Как правильно выбрать партнера по логистике: пошаговая инструкция для ритейлера

Поддержка цепочки поставок обычно ложится на плечи одного или, в большинстве случаев, сразу нескольких партнеров по логистике, но как выбрать того, кто не подведет даже при пиковых нагрузках и сможет обеспечить стабильные поставки товара, сохранив бюджет компании? Ответ есть — провести грамотный тендер. Как это правильно сделать, рассказывает Ольга Кривенко, директор направления «Автоперевозки» ГК CGS Logistics, логистической компании, специализирующейся на железнодорожных перевозках в России.

Шаг первый — выбираем тип предстоящего тендера

Шаг второй: правильная подготовка к тендеру

Шаг третий: проведение конкурса

Остается разобраться, что же подходит именно вашей компании. Для этого необходимо ответить самим себе на несколько простых вопросов.

	Да	Нет	Не знаю
1. Наша компания уже имеет собственную платформу для проведения тендера?
2. У нас уже есть зарекомендовавшие себя надежные бизнес-партнеры по логистике?
3. Хотим ли мы самостоятельно контролировать поток возможных участников тендера?
4. Низкий бюджет для нас приоритетнее минимизации рисков?
5. Располагает ли наша компания ресурсами для постоянного мониторинга рынка?

Проверяем ответы:

• Если вы дали положительный ответ на вопросы 1 и/или 2, а также ответили «нет» на вопрос 4, значит наилучший вариант для вас — это закрытый тендер.

• Если вы ответили отрицательно на вопросы 1 и 5, то ваш путь — открытый тендер.

• При утвердительном ответе на вопрос 3 вы можете реализовать открытый тендер с ограниченным участием — например, ввести минимальный финансовый порог входа для компании-участницы. В противном случае (особенно если вы ответили «да» на четвертый вопрос) можно проводить открытый тендер с неограниченным числом участников.

• Наконец, если вы ответили «нет» на вопрос 1, «да» — на 4 и 5, а в пунктах 2 и/или 3 склоняетесь к «нет» или «не знаю», то вам больше подойдет тендер в формате мониторинга рынка. При таком варианте поставщики чаще всего самостоятельно проявляют инициативу.

Продолжительность

Тендеры также классифицируются по продолжительности.

1. При одноступенчатом тендере компания выбирает партнера всего за одну итерацию.

2. Проводя двухступенчатый тендер, вы сначала создаете «шорт-лист» лучших кандидатов и только потом принимаете окончательное решение.

Фото: Aun Photographer/shutterstock

Шаг второй: правильная подготовка к тендеру

1. Создание тендерного задания

• Структурируйте все ваши ожидания от работы с потенциальным партнером.

Часто подобные шаблоны документов можно найти прямо на открытых тендерных площадках, их можно взять за основу собственных наработок. Пример тендерного задания здесь.

Далее необходимо указать требования или особенности перевозки ваших товаров, они специфичны для каждой конкретной компании. Здесь абсолютно вся информация — нужная и важная. Опишите все детали – от этого в дальнейшем будет многое зависеть. 

• Точно определите сроки проведения тендера.

  Обозначьте, планируется ли пересмотр решения о выборе партнера и бюджета в течение года.

Если вы проводите тендер в декабре, то у ваших потенциальных партнеров, скорее всего, еще нет четкого понимания цен на следующий год — будьте готовы к тому, что они станут закладывать в финальную сумму дополнительные 5%, чтобы страховать свои ценовые риски.

2. Оформление скор-карты

№	Критерий	Балл
1	Опыт работы компании на рынке логистики не менее 3 лет	10
2	Наличие филиальной сети в регионах	8
3	Ответственность за сроки подачи транспорта под погрузку	6
4	Отсрочка платежа не менее 30 календарных дней	8
5	Наличие собственного парка транспортных средств	4
6	Финансовая стабильность компании	6
7	Трекинг статуса перевозки	2
	Итог:	44

Кроме ТЗ для потенциального партнера по логистике вам необходимо разработать скор-карту. Это вспомогательный инструмент, который крайне полезен для обеих сторон: вашей компании она позволит ранжировать участников по соответствию текущим требованиям, касающимся стабильности компании, ряду оказываемых услуг, готовности к ответственности за грузы и т.д. Подрядчикам же будет удобно проверять то, насколько им подходит конкретно ваш тендер.

3. Финализация условий

• Подробно опишите ожидаемые результаты.

Решите внутри компании подобные вопросы заранее.

1. Вам будет достаточно одного/нескольких партнеров, или вы нарабатываете пул надежных подрядчиков?

2. Опишите те условия, при которых потенциальный партнер будет исключен из тендерного процесса.

3. Перечислите пакет документов, требуемых для подтверждения соответствия заявленным требованиям.

Если вы сразу проясните все эти моменты, то сможете получить более целевые предложения о сотрудничестве.

4. Маркетинговая активность для тендера

В этом вопросе обычно применяется уже знакомая нам классификация.

