Когда и как внедрять портал поставщиков – советы для ритейла

Сегодня на рынке существует уже немало свидетельств того, что портал поставщиков может вывести работу с контрагентами на новые показатели эффективности. Но всегда ли этот инструмент необходим в современном ритейле? Специалисты компании KT.Team рассказывают о явных сигналах того, что компании пришло время автоматизировать взаимодействие с поставщиками с помощью портала.

«Организация настолько хороша в своей деятельности, насколько это позволяют отношения с худшим из ее поставщиков». Так пишет в исследовании SRM за 2023 год State of Flux, один из лидеров рынка консалтинга по построению цепей поставок. Причем «худший» необязательно означает, что поставщик регулярно не выполняет свои обязательства, имеет проблемы с качеством, объемом и сроками. Ошибки могут быть на любой стороне взаимодействия, ведь с поставками работают люди. А люди, как известно, могут что-то упустить, пропустить или не так понять.

Часть проблем на своей стороне можно «вылечить» наймом дополнительных менеджеров и перераспределением нагрузки. Но не всегда масштабирование отдела закупок становится лучшим решением накопившихся проблем.

Что такое портал поставщиков?

Если очень кратко и упрощенно, то портал поставщиков – это комбинация мессенджера и таск-менеджера, заточенная исключительно на взаимодействие с поставщиками. У портала есть две стороны – поставщика и отдела закупок.

Поставщик регистрируется на портале, передает документы, предлагает номенклатуру и сообщает обо всех изменениях с позициями в ассортименте. В своем личном кабинете он видит все документы и файлы, которые передал, и их статус, получил ли партнер данные, одобрил ли заявку и т.д. Помимо этого, он видит и движение своих товаров: что и когда было поставлено, были ли рекламации и какие.

Менеджер отдела закупок видит в личном кабинете, какую информацию надо обработать, принять или передать в соответствующие системы. При этом портал поставщиков не заменяет процесс закупок, а только оцифровывает его часть – с этапами, их максимально допустимой длительностью, статусами, ответственными.

Статусы каждого события становятся управляемыми и понятными, каждый этап обработки документов получает конечную длительность. Например, менеджер должен обработать обновленные цены на ассортимент поставщика в течение суток. И если он не успевает, то руководитель получает соответствующее уведомление. По сути, то же самое можно делать и через электронную почту, но почта менеджера, как правило, ломится от писем. Деловая коммуникация, уточнения, запросы информации, изменение статусов, информационные рассылки, образовательные рассылки, спам – в день приходят десятки писем и сотни сообщений в мессенджеры. В этом потоке информации легко запутаться и еще легче пропустить что-то. Портал поставщиков концентрирует целевую информацию, отделяет ее от социальной коммуникации и делает более контролируемой.

Портал поставщиков можно развивать: интегрировать его с системами компании (например, WMS или ERP), внедрять дополнительные функции, настраивать отчеты для принятия управленческих и стратегических решений по организации закупок. Портал поставщиков будет полезен ритейлерам, производственным и строительным компаниям, аптечным сетям, региональным администрациям – организациям практически любой сферы, деятельность которых подразумевает регулярные закупки.

Фото: Mladen Mitrinovic/Shutterstock/Fotodom

Пора внедрять?

Понятно, что ни один бизнес не готов начинать проект без уверенности в том, что внедрение IT-продукта принесет ценность. Избежать бессмысленных трат на разработку позволит самодиагностика по трем пунктам.

       1. Вы теряете деньги из-за несвоевременного обновления цен на товары, комплектующие, материалы.

Как это происходит? Менеджер отдела закупок в ритейле вовремя не получил или не обновил цены поставщика. Как результат – ритейл продолжает продавать товар по старой цене, которая близка к закупочной и не обеспечивает минимальной маржинальности. Или, например, производитель изменил отпускные цены на ингредиенты, но из-за несвоевременного оповещения об этом отпускные цены на продукты из них оказались близки к себестоимости.

Причины таких ситуаций чаще всего находятся в коммуникационном поле. Например, менеджер пропустил письмо, потому что был занят решением проблем в других срочных закупках. Или пришел нечитаемый файл. Или выгрузка файла с новыми ценами в системы компании прервалась, а менеджер в запарке не перепроверил это. Причин может быть множество, результат один – упущенная выгода.

       2. Вы получаете негативные отзывы от покупателей: товар в реальности выглядит не так, как в интернет-магазине.

Представьте: покупатель заказал дворники для автомобиля в прозрачном блистере, а получил дворники в синей пластиковой коробке. Естественно, это вызовет у него вопросы: правильный ли это товар? не прислали ли мне более дешевый аналог? а может, это вообще подделка? Хотя товар – тот же самый, просто производитель сменил упаковку.

