Как повысить эффективность бизнеса с помощью разумного взаимодействия категорийных и операционных специалистов

Фото: Jacob Lund/shutterstock

Основные проблемы взаимодействий подразделений и способы их решения

1. Разделение ответственности. Каждый считает, что не должен выходить за рамки своего функционала, нет командной работы.

Как эту проблему можно решить?

Основное решение лежит в области командообразования и общей ответственности всех подразделений и отделов.

• Ответственность за результат у всех подразделений должна быть общая.

• Все цели и задачи должны выполняться максимально оперативно и эффективно. Необходимо исключить «перебрасывание» ответственности и решений на других. Совместно находить рациональные решения и оперативно внедрять их, включая в процесс все подразделения.

2. Разные KPI, их вес, количество. Конечно, один или два показателя могут быть у всех едины, но иметь разный вес, что приводит к низкой или высокой заинтересованности в их выполнении.

Как это можно изменить?

• Построение мотивационной политики должно быть основано на общих результатах и ключевых целях бизнеса.

• KPI должны быть едины у как минимум 3–4 показателей.

• Вес основных KPI должен быть одинаковым. Не должно быть KPI c большим весом. Например: РТО – 30%, маржа – 30%, трафик – 30%, 10% мотивации – это показатели, за которые отвечает конкретное подразделение.

3. Отсутствие общей цели. У каждого подразделения свои цели, задачи, свои результаты.

В компании должны быть утверждены единые цели для всех сотрудников, которыми они будут руководствоваться при выполнении своей работы. Например:

• Привлечение покупателя

• Создание товарооборота

• Получение прибыли

• Удержание покупателя

• Увеличение среднего чека и объема покупаемого товара

• Создание импульса покупки

• Улучшение имиджа магазина (компании)

4. Незнание процессов смежных подразделений. Необязательно погружаться глубоко в специфику работы коллег, но важно понимать, например, как осуществляется заказ и приемка товара, замена ценников, чтобы правильно и эффективно выстраивать свои процессы.

Как на это можно повлиять?

• Один раз в квартал или в полугодие в течение 2–3 дней категорийные менеджеры должны отработать в магазине по функционалу директора или администратора магазина.

• Один раз в квартал или в полугодие в течение 2–3 дней директор магазина или администратор должны отработать в офисе по функционалу категорийного менеджера или категорийного специалиста.

• По итогу проведенной стажировки все должны давать обратную связь в виде предложений или замечаний, направленных на улучшение процессов.

Фото: Drazen Zigic/shutterstock

Как категорийные менеджеры могут влиять на процессы магазина

Давайте разберем операционные процессы, которые зависят от работы категорийных менеджеров. Также рассмотрим, с помощью каких инструментов специалисты могут влиять на процессы, тем самым повышая эффективность работы магазина и увеличивая продажи.

1. Приемка товара. На оперативную приемку товара влияют квант поставки, график и время поставки, упаковка товара, информация, указанная на товаре и упаковке.

Например, при приемке товара приемщик обязан отслеживать остаточный срок годности товара. Но по какому принципу ему определить, можно ли принимать товар, поставленный в магазин 1 июля 2023, со сроком годности до 30 июля 2023? Приемка останавливается, он идет искать Директора или администратора магазина, чтобы получить ответ. Для ускорения этого процесса в систему необходимо внести данные: срок годности товара, срок реализации товара и с каким остаточным сроком годности принимается товар для реализации.

2. Заказ товара. Не у всех компаний настроены автозаказы, и тогда этот процесс осуществляется сотрудниками в ручном режиме. Облегчить и ускорить этот трудоемкий процесс помогут данные в системе: актуальность ассортиментной матрицы и прайсов магазинов, корректный график поставки, оптимальный квант поставки, сроки реализации товара, формирование заказа по категориям.

Формирование заказов во многих компаниях осуществляется по поставщику, и из-за этого не отображается полная картина по категории. Сотрудник, делающий заказ, не видит остатков и сроков поставки всего ассортимента. Формируя заказ только по поставщику, специалист исходит из данных по ассортименту именно поставщика. В итоге мы можем наблюдать пустые пространства на полках. Особенно это важно, и в первую очередь применимо к скоропортящимся продуктам. Также важным моментом является время, до которого необходимо сделать заказ.

