Как ритейлерам сдерживать рост доли ФОТ в товарообороте в условиях дефицита персонала

IT-решения уже давно могут помочь решить проблемы с дефицитом персонала и управлять эффективностью сотрудников не только ростом зарплаты, но и другими способами. Такие решения уже применяют крупнейшие ритейлеры, такие как «Ашан», «М.Видео», «Детский мир», «МТС» и многие другие. В этом материале расскажем о системе Verme и о том, кому она подходит.

Фото: STEKLO/ Shutterstock

Доля ФОТ в товарообороте (РТО) – одна из ключевых метрик финансовой отчетности в ритейле. Метрика позволяет увидеть эффективность управления персоналом и долю всех расходов на персонал в товарообороте. Если с расширением штата или ставок показатель РТО не увеличивается, значит, доля фот будет расти. При этом ФОТ может расти вместе с товарооборотом и итоговый показатель все равно будет в рамках нормы.

Например, в первом квартале 2023 года ФОТ в выручке у крупнейшего продуктового ритейлера Х5 занимал 8,7%, а в первом квартале 2024 года ФОТ занимал 8,4% – доля уменьшается, при этом сами зарплаты растут. (Источник: финансовые и операционные результаты Х5). Это один из лучших примеров управления расходами на ФОТ и общей эффективностью персонала: когда выручка растет, а доля расходов на оплату труда не увеличивается, а, наоборот, уменьшается.

Если же зарплаты занимают все большую и большую часть расходов ритейлера, значит, что-то идет не так. Возможно, сильно увеличен штат или сотрудники стали работать менее эффективно. Либо имело место резкое увеличение зарплаты, что из-за дефицита персонала на рынке стало случаться все чаще. При этом ритейлер часто вынужден поднять уровень оплаты, чтобы не происходил отток персонала. Но, по наблюдениям компании Verme, если ритейлер увеличивает зарплату на 15%, то запускается цепочка поднятия зарплат у конкурентов. И уже через три месяца эффект от повышения зарплат в рынке нивелируется. То есть увеличение зарплаты никак не отменяет полноценную работу с наймом и мотивацией сотрудников.

Повышение ФОТ/РТО: возможные причины 

На рост этого показателя могут влиять как особенности процессов компании, так и рыночные факторы. К рыночным факторам относятся:

1. Уменьшение количества трудовых мигрантов 

2. Активное развитие ecom: увеличение потребности в работниках РЦ

3. Начало СВО и поднятие зарплат в ВПК

4. Демографическая яма 1990–2004 годов

5. Усложнение и удорожание процессов в логистике

6. Колебание потребительского поведения, уровня спроса. 

Так, по данным компании Verme, в некоторых продуктовых сетях показатель ФОТ/РТО превысил 8,5% за первый квартал 2024 года. Это на 1–2 пп. выше средних значений 2020–2022 годов. Есть опасения, что данный показатель будет расти и мешать выполнению целей ритейлеров по EBITDA.

Учитывая, что большинство ритейлеров непрерывно работают над улучшением операционной эффективности, причины снижения этого показателя у них во многом связаны с внешними неподвластными факторами.

Сдерживаем рост доли ФОТ с помощью ИТ-решений

Опыт работы с российским ритейлом показывает, что показатель доли ФОТ в товарообороте можно снижать, используя HR Tech решения и новые тактики управления, например, перераспределение операций между сотрудниками разной квалификации или вывод персонала только под пиковые нагрузки. Такие решения уже работают в продуктовых сетях различного формата, DIY-сетях, магазинах электроники и бытовой техники, фэшн-ритейле.

Оптимизация ФОТ без потери в качестве сервиса за счет более точного планирования графиков с помощью WFM

Текущие реалии обязывают ритейлеров отталкиваться от потребности в персонале, снижая критерии отбора людей. Причем, у большей части ритейлеров, по данным компании Vеrme, ФОТ растет быстрее, чем выручка.

Чтобы выполнять планы по EBITDA, каждому ритейлеру просто необходимо уметь правильно рассчитывать потребность в персонале. То есть знать, в какой день, в какое время, где и сколько нужно персонала, и уметь выводить персонал под эту потребность. При этом заметно, что людей не хватает, и потребность в сотрудниках растет постоянно.

