Как «1С:ERP» помогает снизить производственную себестоимость продукции

Существуют разные способы сократить расходы, увеличить доходы и в итоге получить большую прибыль. Один из них – отказаться от ручного управления процессами с помощью ERP-систем. В этой статье о том, как «1С:ERP» может помочь снизить производственную себестоимость продукции рассказывает Екатерина Царевская, функциональный архитектор проектов внедрения «1С:ERP» компании «Первый Бит».

• Себестоимость продукции формируется очень примерно, большая доля затрат распределяется на продукцию «ровным слоем».

• Назначая цены, мы ориентируемся на нашу очень примерную себестоимость, цены конкурентов и спрос. Мы не знаем точно, какие продукты какую реальную маржу приносят.

Такие проблемы могут существовать и у действующих пользователей «1С:ERP», так как сама по себе покупка продукта без внедрения и настройки под задачи не является панацеей и на себестоимость не влияет. Но с помощью грамотной настройки и в руках умелого управленца «1С:ERP» может стать мощным инструментом анализа, который сильно повысит качество принимаемых управленческих решений и позволит существенно сократить расходы.

Рассмотрим некоторый ряд задач, который помогает решать «1С:ERP».

• Наведение порядка в учете в целом, повышение контроля, оперативное получение данных без большой задержки.

• Более точное и «справедливое» распределение затрат на себестоимость, которое позволяет лучше понимать, какую выгоду или убыток приносит тот или иной продукт.

• Учет потерь времени и сырья.

• План-фактный анализ себестоимости и работа с отклонениями.

Фото: Gorodenkoff/shutterstock

Повышение качества оперативного учета

Первое, на что стоит обратить внимание, если задача управления себестоимостью приоритетна, – это качество отражения ежедневных фактов хозяйственной жизни компании. Не только то, сколько мы потратили и получили в течение каждого дня. Но и прежде всего – нефинансовые данные, такие как: факт приема заказов, выход конкретных сотрудников на смену, регистрация производственных операций, ремонт оборудования и многое другое. Если первичные данные ведутся неточно или вообще не ведутся – анализ теряет точность, а производство представляет собой тот самый черный ящик с непонятными процессами. Дело в том, что отсутствие ежедневного контроля не позволяет оперативно предпринимать действия и реагировать на изменения. Мы видим только итог месяца, из этого формируем потенциально неправильные критерии для следующих периодов. А неправильные критерии могут привести к непредвиденным последствиям.

Как понять, что вашей компании требуется повышение качества оперативного учета? Как отследить на большом предприятии, что процессы теряют контроль? Мы выделяем такие «симптомы»:

• Затраты отражаются не по мере их возникновения, а в конце месяца. В управленческом учете мы только через месяц видим факт расходов. То есть в случае необходимости оперативно повлиять на план-факт не сможем.

• Все документы в систему вносит бухгалтер, сотрудники ключевых подразделений в системе не работают. И в случае выяснения, что и откуда взялось, происходит примерно следующее:

• Статьи расходов для управленцев непонятны, они слишком крупные или слишком мелкие, большие суммы на статьях «Прочие расходы».

• Бухгалтерия ведет учет, как ей удобно и как нужно для сдачи отчетности, а не для целей анализа.

Если в этих пунктах вы узнали себя, то наша рекомендация – в первую очередь заняться внедрением оперативного учета, а улучшения в области управленческого учета отложить на вторую очередь автоматизации. При внедрении оперативного учета можно руководствоваться следующими принципами и стандартами:

• Ключевые операции должны быть введены в систему в день их возникновения.

• Действия в системе приоритетно должен отражать тот сотрудник, который это действие выполнил и за него отвечает. По возможности исключите из цепочки «операторов ПК» и оставьте бухгалтерам заниматься бухгалтерским учетом. Обучите работе в системе кладовщиков, начальников смен и других ключевых пользователей.

• Проработайте справочник статей расходов и проведите обучение для пользователей, когда какие статьи использовать.

Для реализации задач оперативного учета, с учетом специфики производственных процессов, можем рекомендовать разработку специализированных рабочих мест, где, исходя из сценария работ, будут размещены необходимые программные инструменты, которые реализуют типовую функциональность системы. 

На скриншоте пример – одна из наших проектных разработок – рабочее место оператора производства, где в одном окне собраны все нужные оператору кнопки. Интерфейс адаптирован для тач-панели, что практичнее для работы в цеху, чем обычный ПК с мышью и клавиатурой или ноутбук.

Рабочее место оператора производства.

Полноценное внедрение качественного оперативного учета – целый проект, который требует не только участия IT-специалистов, но и больших организационных усилий. Но зато сам по себе такой проект способен дать хороший результат за счет наведения порядка, повышения личной ответственности и вовлеченности сотрудников.

Проработка аналитик учета

В прошлом пункте мы остановились на том, что очень важно своевременно ввести в систему операции с указанием корректной статьи. Так у нас появляется хотя бы одна аналитика, на которую мы можем опираться, – статья расходов. Однако, кроме статей, «1С» предлагает и другие инструменты уточнения расчета.

• Метод расчета себестоимости по FIFO и средней. «1С:ERP» поддерживает следующие варианты:

• При расчете по средней все партии приводятся к усредненному значению себестоимости. Если важно сгладить колебания в валовой прибыли и упростить учет – выбирайте среднюю.