Другой кейс: уже середина марта, а у вас в интернет-магазине по-прежнему выставлены фото конфет в новогодней упаковке. С точки зрения покупателя, вы продаете залежалый товар с истекающим сроком годности, хотя на самом деле новогодняя партия давно закончилась, а на складах у вас коробки, произведенные пару недель назад.

Актуальные фото для интернет-магазина или не запросили у поставщика, или просто не успели пока загрузить на еком-площадку. Но покупатель не будет разбираться в таких тонкостях – он или не купит «залежалый» товар, или оставит отзыв максимум на три звезды «прислали не то, что я заказал».

В рамках взаимодействия на портале поставщиков партнеры могут оперативно информировать ритейлера об обновлении контента, связанного с товаром. А интеграция такого портала с DAM-системой позволяет менеджерам ритейлера в пару кликов бесшовно встраивать новые медиафайлы в любые внешние сайты и еком-площадки.

       3. Вы регулярно сталкиваетесь с рассинхронизацией закупок, логистики и производства.

Формулировка довольно расплывчатая. На практике же эта рассинхронизация может привести к тому, что, например, первую партию товара от поставщика не получается разместить на складе. Машина уже приехала, но у логистики не хватает данных, чтобы принять ее. Нет информации о размерах упаковки, свободном месте на складе, условиях хранения.

С порталом поставщиков вероятность таких ситуаций существенно уменьшается. Все требования по материалу, количеству, характеристикам, складскому размещению собраны в едином окне. А в случае нехватки данных можно отправить запрос поставщику – он получит уведомление с высоким приоритетом, что ускорит решение вопроса.

Кроме трех перечисленных выше пунктов самодиагностики, можно выделить еще ряд вспомогательных факторов, которые могут сигнализировать, что стоит задуматься о внедрении портала поставщиков.

Например, вы работаете более чем с 10–20 активными поставщиками; с каждым поставщиком взаимодействуют три или больше менеджеров (в рамках одной закупки или на протяжении жизненного цикла); одна (или все) из трех ситуаций выше повторялись неоднократно в последние несколько месяцев.

Преимущества внедрения

Перечислим основные преимущества, которые получает бизнес от внедрения портала поставщиков?

Закупки проще организовывать. Портал поставщиков автоматизирует процесс создания заявок на поставку с учетом лимитов ритейлера. Это исключает долгие согласования объемов поставок. Автоматизация также исключает возможность ошибки из-за человеческого фактора.

Закупками проще управлять. Автоматизация закупок делает процесс более прозрачным: историю отношений с поставщиком легко отследить. Если любой менеджер выпадет из рабочего процесса, любое из требований (к материалам, комплектующим, размещению на складе) изменится – не придется вручную перестраивать отношения отдельно с каждым из поставщиков.

Нет риска зависимости от одного поставщика. Автоматизация работы с поставщиками позволяет увеличивать их количество без ущерба для эффективности бизнес-процессов. Чем больше потенциальных поставщиков, тем шире выбор товаров и больше выгодных предложений. Вам проще выбрать поставщика с более выгодными условиями, сроками, меньшим количеством брака и т.д.

Прогнозировать закупки проще. Автоматизация работы с поставщиками позволяет ритейлеру легче и эффективнее выстраивать долгосрочные отношения с ними и получать более полную информацию о текущих возможностях конкретного поставщика. А следовательно, прогнозировать его потенциал в будущем и учитывать это при планировании ассортимента.

Проще управлять контентом о товарах. Товарные характеристики и фото однократно заводятся менеджерами и после этого подгружаются автоматически при клике на определенный товар. Менеджеры по закупкам могут перераспределить свое время и акцентировать внимание на обработке предложений поставщиков по расширению ассортимента.

Управление контентом можно упростить еще больше, если использовать в качестве основы для портала поставщиков систему с функциями PIM. Так, например, сделала сеть «Фикс Прайс»: портал поставщиков у этой компании построен на основе Pimcore.

Стоимость внедрения

Как и у любого IT-продукта, стоимость разработки портала поставщиков зависит от нескольких факторов:

• нужна ли разработка с нуля или в основе портала будет коробочный продукт (например, Magento);
• какие функции нужно внедрить уже на этапе MVP, а какие появятся позже;
• с какими системами нужно интегрировать портал.

Поэтому сказать с точностью до копейки, сколько именно будет стоить разработка, можно только после индивидуальной оценки. Но стартовая сумма за самый базовый набор функций – от 5 млн рублей. Однако необходимость таких затрат будет оправданна, только если отделы закупок или производственные подразделения компании сталкиваются с теми проблемами, которые описаны выше, и хотели бы их решить максимально эффективным способом.

Полный список процессов, которые можно оптимизировать с помощью портала поставщиков, можно получить в телеграм-боте KT.Team. Также всегда можно связаться с экспертом компании KT.Team по внедрению портала поставщиков и получить ответы на все вопросы, связанные с использованием этого инструмента.