Ритейлерам необходимо учитывать пожелания людей и уметь вовлекать разные виды персонала. Например, из штатного персонала с графиком 2 через 2 есть, кто-то, кто готов на работу по графику 5 через 2. Показывая открытые смены персоналу и дав возможность их взять как подработку, ритейлер исключает уход кандидата к конкуренту на подработку и сразу закрывает свою потребность в персонале в эту дату. Еще одним из вариантов закрытия потребности может быть подключение аутсорсинг-агентств, привлечение самозанятых (студентов, пенсионеров) из числа тех, кто подрабатывает в субботу.

А в том, чтобы этими процессами эффективно и удобно управлять, помогают WFM-решения.

WFM (Workforce management) – это решения для планирования рабочего времени персонала в торговых сетях. Программа собирает и анализирует множество данных: от динамики и структуры продаж до рабочих графиков сотрудников. Затем рассчитывает индивидуальные рабочие графики в зависимости от динамики покупательского потока, особенностей спроса, расположения магазинов, времени суток и пожеланий персонала. Например, WFM Verme выполняет автоматический расчет графиков всей сети или отдельных подразделений, исходя из прогноза потребности, заполненных предпочтений сотрудников, кадровых событий, правил планирования. 

В сервисе WFM Verme у каждого пользователя есть индивидуальный личный кабинет с доступом с мобильного телефона, который дает возможность каждому сотруднику иметь доступ к графику и подписывать его с помощью электронной подписи. Директор магазина или управляющий получает доступ к табелю и может использовать эти данные для выплаты зарплат персоналу.

Кому подойдет WFM Verme: кто планирует графики, исходя не из потребности и прогноза клиентского потока, а по шаблонам из месяца в месяц.

Ожидаемый эффект: оптимизация ФОТ до 10%, повышение производительности на 7–15%.

Увеличение РТО через повышение комплектности персоналом («Биржа смен»)

У Verme есть готовый инструмент заказа персонала из нескольких источников. Источниками могут быть как подменные фонды штатного персонала, так и аутсорс агентства или самозанятые. «Биржа смен» Verme упрощает разрозненные коммуникации с агентствами и платформами самозанятых до «единого окна заказа персонала». HR-менеджер просто планирует необходимые смены в системе, а сотрудники или агентства видят доступные смены (по заданным правилам маршрутизации), откликаются или выходят на смены. 

Кому подойдет «Биржа смен»: для всех, кто остро нуждается в персонале, кто хочет упростить процесс организации подработок для штатных сотрудников и в едином окне видеть информацию по всем источникам внешнего персонала.

Ожидаемый эффект: рост комплектности на 10–15 пп., освобождение времени у HR-подразделений

Источник: Retail.ru

Перераспределение функций и привлечение на простые операции внешнего персонала 

Попытка набрать 95% и даже 85% штата в текущих условиях не всегда выполнима. Директора магазинов могут быть убеждены, что процессы сложны для внешнего персонала и только штатные работники могут выполнить условно «нашу выкладку».

Аналитика Verme показывает, что до 60% операций может выполнять внешний сотрудник, который прошел интерактивное обучение и, выйдя на смену, получил уточнение от менеджера, как выполнять задачу. 

Перераспределение функций на внештатный персонал расширяет воронку кандидатов и позволяет закрыть проблему с комплектностью. Убеждение в том, что целевой функционал слишком сложен для внешних неквалифицированных сотрудников, неверное. В этом случае можно разбить операции на более сложные, где лучше справятся обученные штатные сотрудники, и менее сложные, на которые можно привлекать внешний персонал. Это успешная практика даже в случае с персоналом с медкнижками, например, поваров, так что на менее квалифицированных позициях это точно будет работать. Для этой задачи можно использовать готовый сервис «Моя смена». Самозанятые платформы «Моя смена» проходят обучение перед выходом на смены, так что ритейлеры получают подготовленных самозанятых. А сами самозанятые получают удобный инструмент для поиска подработки и хорошее вознаграждение за свою работу.

Кому подойдет «Моя смена»: кто еще не работает с самозанятыми или привлекает их только как сотрудников торгового зала. 

Ожидаемый эффект: рост комплектности.   

Перечисленные инструменты смогут положительно повлиять на показатели товарооборота и ФОТ через рост комплектности и общей эффективности работы персонала. Используя даже один из продуктов Verme, ритейлер получит ощутимый бизнес-эффект. Узнайте, как решения Verme применить в вашей компании, написав на sales@verme.ru

Retail.ru