Как улучшить логистику магазина с помощью учета в облаке

Для бесперебойной работы магазина необходимо организовать поставки товара точно в срок и в нужном объеме. Это невозможно без правильного учета товаров на складе. На рынке есть достаточно ИТ-продуктов, автоматизирующих складской учет, но важно подобрать конфигурацию, подходящую под задачи и особенности конкретного ритейлера. При этом можно воспользоваться сервисом облачной аренды, что существенно сокращает затраты на внедрение. Рассмотрим ключевые ИТ-решения и возможности, которые они открывают для управления логистикой магазинов.

Фото: aorpixza/shutterstock

Типичные проблемы и барьеры

Некоторые малые предприниматели до сих пор не считают нужным автоматизировать учет товаров на складе, что влечет за собой существенные проблемы. «Без системы учета ритейлеры не смогут посмотреть корректность себестоимости, выручку, рентабельность по товару, – поясняет Ирина Попова, методолог управленческого учета компании Scloud. – Иногда могут быть допущены ошибки в остатках товара на складах. Когда появится потребность в расширении бизнеса и штата сотрудников, четком контроле работы магазина не на бумаге или в Excel, а в автоматическом режиме, привести весь учет в порядок будет сложно, а иногда и просто невозможно. Бывает проще создать новую чистую базу, чтобы перенести в нее остатки и все справочники, и начать работу по правилам».

Проблемы могут заключаться либо в ошибках, допущенных сотрудниками, либо в неверной системе ведения учета. «Многие предприниматели считают, что для того, чтобы вести бизнес магазина, достаточно знать, как оформляются документ закупки и документ продажи, – рассказывает Ирина Попова. – Но они не понимают, как корректно переложить данные в «1С», чтобы себестоимость считалась правильно и чтобы из системы можно было обмениваться данными с бухгалтерией». Некоторые пользователи могут отключать в системе контроль остатков, не отражать закупки товара, продавать его в минус, что приводит к проблемам в учете. Либо могут сделать документ закупки на одну дату, а потом изменить эту дату по каким-то своим причинам. Это тоже ведет к проблемам в учете и расхождению по остаткам.

Нередко вместо того чтобы пройти обучение, предприниматели пытаются сами разобраться в программах, но при этом не обращают внимания на корректность данных, не понимают, в какой последовательности их вводить, как правильно использовать. Поэтому потом у них возникают трудности учета. Избежать этого помогут правильно подобранные программы и обучение сотрудников.

Конфигурации учета

Все процессы учета давно автоматизированы, под все особенности и запросы бизнеса разработаны специальные решения. Для ведения точного учета товаров на складе и инвентаризации могут подойти следующие конфигурации.

«1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП»

Решение предназначено для управления транспортными перевозками и экспедиторскими услугами. Подходит для транспортно-логистических компаний, производственных компаний с перевозкой собственной продукции по точкам доставки, интернет-магазинов с доставкой.

Дает возможность управлять заказами на перевозки собственным и привлеченным транспортом, учитывать потребности на перевозку грузов, регистрировать и формировать заказы на перевозку, управлять мультимодальными, FTL и LTL-перевозками.

Рабочее место логиста позволяет: выполнять фильтрацию и группировки заказов;

формировать зоны доставки грузов и работать с ними; отображать на карте текущее местоположение автомобилей, заказов, построенных маршрутов; выполнять ручное и автоматическое распределение заказов по автомобилям; обеспечивает оперативные коммуникации с водителями и клиентами.

Ведется складской учет в разрезе грузов – топлива, запчастей, расходных материалов; хранение, забор, перемещение между складами, комплектация и отгрузка.

Предусмотрены расчет в валюте, формирование счетов, актов сверок, контроль задолженности. Есть калькулятор себестоимости, рассчитывающий себестоимость автоматически на основании тарифов.

«1С:Розница 8»

Разработана специально для управления одиночными магазинами и розничными сетями. Контролирует ассортимент и розничные цены, управляет программами лояльности, складом, запасами и закупками, позволяет подключить торговое оборудование и анализировать продажи, облегчает проведение маркетинговых акций.

