Как управление рабочим временем с WFM-системой помогает ритейлерам победить кадровый голод

Прогноз продаж и нагрузки, планирование смен и гибких графиков, биржа смен, система учета рабочего времени с биометрией – эти технологические инструменты помогают ритейлерам лучше управлять персоналом. WFM-решение от Imredi объединяет их и расширяет возможности за счет управления задачами и нагрузкой на сотрудников в реальном времени. Решение используют такие сети, как «Винлаб», «Бристоль», «Виктория», и другие. Рассказываем, как Imredi WFM позволяет снижать текучку и повышать укомплектованность магазинов в условиях дефицита кадров.

Линейный персонал – это лицо розничного бизнеса, ведь именно с ним контактируют покупатели. Однако ритейлерам становится все труднее сохранять свое «лицо». В III квартале 2022 года, по данным Росстата, в отрасли был отмечен рекордный отток работников. При этом в 2022 году на одну рабочую вакансию приходилось всего 1,2 активного резюме (по данным HH.ru). 

Высокая текучесть кадров ведет к росту затрат на наем и обучение новичков, при этом магазины страдают из-за дефицита персонала и неукомплектованности. Эти проблемы усугубляются из-за неоптимального планирования, а также из-за сложностей с реагированием на пиковые нагрузки. Кроме того, контроль дисциплины на местах остается вызовом для любой розничной сети. 

Поскольку затраты на персонал – крупная статья расходов, обеспечение баланса между ФОТ и продажами является базовой задачей для любого ритейлера. Решить ее помогают системы WFM (Workforce Management) – программы для планирования и управления рабочим временем. Они позволяют увеличить розничный товарооборот на 1–2% за счет лучшего покрытия трафика персоналом. При этом можно даже снизить потребность в персонале и долю ФОТ в товарообороте за счет лучшего планирования времени и распределения сотрудников, а также повышения их дисциплины и производительности.

Например, российская программа для учета рабочего времени и управления нагрузкой на персонал Imredi WFM объединяет сразу несколько технологических инструментов и модулей:

• Прогнозирование трафика, продаж и нагрузки;

• Интеллектуальное планирование рабочих графиков;

• Ведение гибких графиков;

• Биржу смен;

• Учет рабочего времени на основе распознавания лица;

• Ведение табеля;

• Управление нагрузкой на сотрудников и торговые точки;

• Личный кабинет сотрудника; 

• Продвинутую аналитику и управленческие дашборды.

«У всех компаний одна и та же ситуация – сложно вести график работы в Excel, ведь приходится вручную вносить изменения, экстренно искать подмену заболевшим, затем данные сводить по всей сети для расчета выплат. Важно соотнести графики с пиками трафика и нагрузки и делать это не на глазок, доверяясь директору магазина, а системно – с корректным почасовым прогнозом, подтвержденными статистическими и ML-алгоритмами. Затем должно быть цифровое подтверждение, что сотрудники выходят на работу вовремя и в количестве, соответствующем лимитам ФРВ и ФОТ, – рассказывает Максим Семиренко, заместитель гендиректора Imredi. – Решить весь этот набор связанных проблем административными методами уже невозможно – нужно сочетание выстроенных бизнес-процессов и инструментов автоматизации».

Планирование смен и гибкие графики

Фиксированные графики работы не позволяют эффективно отрабатывать всплески покупательского трафика: в пиковые часы персонал не справляется с нагрузкой, а в моменты затишья просто просиживает оплаченное время. Этого можно избежать за счет введения гибких графиков для части сотрудников и/или вывода свободных в этот момент сотрудников на короткие смены. 

Чтобы знать, когда и сколько нужно сотрудников, Imredi WFM рассчитывает почасовой прогноз трафика и продаж. Система также учитывает плановые и регламентные задачи в точке продаж, чтобы точнее определить объем нагрузки и необходимый персонал.

Для прогнозирования, а также автоматического планирования графиков работы Imredi WFM может использовать математические модели, машинное обучение (ML) или их комбинацию, чтобы наиболее корректно учитывать драйверы продаж, определять нагрузку и распределять сотрудников.

Решение позволяет планировать графики работы не только автоматически, но и вручную. В обоих вариантах реализована возможность постановки мягких и жестких лимитов фонда рабочего времени (ФРВ) на магазин. Система выдает подсказки для построения оптимального графика с учетом потребностей и ограничений (графиков работы и доступности сотрудников). Учитываются особенности трудового законодательства, локальные ограничения на территории.

Важно, что Imredi WFM дает возможность гибко управлять рабочим временем, в том числе учитывать интересы работника. Например, одна из возможных проблем – неравномерное распределение часов в течение месяца. Сотрудников могут отправлять в отгулы или отпуска в связи с тем, что прогноз продаж не оправдался и нужно скорректировать часы. Imredi WFM позволяет спланировать загрузку сотрудника на протяжении всего месяца путем резервирования определенной доли рабочих часов из общего прогнозируемого времени для дополнительной работы.

Кроме того, у руководителей появляется возможность гибко управлять графиками работы, в том числе учитывать другие пожелания работников: отработка полной нормы в месяц, невозможность работать в выходные или вечерние часы и т. п. Все это способствует повышению уровня удовлетворенности сотрудников и снижению текучести кадров.

Биржа смен

В случае неукомплектованности магазина еще на стадии планирования может быть применен механизм биржи смен. Вакантные смены публикуются в мобильном приложении, в нем же сотрудники отмечают торговые точки, в которые они готовы выходить на подработку, и затем получают уведомления о вакантных сменах в них. В одно нажатие можно откликнуться на заявку, выйти на смену, чтобы получить дополнительный заработок.