• При расчете по FIFO каждая партия имеет собственную себестоимость со своей структурой затрат. Если важна четкость и детализация – выбирайте FIFO.

• Детализация себестоимости: стандартно в «1С» себестоимость считается для каждой позиции номенклатуры, но можно детализировать учет по:

• сериям – производственным партиям,

• назначениям – это может быть заказ клиента, направление деятельности компании, некие проекты компании,

• сделкам,

• менеджерам.

Варианты детализации себестоимости в «1С:ERP».

• Проработка статей расходов. Этот пункт относится не столько к «1С:ERP» как к конкретному продукту, но в проектах внедрения «1С» мы уделяем этой работе большое внимание. Наши рекомендации:

• Статья должна иметь понятное название, которое отражает экономический смысл.

• Если статей много, их лучше сгруппировать, настроить иерархию.

• Если одна статья занимает очень большую долю в себестоимости – возможно, ее стоит разделить на несколько.

• Статьи, которые во всех продуктах занимают меньше процента, – скорее всего, можно укрупнить.

Пример отчета по себестоимости в «1С:ERP».

А сейчас мы коснемся действий, с помощью которых можно повысить точность и информативность учета различных статей, в зависимости от индивидуальных процессов компании. Мы рекомендуем выделить статьи в вашей компании, которые занимают в себестоимости самую большую долю, или же самые непрозрачные статьи, и попробовать применить к ним описанные далее методы.

Сделать распределяемые затраты – прямыми

Существуют прямые затраты. Это, например, списание материалов по спецификации. Их мы четко указываем на каждую единицу продукции. Также существуют распределяемые затраты, которые вводятся единой суммой за период (месяц), а затем распределяются на продукцию пропорционально выбранной базе. Чем больше доля прямых затрат, тем учет более точный, хотя и более трудоемкий. Если стоит задача повысить точность учета, можно перевести некоторые крупные затраты из категории распределяемых в прямые, не добавив сотрудникам много работы.

Например, в цеху упаковка списывается в конце месяца по инвентаризации и распределяется на всю продукцию пропорционально ее объему. Это логично, так как чем продукция больше – тем больше на нее идет картона, стрейч-пленки и пр. Но, если расходы на упаковку занимают большую долю в себестоимости, возможно, имеет смысл отражать, сколько упаковки затрачено на каждую позицию. Это поможет обнаружить, что какие-то позиции требуют перерасхода упаковки, и это стоит отразить и в плановой калькуляции, и в ценообразовании. Не говоря уже о выявлении нецелевого использования упаковки. С другой стороны, указывать точное количество каждой номенклатуры упаковки на каждую единицу продукции было бы слишком трудоемко.

Сдельная зарплата рабочих вместо повременной или окладной

Правила и способы распределения затрат на себестоимость продукции

Нет смысла пытаться делать все затраты прямыми, какие-то все равно придется распределять. «1С» позволяет настроить гибкие условия отнесения затрат на продукцию, которые максимально точно соответствуют реальной картине.

Распределение электроэнергии пропорционально киловатт-часам работы оборудования 

Чего не хватает в списке типовых способов распределения многим компаниям – это распределения по фактическому времени выполнения операций. Яркий пример: для энергоемкого производства важно распределять электроэнергию пропорционально времени фактической работы станка над конкретной деталью. Кроме того, по подобному принципу могут распределяться и другие затраты: 

• Зарплата повременщиков по фактическому, а не по нормативному времени выполнения операции;

• Амортизация пропорционально наработке узлов и агрегатов.

Проектная разработка компании «Первый Бит» – учет киловатт-часов электроэнергии в производстве в разрезе продукции и полуфабрикатов.

Работа с браком

В «1С:ERP» есть возможность зафиксировать брак как при выполнении операции, так и после, на контроле качества. Забракованная деталь может отправиться на доработку или утилизацию. Поскольку в системе фиксируется, на какой операции, кем и по какой причине допущен брак, можно настроить корректное отнесение этих затрат на себестоимость.

Рабочее место контролера операций в «1С:ERP».

План-фактный анализ себестоимости

«1С:ERP» может рассчитывать плановую калькуляцию себестоимости продукции на основании нормативных цен материалов, расценок работ, а также нормативов переменных и постоянных общепроизводственных расходов. После фактического выпуска можно проанализировать, где и насколько план отличается от факта. А за счет качественного оперативного учета можно достаточно быстро понять причины отклонений и повлиять на них.

В рамках этой статьи мы кратко рассмотрели некоторые примеры, как «1С:ERP» может помогать снизить производственную себестоимость продукции.

Конечно, это далеко не полный список. С другой стороны, описанные меры подойдут не всем. 

Как понять, с чего начать?

Обычно в рамках проектов внедрения «1С:ERP», если управление себестоимостью заказчик обозначает в числе приоритетных целей, мы анализируем текущую ситуацию и выделяем области, которые либо занимают наибольшую долю затрат, либо выглядят непрозрачно, либо беспокоят заказчика. В совместной работе с заказчиком рождается видение, как решить поставленную задачу и за счет типового функционала «1С:ERP», и через проектную разработку, и через организационные меры. 

Retail.ru