Помощь категорийных менеджеров в данном процессе — это согласование графика заказов по категориям с поставщиками и предоставлении отгрузочных документов по категориям при поставках.

3. Ценообразование. Актуальность и корректность ценников на товаре — это слабое место во многих компаниях. Заменить бумажные ценники на электронные могут позволить себе не все, но и это не всегда решает проблему.

Так сколько же времени необходимо, чтобы произвести замену ценников?

Давайте рассчитаем на примере, когда обмен в магазин пришел до открытия. Магазин открывается в 08:00. Сотрудник магазина запускает компьютер, прогружает все изменения, запущенные в предыдущие сутки. Это занимает примерно 10–15 минут.

Далее происходит выгрузка ценников товаров, по которым необходимо осуществить замену. После этого запускается печать ценников и в случае, если в сети есть ценники разного цвета, время увеличивается, ведь в принтере нужно заменять бумагу. Еще минут 10–15, если ценников не более 200.

Распечатанные ценники необходимо разрезать ножницами — 30 минут. Учитывая, что изменение цен проходит не по категориям, а вразнобой, непосредственная замена ценников может занимать от 30 минут до 2 часов.

На этом примере мы видим, что замена ценников в лучшем случае будет завершена к 10 часам утра.

4. Промо. Акции − один из важнейших инструментов привлечения покупателя, увеличения трафика, увеличения товарооборота. В этом направлении важно учитывать процессы магазинов для получения наиболее эффективных результатов.

При работе с промоакциями ключевую роль играет своевременное информирование магазинов о наполнении промо, как минимум за 2 недели. Это важно, чтобы магазины и отдел товародвижения успели заказать и привезти товар в необходимом объеме к началу акции, а не к ее завершению.

5. Дополнительная выкладка. Выкладка товара в дополнительных местах размещения (паллеты, стойки, корзины и т.д.). Распространенная проблема — отсутствие списков товаров, согласованных для размещения на дополнительной выкладке.

Чтобы улучшить работу в этом направлении, необходимо создать ресурс с единым доступом: категорийным менеджерам — для внесения изменений, товародвижению и магазинам — для отслеживания изменений и своевременной отработки на местах. На данном ресурсе магазин еженедельно размещает фото выкладки.

6. Списание товара. Своевременное списание товара, который не пригоден для продажи, напрямую влияет на корректные остатки в торговой точке.

Правильный и четко описанный регламент действий сотрудников и процент списаний могут эффективно повлиять на оперативные процессы и корректные остатки, а также на наличие товара на полках. Важные данные для решения этих процессов: срок годности, срок реализации, квант поставки, сроки проведения списаний.

Как улучшить взаимодействие категорийных и операционных менеджеров?

В заключение обсудим инструменты и процессы, которые могут помочь выстроить работу подразделений максимально эффективно и исключить эмоциональные и не рациональные факторы.

Централизованная и единая отчетность. Та, которая сформирована в едином виде и поле. Для категорийных менеджеров — отчетность по категориям в разрезе магазинов, по кустам, форматам, кластерам. Для операционных менеджеров — показатели в отчетности по кластерам, форматам, магазинам в разрезе категорий.

Цифровые каналы коммуникаций. Единое окно, стандартные формы, сроки предоставления обратной связи, принципы решения вопросов. Эту задачу можно решить с помощью платформ «Быстродел», Bitrix24.

Сквозные показатели КПЭ. У каждого менеджера и директора магазина, а не только на уровне топ-менеджмента.

Корпоративная культура. С ее помощью выстраивается командная работа, построенная на взаимоуважении. Это позволит исключить «перебрасывание» ответственности и поможет команде выполнять свои профессиональные задачи так, чтобы выполнение последующими отделами поставленных задач и целей было максимально оперативным и эффективным.

Такими казалось бы очевидными методами и инструментами можно повысить эффективность бизнеса как минимум на 10–15%.

Retail.ru