Как комплексное IT-решение снижает текучесть кадров в рознице

Предлагая рынку готовый продукт или сервис, компании часто демонстрируют итоговое решение, позволяющее закрыть конкретную задачу бизнеса. Однако, как известно, практические случаи в реальности часто оказываются гораздо сложнее того, что было первоначально спроектировано «на бумаге», и за одной задачей тянется вереница еще более сложных вопросов, не решив которые, бизнес не получает желаемого результата. В такой момент у компаний-разработчиков появляется выбор: либо решить только лишь изначально поставленную задачу и, отработав гонорар, со спокойной совестью перейти к следующему проекту, либо сделать больше и адаптировать свой продукт под комплексное решение задачи клиента. О том, кто выиграет от приложенных усилий и как сделать российской рознице предложение, от которого невозможно отказаться, на очередном форуме Retail TECH 2023 рассказали директор консалтинга Verme Дмитрий Филимонов и коммерческий директор Verme Михаил Дыма.

1. Западное решение под суровую российскую реальность

На Западе уже давно существуют различные WFM-решения. Однако мало просто привезти заграничный софт, – всегда приходится учитывать неизбежную разницу в экономических моделях разных стран и, как следствие, применимость привезенного решения в российских условиях. За десять лет работы на рынке Verme адаптировала западные системы и подтвердила эффективность своего собственного решения на более чем 50 кейсах из различных сфер бизнеса – от fashion и food до дрогери и телеком. Адаптируя зарубежные аналоги WFM-систем, компания-разработчик приняла во внимание российское законодательство и локальные особенности ведения бизнеса и в 2016 году представила на рынок решение собственной разработки: Verme – WFM.

«Мы стали использовать несколько инструментов уже из своей экосистемы продуктов. Собственная разработка по биометрии позволила нам контролировать как внутренний персонал заказчика, так и внешний, который мы также планировали с помощью уже третьего модуля Verme – Портала внешнего персонала, для закрытия потребности торговой сети в недостающих кадрах», – поясняет Михаил Дыма.

2. Адаптация под местное законодательство

В 2020 году на рынке труда в России появился новый феномен – «самозанятый». В 2021 году Verme разрабатывает и выпускает новый модуль: платформу «Моя смена», автоматизирующую привлечение самозанятых на подработки в розничные торговые точки. Помимо функциональных вопросов, компании пришлось столкнуться с обязательством соблюдения ФЗ-422 «О самозанятых» в части контроля отсутствия подмены трудовых отношений и сбора и хранения чеков, подтверждающих оплату исполнителями всех налогов.

«Решая ключевую задачу по планированию оптимальных графиков для персонала в розничных сетях, мы нуждались в еще большей гибкости в планируемых сменах. К примеру, было важно иметь возможность планировать «короткие» смены, продолжительностью от четырех часов. Однако штатный персонал и классический аутсорсинг в торговых сетях редко соглашаются на смены такой длительности, предпочитая стандартные – от восьми часов. Тогда мы запустили свою платформу «Моя смена», которая решала эту проблему и позволяла привлекать внешних исполнителей, согласных на короткие смены», – комментирует развитие продукта Михаил Дыма.

«Сегодня у нас есть комплексное решение, которое закрывает потребности розничных сетей, начиная с расчета количества необходимого персонала и заканчивая выводом сотрудников, в том числе на гибкие и короткие смены от четырех часов», – поясняет Михаил Дыма.

«Моя смена» – сегодня самая большая база самозанятых, готовых брать предлагаемые торговыми сетями смены для подработки в удобное время. Все зарегистрированные на платформе самозанятые являются активными пользователями, а исполнители, готовые взять заказ, проживают и готовы работать по всей России. Сегодня на платформе зарегистрировано более 27 тыс. исполнителей и ежемесячно выполняется более 60 тыс. смен по всей стране.