В системе возможны автоматические сбор и анализ данных о потребностях покупателей, получение отчетов, настройка бонусных систем.

Ведется контроль работы персонала с оптимизацией рабочего расписания сотрудников, в котором учитываются смены, нагрузки на кассовых узлах и результаты продаж.

Показывается актуальность товарных остатков, движение товаров по складам. Менеджеры могут формировать заказы поставщикам, анализируя продажи и остатки товаров, планировать поставки и контролировать оплаты поставщика.

В интерфейсе рабочего места кассира формируются чеки, оформляется оплата товара. Ведется учет средств оплаты покупок – наличные, платежные карты, подарочные сертификаты, договоры кредитования.

«1С:Управление торговлей»

Подходит для контроля розничной, оптовой, офлайн- и онлайн-торговли, а также производства и логистики. Это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия. Программа позволяет в комплексе автоматизировать оперативный и управленческий учет, анализ и планирование торговых операций. 

Выполняет следующие задачи:

• оптимизация запасов склада с учетом ожидаемых товаров от поставщика;

• контроль дисциплины поставок и платежей в рамках логистической деятельности;

• оценка работы менеджеров на основе информационно-аналитической системы;

• автоматическое составление и отправка «рапорта руководителю»;

• составление отчетов с фильтрацией;

• надежное хранение полной информации по каждому контрагенту;

• организация управленческого, оперативного учета торговых операций и склада, быстрый отклик информационной базы;

• анализ, планирование ценовой политики предприятия; проведение опросов клиентов;

• анализ маркетинговых тенденций;

• автоматизация торговых, финансовых, складских операций.

«1С:УНФ»

Это готовое решение, рекомендуемое для автоматизации оперативного управления на предприятиях малого бизнеса. В программе реализовано все самое необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятии. Подходит для МП, занимающихся любыми видами торговли, оказанием услуг, подрядными работами, мелкосерийным и позаказным производством.

Заказ товаров у поставщика

После подбивания остатков необходимо пополнение склада, для чего оформляется заказ поставщикам товаров. «Заказ поставщику – просто оформление покупки товара, – поясняет Ирина Попова. – Указываются контрагент-продавец и сам товар для закупки. С заказом обычно особых проблем у ритейлеров не возникает, просто бывают ошибки, невнимательность или нежелание указывать верные данные. Например, у меня были клиенты, которые оформляли закупку по одному рублю и продажу тоже по одному рублю. Или, наоборот, делают закупку по десять рублей, а оформляют продажу – по рублю, то есть уходят в минус. Надо понимать, что не должно быть расхождения с фактическими данными: приняли товар на 100 рублей за 10 позиций, значит, в системе «1С» должны отображать именно эти цены. То же самое – с продажами».

Каждому бизнесу важно подобрать специальную конфигурацию, подходящую именно для его сферы.

Выбор подходящей конфигурации

Подбор конфигурации для компании происходит индивидуально, с учетом размера, особенностей и задач бизнеса. «У одних ритейлеров есть производство, у других – нет, одним надо сдавать отчетность, другим – нет, кто-то развивает бонусные программы, кто-то – нет, и все это влияет на выбор решения, – рассказывает Ирина Попова. – Если ритейлер имеет собственное производство, крупные объемы продаж, вынужден сдавать бухотчетность, тогда подбираем программу, содержащую все необходимые опции, чтобы ему не пришлось вести несколько баз и постоянно их синхронизировать. Проще вести все в одном месте. А если это мелкий предприниматель, ИП, маленький магазин, подойдет программа с минимальным функционалом».

Специалисты 1С Scloud дают консультации по подбору конфигурации: анализируют данные и процессы компании, рекомендуют решения и рассказывают о возможностях конфигурации. Но конечный выбор остается за бизнесом.

«Предпринимателю необходимо собрать все свои потребности для ведения бизнеса, прописать все задачи, подойти тщательно к выбору программы «1С», обучиться или обратиться в центр для обучения 1С от Scloud, – рекомендует Ирина Попова. – Некоторые изначально не прописывают все задачи, выбирают программу наобум, а потом обращаются к интегратору с претензиями. Многие задачи вскрываются уже в процессе внедрения, что осложняет работу. Все это необходимо предусмотреть заранее».

