Как FMCG, ритейлу и производству с помощью цифровизации уменьшить расходы на проведение закупок до 20%

Тренд импортозамещения уже привел к ситуации, когда производители и ритейлеры стремятся автоматизировать закупки именно через отечественное ПО. Чтобы учесть все жизненно важные нюансы импортозамещения и выбрать правильную стратегию, на базе экспертизы вендора Agora была разработана «Дорожная карта по эффективному переходу на отечественное ПО для управления закупками».

Потребность рынка в эффективных и надежных закупочных решениях в условиях санкций стимулировали российские компании FMCG экстренно искать способы оптимизировать свои расходы и обеспечить стабильность процессов, в особенности по части закупок.

Рассмотрим тенденции и особенности закупочных процессов в секторе FMCG, ритейле и производстве товаров повседневного спроса в контексте того, что предопределяет выбор ПО у крупных и средних предприятий.

Оптимизация расходов. Поскольку работа с поставщиками и управление заказами требуют аккумуляции значительных финансовых потоков, открывается возможность для экономии и усовершенствования закупочных процессов. Даже незначительные элементы системы, такие как новые расходные материалы или закупка у другого поставщика по иным условиям, могут привести к существенной экономии в результате регулярных закупок. Сокращение затрат при проведении закупочных процедур от 10 до 20% и ускорение закупок могут стать основанием для роста FMCG-бизнеса путем высвобождения средств на развитие. Также при внедрении цифровых инструментов для закупок можно получить цены на 5–10% ниже за счет формирования на площадке здоровой конкуренции между поставщиками.

Категорийный менеджмент в закупках. Особую популярность в 2024–2025 годах набирает автоматизация категорийного метода управления закупками. Например, SRM система на базе Agora позволяет эффективно автоматизировать управление категориями и верно выстроить операционный закупочный процесс.

Стремление к упрощению и стабилизации процесса закупок. Исходя из отчетов Всемирного экономического форума о глобальных рисках 2024–2025, в закупках сектора FMCG (как ритейла, так и производства) существует ряд серьезных вызовов, которые включают в себя: растущую сложность цепочек поставок, геополитическую напряженность и торговые войны, необходимость снижения географических рисков и увеличения диверсификации поставщиков, а также источников снабжения. Реагировать на эти вызовы ритейлеры и производители должны предельно быстро, если хотят оставаться в лидерах своей рыночной ниши.

Рост бюрократических ограничений. Изменения в экспортном контроле и регулировании, протекционистские меры, повышение экологических требований, все новые законодательные акты с возрастающей тенденцией к ужесточению требований.

Угрозы дезинформации и кибербезопасность. Серьезный уровень контроля должен поддерживаться на каждом шаге закупочного комплекса. В данном случае старые методы вроде таблиц и ручной обработки данных неприемлемы, поскольку кроют в себе множество «дыр» на уровне кибербезопасности и возможной утечки информации. Решением может стать только комплексная автоматизация закупок через единую экосистему с высокой устойчивостью к атакам и фроду (мошенничеству или сливу важных данных).

Решение сложных задач

Чтобы снизить риски закупочных процессов, важно обнаружить и укрепить самые слабые места. Ритейлеры и производители товаров повседневного спроса в ответ на риски и вызовы стремятся совершенствовать и ускорять цепочку поставок, сделав ее более устойчивой, гибкой и прозрачной на всех этапах. Для данных целей активнее, чем в предыдущие годы, диджитализируются процессы закупок, начиная от сбора потребностей, планирования и заканчивая непосредственным процессом закупки и этапами после торговых процедур.

Вендор решений для автоматизации закупок Agora рекомендует последовательно подойти к этому процессу. Для начала компании-заказчику следует изучить свои существующие цепи поставок, составить карту (RoadMap) по автоматизации и дальнейшему внедрению закупочных решений.

Параллельно следует определить критические точки, узкие горлышки текущих закупочных процессов и направить фокус сперва на их оптимизацию. Анализ рисков руководство и сотрудники тендерного отдела и снабжения могут провести совместно с лояльными внутренними клиентами, поставщиками и партнерами. Чтобы снизить негативное влияние потенциальных рисков текущей рыночной ситуации и кризисных изменений, многие ритейлеры и производители товаров повседневного спроса делают ставку на расширение географии поставок, увеличение уровня запасов, оценку и интеграцию в работу различных логистических схем. Важной составляющей становится также оперативная подстройка под изменение окружающей бизнес-среды и стремительно меняющегося потребительского спроса. И в этом случае, как отмечают эксперты Agora, использование современных технологий для принятия решений (например, аналитика от SRM-системы) становится тем самым тузом в рукаве, позволяя быстрее конкурентов улавливать и обращать себе на пользу малейшие изменения в спросе и цепочке закупок. А строгий и автоматизированный комплаенс и контроль контрагентов через SRM и другие решения для автоматизации закупок позволяют работать только с лучшими поставщиками, надежными и способными предоставлять качественные ТМЦ по оптимальным расценкам.