Открытые тендеры

Вы можете разместить информацию о старте тендера на одной или нескольких площадках, например:

• Тиконтракт;

• Ростендер;

• b2b-center;

• BiCo.

5. Сбор заявок

Вы подготовили все условия и требования и позаботились о маркетинговой поддержке тендера — отличная работа, остается ждать и собирать заявки от потенциальных участников. Далее идет ранжирование и отбор тех компаний, которые вы пригласите к участию в тендерной процедуре.

Предельно важно изучить специальные материалы заранее (особенно если вы самостоятельно проводите тендер, не имея профильных знаний в этой области). В этом как раз помогут отраслевые издания и СМИ по логистике и ритейлу.

Также не забывайте о законодательстве, в РФ существует закон № 135-ФЗ, регламентирующий деятельность коммерческих компаний при проведении тендеров. Для более глубокого погружения в тему можете поискать соответствующие курсы или пообщаться с тендерными специалистами.

Шаг третий: проведение конкурса

• Если вы решили проводить закрытый тендер, то первым делом необходимо найти площадку. Для такого типа конкурса существует два пути.

1. Аренда сервиса для проведения тендера

   Здесь главным преимуществом выступает экономия бюджета — аренда на короткий срок будет стоить дешевле, чем разработка и поддержка собственной платформы.

2. Создание собственного сервиса

Этот способ подойдет, если у вас есть особые требования по безопасности или интеграции с вашей IT-структурой.

В рамках закрытого тендера вы можете создать более лояльные условия для поставщиков. К примеру, установить конкурентно сниженный уровень ответственности за груз и «расширить» сроки оплаты. Так вы получите больше шансов удержать самых подходящих для вас подрядчиков.

• Открытый тендер подразумевает, что вы размещаете запрос на общедоступных платформах — например:

1. Центр электронных торгов;

2. Стар;

3. РосТендер.

Проведение некоторых тендеров обязывает организатора сформировать конкурсную комиссию, которая будет заниматься оценкой заявок и выбором победителя.

В первом квартале 2021 года будет особенно эффективен двухступенчатый открытый тендер. Он позволяет получать наиболее объективные предложения от потенциальных подрядчиков.  

Обезопасьте себя и свою компанию: заранее опишите штрафы за невыполнение условий договора, а также возможные причины его расторжения. Так вы сможете застраховаться от недобросовестных подрядчиков. При этом необязательно самим всегда следовать этим правилам и наказывать подрядчиков, ведь лояльность к партнерам позволит вам установить более доверительные отношения, а значит, сэкономить и время на проверку, и деньги на транспортировку в будущем.

• Разберем специфику тендер-мониторинга. 

Чтобы лучше вникнуть в специфику, рассмотрим отдельную услугу, в зависимости от которой может меняться рыночное предложение — перевозки.

❖ Своего будущего подрядчика, с которым вы еще не работали, можно сначала проверить — доверив ему, например перевозку тестовой партии товара.

❖ Вы можете делать рассылку по собственному пулу партнеров (и потенциальных тоже). Таким образом вы сможете выбрать того подрядчика, который предлагает наиболее выгодные условия.

❖ Учтите, что если вы остановитесь на тендер-мониторинге, менеджеры по логистике будут почти постоянно загружены мониторингом рынка и потеряют способность выполнять весь спектр своих задач так же эффективно.

❖ Если вы придерживаетесь стратегии усредненной цены — то есть хотите, чтобы ваш товар стоил примерно одинаково вне зависимости от региона, то такой мониторинг позволит вам заранее оценить, какую дополнительную стоимость закладывать на каждую единицу товара, а значит, на перевозки в целом.

Если вы выбираете такой вариант для поиска подрядчика в качестве основного, сразу наймите отдельного специалиста, который будет заниматься исключительно анализом рынка.

В заключение рассмотрим таблицу, в которой мы суммируем для вашего удобства особенности трех типов тендеров.

	Площадка	Уровень компании	Реклама	Основная цель тендера
Закрытый тендер	Собственная или в аренду	Крупная компания	Рассылки по избранным подрядчикам, таргетированная реклама.	Найти надежного партнера по логистике, а уже затем оптимизировать бюджет.
Открытый тендер	Общедоступные платформы	Любая	Массовая рассылка, в том числе с помощью организаций-посредников.	Рассмотреть максимальное количество предложений и найти лучшую цену.
Тендер- мониторинг	Нет	Любая	Рассылки по пулу логистических партнеров, постоянный поиск новых компаний для включения их в рассылку.	Выбрать лучшее на данный момент предложение из пула партнеров по логистике по соотношению цена/качество.

Надеемся, что наши советы помогут выбрать не только подходящий тип тендера, но и сделают его процесс более эффективным и простым. Желаем вам надежных и компетентных логистических партнеров, которые доставят ваши товары в срок, по прогнозируемым ценам!

Статья подготовлена компанией CGS Logistics