При этом нельзя считать, что функционала программы будет хватать всегда, потому что потребности увеличиваются, бизнес растет, появляются новые клиенты и задачи.

Составление заказа с учетом изменений в законодательстве

Форматы документов, утвержденных ФНС, – универсальный передаточный документ, электронный путевой лист, электронный заказ и заявка, – время от времени могут меняться на законодательном уровне, эти изменения необходимо своевременно вносить в систему.

С марта 2023 года действуют изменения в оформлении путевых листов, утвержденные приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Путевые листы теперь можно оформлять более чем на один день. Для этого в листе нужно указать срок использования документа и закрепить срок в учетной политике компании.

Внесены изменения в реквизитах документа: стали необязательными поля с наименованием и номером листа, добавлено поле о виде сообщения: городское, пригородное, междугородное.

Вместо информации о собственнике транспортного средства теперь заполняется информация об оформителе листа. Кроме того, нужно снимать показания одометра при передаче транспорта от одного водителя к другому при оформлении нескольких путевых листов на одну машину. Для некорректной работы все эти изменения должны быть отражены в программе.

«В конфигурациях «1С» печатные формы документов составляются в соответствии с законодательством, – рассказывает Ирина Попова. – Каждый раз, когда база «1С» обновляется, разработчики вносят в нее все изменения, тем самым постоянно поддерживая необходимую структуру. Поэтому системы компаний, пользующихся поддержкой «1С», обновляются автоматически. Но многие пользователи «1С» «допиливают» базовую систему управленческого учета, и поэтому база снимается с поддержки, им уже не оказываются консультации в рамках типового функционала, потому что база уже нетиповая».

Специалистам компаний, работающих в «допиленной» базе, приходится  самостоятельно следить за обновлениями, а затем внедрять законодательные изменения. Нужно иметь в штате программиста, который каждый раз с выходом нового релиза будет обновлять базу, либо обращаться к сторонним программистам. Но содержать специалиста дорого, а на рынке есть много неквалифицированных программистов, что увеличивает затраты и риски компании.

Экологичный документооборот

Компании, поддерживающие принципы устойчивого развития, отказываются от бумаги и переводят документы в электронный вид. С сентября 2022 года действуют новые правила обмена электронными платежными документами, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 21.05.22 № 931. Теперь лица, отправляющие, перевозящие и получающие грузы, могут составлять перевозочные документы в электронной форме. Быстро и правильно их оформить поможет сервис «1С:ЭПД». Это дополнительный сервис для передачи документов, связанных с транспортировкой.

Сервис «1С:ЭПД» позволяет работать с перевозочной документацией прямо в «1С». В одном приложении можно создавать, отправлять, получать, подписывать и корректировать документы онлайн. «1С:ЭПД» работает с транспортной накладной, сопроводительной ведомостью, заказ-нарядом, путевым листом, договором фрахтования и заказа (заявки). Список поддерживаемых документов будет расширяться.

Есть возможность совершать обмен накладными, наряд-заказами, сопроводительными ведомостями, а также неформализованными документами. Удаленно подписывать документы со всеми участниками перевозки. Визуализировать все типы электронных перевозочных документов. Мгновенно получать уведомления о подробностях приемки-передачи груза.

Основные выгоды: документы хранятся в электронном виде, экономятся время и средства на обработку и доставку документов, сокращается операционный цикл и увеличивается оборачиваемость, снижается потребность в офисной технике, можно быстро корректировать маршрут и вносить изменения в документ, упрощаются проверки налоговой, можно получать доступ к накладной из любой точки мира, отслеживать процесс перевозки онлайн.

Сервис совместим со всеми перечисленными конфигурациями «1С». При этом учет в облаке позволяет сократить средства на внедрение, работать в системе удаленно, быстро получать необходимые обновления.

Валерия Миронова, Retail.ru