Электронный факторинг: возможности для продавцов и покупателей

При рассмотрении возможности применения факторинга многие компании задумываются о документообороте, ведь при факторинге своевременность и правильность предоставления документов играет важную роль. В то же время многие компании в своей повседневной деятельность уже применяют электронный документооборот.

Технология электронного факторинга позволяет полностью заменить бумажный носитель на электронный документ.

Электронный факторинг – это возможность для Поставщиков и Покупателей использовать электронный документооборот с применением юридически значимой электронно-цифровой подписи (ЭЦП) в рамках любого вида факторингового обслуживания.

В нашей стране полноценный электронный факторинг активно развивается последний год. Увеличивается число удостоверяющих центров, которые подтверждают подлинность подписи. Кроме того, формируется арбитражная практика по вопросам применения электронной подписи. И, наконец, важный технический момент, сейчас уже существует специальный факторинговый софт с поддержкой ЭЦП, реализована полноценная технология, которая позволяет действительно полностью заменить бумажный носитель электронным документом.

Электронный факторинг дает клиентам и дебиторам три основных преимущества: значительное снижение сроков документооборота, снижение затрат на производство, оборот и хранение документов, защита информации.

Первое преимущество – это сокращение времени от поставки товара до получения финансирования от нескольких дней (при бумажном документообороте) до нескольких часов. Если обычно бумажный документооборот по поставкам в различные регионы может занимать одну-две недели с момента отгрузки товара до момента выплаты финансирования, то при электронном документооборот все это происходит за срок реальной поставки товара. То есть, как только товар доехал до Покупателя, уже через несколько часов Поставщик может получить финансирование, а при условии перехода права собственности в момент отгрузки, финансирование возможно в течение нескольких часов с момента отгрузки. Кроме того, благодаря обмену электронными документами вместо бумажных, значительно упрощается документооборот на всех этапах факторингового обслуживания.

Второе преимущество электронного факторинга – это существенная экономия затрат на производство, оборот и хранение документов. Эти затраты редко учитываются в компании, но на самом деле они составляют очень существенную величину. Стоимость производства одного листа А4 на бумажном носителе, составляет порядка 6 рублей. Соответственно печать всего комплекта документов по одной поставке, в состав которого может входить и накладная, и доверенность, и спецификация, а также возможно, железнодорожная квитанция либо товарно-транспортная накладная, обойдется в несколько десятков, а то и сотен рублей. При электронном факторинге весь этот комплект подписывается одной цифровой подписью. Стоимость цифровой подписи удостоверяющего центра обычно составляет от 2 до 10 рублей, то есть весь комплект документов подписывается примерно по цене производства одного листа бумаги.

Кроме этого очень существенно экономятся деньги на доставке документов. При бумажном документообороте, если поставщику нужно получать финансирование быстро, он, как правило, использует не почту, а курьерскую службу для доставки документов в максимально короткие сроки. При электронном факторинге доставка документов происходит в режиме реального времени и бесплатно.

Еще одна статья расходов – хранение документов. Организации обязаны хранить документы в течение 5 лет. Соответственно, если это бумажный носитель, то необходимы расходы на аренду места для хранения, затраты на  уничтожение этих документов по прошествии пяти лет. А при электронном документообороте фактически доставка документов не стоит ничего, а стоимость хранения любого количества документов в удостоверяющем центре составляет 900 рублей в год.

Еще одно важное преимущество электронного документооборота заключается в обеспечении защиты документов на 100 %. При использовании бумажных документов мы никогда не можем получить 100% подтверждения подлинности документов. При криминалистической экспертизе подлинность обычно оценивается с вероятностью в 97-98 %. В случае же с удостоверяющим центром подпись либо на 100 % подлинна, либо на 100 % недостоверна. Причем, суд может потребовать подтверждение подлинности подписи, не только в том удостоверяющем центре, где документ изначально был подписан, а в любом другом. Поскольку алгоритмы электронной подписи стандартны, то электронный документ в дальнейшем может подтверждаться любым удостоверяющим центром.

Отметим также, что электронный факторинг может применяться с любым из видов факторинга: факторинг с регрессом, факторинг без регресса, реверсивный факторинг, гарантийный факторинг.

Рассмотрим порядок  работы по электронному факторингу.

               1. Поставщик и Покупатель заключают договор с  удостоверяющим центром о применении ЭЦП.

2. Поставщик выгружает из своей бухгалтерской программы в систему удостоверяющего центра электронную накладную и подписывает ее.

3. Покупатель в системе подтверждает факт приемки товара, подписывая накладную.

4. Поставщик выбирает подписанные накладные, которые он будет уступать Фактору и формирует в системе удостоверяющего центра реестр уступленных требований.

5. Поставщик и Фактор подписывают реестр уступленных требований в электронном виде.

6. Фактор выгружает реестр уступленных требований и направляет в электронном виде из системы удостоверяющего центра в систему учета факторинговых операций.

7. Фактор выплачивает финансирование.

 

ФК «ПОЛИТЕКС» реализует электронный факторинг на основе специализированного программного обеспечения САФО «SmartFactor», которое представляет собой специализированную полнофункциональную сиcтему автоматизации учета факторинговых операций. В рамках САФО «SmartFactor» автоматизированы процессы проведения факторинговых операций, анализа, принятия решений, мониторинга, учета, создания резервов, формирования отчетности по факторингу и т.д.

Система позволяет с легкостью выполнять все основные этапы работ в рамках электронного факторинга. При получении реестров из удостоверяющего центра реестры выгружаются одним нажатием кнопки. Фактор подписывает реестр в режиме он-лайн. Все участники электронного документооборота могут просматривать реестры и накладные в режиме он-лайн и в форматах xml и pdf.

Электронный факторинг позволяет компаниям получить ряд преимущества и сократить затраты благодаря современным надежным технологиям. Это удобная и прогрессивная услуга, которая может с успехом применяться в любой отрасли.

Владимир Емельянов, Генеральный директор, ФК «ПОЛИТЕКС» Retail.ru