Отечественные SRM

Компании-закупщики из FMCG-сферы все чаще стремятся взаимодействовать с поставщиками и проводить закупочные процедуры через системы для автоматизации закупок: SRM, S2C, P2P, а также с применением ЭТП и КИМ. С одной стороны, этому способствовали новые потребности экономических реалий, а с другой – санкционная внешняя политика в отношении российской экономики.

В последние несколько лет представители рынка ритейла все больше интересуются именно отечественными SRM-решениями для управления поставщиками и проведения закупок. При этом вендоры российского ПО, например, предлагают такие решения – полностью отвечающие требованиям современных компаний.

Рассмотрим преимущества внедрения SRM и других закупочных систем на примере ПО компании Agora:

Универсальность. SRM для FMCG может быть как системой полного цикла, так и отдельными автономными системами: Source to Pay, Source to Contract, Procure to Pay, Procure to Order.

Ускоренная реализация. Внедрение SRM-системы займет в среднем 3–6 месяцев, что в разы быстрее, чем разработка любого решения с нуля.

Современный и гибкий стек технологий. Благодаря этому обеспечивается надежность и функциональность, специально адаптированные под потребности современных заказчиков.

Возможность настройки функций и процессов закупок. Осуществляется при помощи конфигуратора BPMS (система управления бизнес-процессами). Конфигуратор Agora предоставляет возможность настройки и управления процессами закупок компании-заказчика, используя No-Code и Low-Code методы, за счет чего время настройки и адаптации проекта сокращается на 30–60%.

Ключевые функциональные блоки SRM-системы Agora включают: управление поставщиками, в том числе верификацию, сегментацию и compliance; стратегическое планирование и аналитику; проведение закупочных процедур, sourcing; договорную работу; операционные закупки, P2P (от закупки до оплаты).

Как результат – при использовании SRM Agora расходы на проведение закупок уменьшаются до 10%, а время на проведение закупок сокращается до двух – трех раз.

Практика применения

Крупнейшие концерны-ритейлеры и производители FMCG уже внедряют в свои рабочие процессы отечественные решения для автоматизации закупок.

Так, в компании «Юнилевер Русь» решение Agora пришло на замену системы Coupa для предельно прозрачного и удобного управления закупками. Среди особенностей можно выделить сложную систему согласования заказов и каталогов, разветвленную ролевую модель, связанную со справочниками бухгалтерии, и многие другие нюансы, которые были учтены в процессе реализации.

В компании Health & Nutrition разработка P2P-системы закупок на базе платформы Agora была необходима для взаимодействия с поставщиками, отслеживания договорных обязательств, а также для снижения ручного труда и ошибок за счет автоматизации закупок, обеспечения прозрачности и эффективности всех этапов закупочной деятельности.

В компании «Благо» внедрение решения для автоматизации закупок потребовалось для повышения эффективной работы с поставщиками и проведения тендерных процедур, включая возможность торгов из «1С» через интеграцию с системой закупок Agora.

В компании «Мега» был создан и внедрен корпоративный электронный магазин на базе платформы Agora для ускоренного и удобного проведения закупок малого объема администрацией и хозяйственным блоком. Благодаря решению от Agora компании-закупщику удалось повысить результативность производственно-дистрибуционных процессов, получив автоматизированную и прозрачную на каждом этапе систему управления закупками.

Важным результатом для всех вышеперечисленных кейсов стало снижение операционных затрат на проведение закупок, ускорение, оптимизация и автоматизация закупочных процедур, сокращение количества ошибок при формировании заявок, а также множество других важных реализованных опций, необходимых современным FMCG-компаниям.

В силу быстро меняющегося потребительского спроса и новых экономических реалий ритейлерам и производителям жизненно необходимо быстро и решительно реагировать на изменения и оптимизировать свою работу. В особенности это касается таких стратегически важных отделов, как служба снабжения и закупок, от которых зависzт стоимость производимой и продаваемой продукции, поставка на полки актуальных товаров по экономически приемлемой цене, а значит, конкурентоспособность и возможность дальнейшего роста. Бесплатно получить дорожную карту, а также больше узнать о современных ИТ-инструментах для оптимизации закупочных процессов и получить консультацию от менеджера можно на сайте вендора Agora.

Retail.ru