3. Обеспечить эффективность решения на практике

Российский рынок IT-решений уже достаточно немолодой, и уже давно очевидно, что произвести успешное внедрение означает внедрить IT-систему так, чтобы ею пользовались на повседневной основе.   

«В нашей компании за успешное внедрение отвечает департамент консалтинга. Цель консалтинга Verme – обеспечить розничной сети получение дополнительной прибыли, благодаря внедренному решению», – комментирует Дмитрий Филимонов.

«Помимо технических задач, для успеха проекта важно уделять внимание управлению изменениями в бизнес-процессах клиента так, чтобы внедренное решение было принято не только офисом, но и линейными сотрудниками розничной сети, чтобы система работала как единое целое. У нас это называется проектированием и внедрением организационных изменений. Для примера, мы всегда стараемся изменить мотивацию розничного персонала так, чтобы IT-инструмент влиял на личные показатели каждого сотрудника, принося ему личную выгоду. Также немаловажный элемент внедрения организационных изменений – эффективная информационная кампания, с помощью которой каждый сотрудник сети сможет понять, какую ценность ему принесет наш продукт», – рассказывает Дмитрий Филимонов.

«Наша конечная цель – достижение бизнес-эффекта и бизнес-показателей для сотрудников розничной сети на всех уровнях: от собственника компании до линейного сотрудника. Если этого достичь, успех внедренного решения гарантирован», – комментирует Дмитрий Филимонов.

4. Учитывать цели рядовых сотрудников

Учитывать интересы всех участников в структуре бизнеса клиента – важное условие успешного внедрения. Собственник повышает эффективность планирования персонала, обеспечивает рост уровня сервиса и бизнеса в целом. Линейный сотрудник получает инструмент, планирующий «гуманные» графики, с учетом пожеланий и ограничений.

«Наряду с финансовыми выгодами растет и уровень счастья линейного персонала. В случае если мотивационная схема выстроена соответствующим образом, сотрудник получает инструмент повышения производительности труда, приносящий ему личную выгоду, – поясняет Дмитрий Филимонов. – У сотрудника появляются удобный график, возможность подработки, а это вызывает ощущение стабильности и защищенности».

5. Немного практики, или Как мы это делаем

«Ключевая особенность нашей компании – умение считать численность по типам персонала (внешний, внутренний) и типам графиков (например: гибкий график, фиксированный график, полугибкий график со скользящими выходными)», – рассказывает Дмитрий Филимонов.

Чаще всего по фиксированным графикам выводят штатный опытный персонал, выполняющий более сложные функции, а по гибким графикам, например, для перекрытия вечерних волн клиентопотока, выходит внешний персонал, к примеру, самозанятые. Так, в низкий сезон преимущественно используются внутренние кадры, а в высокий добавляется внешний персонал.

«Если правильно рассчитать количество персонала по типам занятости на предстоящий год, то «рождается» план подбора, или изменение стратегии плана подбора штатного персонала на следующий год, а также бюджет на внешний персонал», – добавляет Дмитрий Филимонов.

На основе расчетов системы директор магазина планирует графики штатного персонала, численность которого соответствует правильно спрогнозированным продажам, а также графики внешнего персонала в рамках заранее рассчитанного бюджета.

Далее начинается правильный процесс на уровне линейного персонала: запланированный персонал выходит по графику, а отметки, которые он оставляет в системе биометрии, формируют табель. На основе фактически отработанных часов автоматически рассчитывается заработная плата, а для внешнего персонала автоматически создается акт выполненных работ. Правильно выстроенные процессы на стратегическом и оперативном уровне приводят к существенному увеличению эффективности бизнеса.

«Однако мы не заканчиваем работу одним лишь внедрением. После запуска решения и подтверждения достигнутого бизнес-эффекта в дело вступает Customer Success, который обеспечивает постоянную поддержку и помогает клиенту продолжать получать бизнес-эффект от использования внедренного решения», – подытожил Михаил Дыма.

Retail.ru