerce (экс-Magento), «Битрикс», Saleor – или процессы у ритейлера настолько специфичны, что лучше подойдет кастомная разработка на PHP или Python.
Третий этап – разработка MVP проекта, который позволит добиться первой ощутимой победы за счет автоматизации какого-либо процесса работы с поставщиками. Обычно MVP бывает готов через 2–3 месяца после старта разработки.
После этого можно запускать на портал первых пользователей: менеджеров ритейлера и пилотных поставщиков – лучше, если это будут компании, с которыми у ритейлера хорошо налажено взаимодействие. Они помогут оптимизировать процесс обучения для следующих пользователей и улучшить процессы на самом портале. По опыту KT.Team, обучение пользователей занимает не более недели: личный кабинет менеджера и на стороне компании-покупателя, и на стороне поставщика выглядит просто и понятно, поскольку использует привычные элементы интерфейса приложений.![](https://www.retail.ru/upload/medialibrary/2e3/0hfckj1lcydubmlnsr8rt160vr4gtx7u/Group-524.jpg)
Четвертый этап – ритейлер и команда внедрения совместно прорабатывают дорожную карту дальнейшего развития портала. Какие еще процессы и функции нужно автоматизировать, в какие сроки это будет происходить и какие процессы работы с поставщиками можно улучшить?
Стоит отметить, что, в отличие от, например, интернет-магазина, портал поставщиков – проект с конечным сроком разработки. Даже если вы будете переводить в единое окно 10, 20, 30 процессов работы с поставщиками, в какой-то момент неоцифрованные процессы закончатся. И останется только поддержка самого портала и связанных с ним интеграций.
Для интеграции портала поставщиков с другими системами компании KT.Team рекомендует использовать промежуточный интеграционный слой – ESB-шину. Это решение позволит интегрировать любые системы независимо от стека и формата данных и не переписывать интеграции каждый раз, когда системы обновляются или меняется способ хранения в них данных. Подробнее о ESB можно почитать в статьях блога KT.Team.
Retail.ru
Интервью
![Декоративное изображение](https://www.retail.ru/upload/iblock/963/aa6xf0bem8tgudd4kqqy16gdy6g0oj0n/anonsA_d_aG_G_-E_v_a_.jpg)
Более 500 тысяч чеков за месяц делает один гипермаркет: действительно ли формат стагнирует и как ему поможет омниканальность?