Биржа смен также позволяет привлекать внешний персонал – временных сотрудников или самозанятых. В зависимости от настроек заявки будут попадать либо на внутреннюю биржу, либо в компании аутсорсинга и сервисы работы с самозанятыми.

Аналогично биржа смен позволяет вывести срочную замену в случае болезни или внезапного отсутствия сотрудника. 

Система учета рабочего времени

Программа учета рабочего времени с распознаванием лиц реализована как модуль Imredi WFM. Он позволяет повысить дисциплину и пресечь действия недобросовестных сотрудников, которые опаздывают на работу, уходят раньше окончания смены или прогуливают.

Решение работает следующим образом:

• Сотрудник приходит на рабочее место, отмечает выход на работу посредством селфи с распознаванием лица в приложении Imredi, сделанного на мобильный телефон, планшет или же через видеокамеры, которые уже установлены в магазинах.

• В этот момент фиксируются время и геолокация (GPS).

• Обед, завершение смены или необходимость уйти по личным причинам – операция повторяется, и фиксируется время события в соответствии с правилами и регламентами компании.

Решение для учета рабочего времени Imredi исключает возможность подлога фото за счет применения продвинутых алгоритмов биометрии и подсвечивает для руководителей случаи отключения или подмены данных о геолокации и других попыток обмана.

«За счет системы учета рабочего времени ряду наших клиентов удалось оптимизировать фонд оплаты труда – выявить «мертвые души», которые числились в торговых точках, получали зарплату, но фактически не работали. При этом объективные подтверждения отработки сотрудниками согласованных сверхурочных часов исключают возможность «приписок» и фиктивных переработок», – делится результатами Максим Семиренко.

Программа учета рабочего времени Imredi включает и табель. На основе данных об отработанном времени осуществляется автоматическое формирование и ведение табеля. Полученные данные могут быть просмотрены, согласованы или изменены при определенных правах доступа. После чего выгружаются либо автоматически передаются в систему расчета заработной платы. При этом в едином интерфейсе Imredi WFM доступны план рабочих графиков и фактические выходы сотрудников. Можно отследить план-факт выполнения графиков смен, использование фонда рабочего времени, долю ФОТ в товарообороте и другие ключевые показатели. 

Интеграция с внутренними системами

В идеале система WFM является «ядром», в котором собирается и обрабатывается информация о сотрудниках и их рабочем времени. К ней относятся данные по: 

• сотруднику, в том числе зарплате и перемещениям; 

• штатным должностям;

• организационной структуре;

• графикам работы;

• отсутствиям и присутствиям;

• внутреннему совместительству;

• данным биометрии;

• производственному календарю и региональным праздникам. 

Сложность в том, что эти данные разбросаны по внутренним системам – кадрового учета, СКУД, расчета зарплаты, различным справочникам. Работы по интеграции усложняют внедрение, однако без встраивания WFM в ИТ-ландшафт и взаимодействия с внутренними системами невозможна автоматизация управления рабочим временем. 

При этом важно обеспечить и обратную передачу данных по фактически отработанному времени и фактам невыхода на работу для расчета и начисления заработной платы.

На основе опыта интеграции с «1С ЗУП», «Босс Кадровик», SAP HCM для Imredi WFM проработаны модели и интерфейсы передачи данных с наиболее распространенными HR-системами.

Аналитика и настраиваемые дашборды

По каждому из реализованных бизнес-процессов Imredi WFM предоставляет аналитику, в том числе возможность конфигурировать дашборды для руководителей разных ролей. Аналитика доступна в любом разрезе – от конкретного сотрудника, магазина или куста магазинов до всей сети. С помощью настраиваемых сводных дашбордов руководители могут контролировать показатели в зоне своей ответственности, принимать взвешенные управленческие решения и оптимально распределять фонд рабочего времени.

Управление нагрузкой сотрудников

Конкурентным преимуществом Imredi WFM является нативная интеграция с решением по управлению задачами и операциями в торговых точках Imredi Tasks. Это позволяет учитывать и нормировать все типы задач, ставящихся на магазины и сотрудников, включая внеплановые и срочные. При совместном использовании двух решений появляется возможность отслеживать количество задач и нагрузку на сотрудников в магазине, а также управлять приоритетами и нагрузкой в реальном времени через функциональность Imredi Tasks. 

Качественные и количественные результаты Imredi WFM

Чтобы принести быстрый бизнес-результат, модули WFM-системы Imredi могут внедряться по отдельности или поэтапно.

Единый интерфейс планирования и автоматизация формирования и ведения рабочих графиков снижают трудоемкость этих процессов в 2,5 раза. 

Использование прогноза продаж для построения оптимального плана смен вместе с гибкими графиками позволяет увеличить РТО до 2%, снизив необходимый фонд рабочего времени и долю ФОТ. 

Применение биржи смен поможет увеличить укомплектованность магазинов на 7–14% и быстро выводить сотрудников на замену или на пиковые часы. 

В то же время возможность подработки и увеличения среднего дохода персонала с биржей смен, а также гибкие подходы к управлению рабочим временем с учетом интересов сотрудников снижают текучесть на 6–8%. 

В свою очередь, система учета рабочего времени повышает дисциплину сотрудников, гарантирует соблюдение графика работы, пресекает фрод и оплату неподтвержденных сверхурочных часов, сохраняя до 0,8% ФОТ. 

Комбинация и совместное использование модулей Imredi WFM увеличивают совокупный эффект и позволяют ритейлерам комплексно решать задачи в области управления сотрудниками и рабочим временем.

Retail.ru