ЕГАИС 3.0: градус контроля повышается

С 15 января 2018 года в актах списания ЕГАИС уже появилось поле для указания акцизных марок каждой единицы списываемого крепкого алкоголя. О том, как работать по новым правилам, рассказал генеральный директор компании «Клеверенс» Сергей Баженов.

С 2018 года федеральная служба по регулированию алкогольного рынка устанавливает обязательный поштучный учет алкоголя, а не диапазоны кодов, как раньше. Изменения вводятся для того, чтобы контролировать перемещение алкоголя на всем пути его движения: начиная с производства, заканчивая продажей розничным потребителям. 

Эти меры должны исключить попадание на рынок контрафактной продукции. Продажа алкоголя, который по данным ЕГАИС не должен находиться на складе или в магазине, приведет к крупным штрафам, а, возможно, и к лишению алкогольной лицензии. Поэтому отнестись к переходу на ЕГАИС 3.0 нужно серьезно.

Людей пугают не штрафы и не затраты, а необходимость, в принципе, вести детальный учет: как принимать и перемещать позиции, как вернуть товар поставщику, как провести списание и реализацию, как проверить алкоголь на легальность. И главное — как сделать это быстро и без ошибок.

Риски и штрафы ЕГАИС

Первыми внедрили поштучный учет производители и импортеры. Целью было для начала контролировать крупные партии сразу сериями, т.е. учитывались диапазоны кодов. Однако до региональных ритейлеров изменения доходят с опозданием, что уж говорить о частном бизнесе и сегменте HoReCa. Особенно тяжело будет регионам, где до сих пор сбои с интернетом. 

Директор «Центра исследований федерального и регионального рынка алкоголя» Вадим Дробиз говорит: «Работа ЕГАИС основана на доступе к интернету. А тут недавно была информация, что в Смоленске, например, почти половина населенных пунктов не имеет доступа к интернету. О чем здесь можно говорить? Но вводить систему все равно надо».

В целом: если внедрять ЕГАИС 3.0 без автоматизации, есть опасность потратить большое количество денег и времени, особенно это актуально для крупных партий товара. Учитывая человеческий фактор и особенности в бизнес-процессах каждой организации, будут ошибки. И это даже не подвергается сомнению. Какова будет цена ошибки? 150 тыс. - 200 тыс. рублей за факт нарушения. У производителей свои риски —  в работе системы периодически происходят сбои, что приводит к остановке предприятий.

Актуальная информация по ЕГАИС 3.0

Как велся учет раньше:

• Отгрузка продукции от производителя происходила с указанием диапазона марок.
• Оптовик учитывал оборот по партиям.
• При розничной продаже учитывалась каждая единица продукции, помарочно.

Обмен данными велся в 2-х регистрах: № 1 – оптовый учет по партиям, № 2 – остатки торгового зала в разрезе названия и производителя. Из-за несовершенства системы возникали ошибки учета. Кто-то на этом наживался, кто-то получал серьезные штрафы, причем не всегда по своей вине. Ведь виноватыми в продаже «контрафакта» оставались те, у кого партия, учтенная с ошибками, находилась на остатках последней.

Что меняется в 2018 году?

• Импортеры и производители алкоголя должны вести учет каждой марки при производстве, импорте, отгрузке товара.
• Предприятия по оптовой продаже алкоголя должны учитывать каждую марку при приемке и отгрузке товара, есть возможность агрегирования.
• Розничный алкогольный ритейл должен учитывать помарочно поступление и продажу алкогольной продукции, есть возможность агрегирования.

В целях ведения учета алкоголя по штриховым кодам появился регистр № 3. С какого-то момента для помарочной продукции регистр № 2 будет упразднен.

Этапы перехода на ЕГАИС 3.0

Процесс перехода на новую систему учета алкоголя будет плавным, с естественным замещением партионных остатков в системе на помарочные в 3 шага:

1. Подготовка: с 15 января по 1 марта 2018 года. В этот период система ЕГАИС будет принимать документы как 2, так и 3 версии. Все, что поступило до 15 января 2018 года, подвергнется учету по-старому, пока не будет полностью реализовано. При этом только во время списания или розничной продажи алкогольной продукции необходимо указывать индивидуальный штрихкод марки каждой бутылки в формате PDF417. Поскольку в этот период ритейл не будет получать продукцию, находящуюся на помарочном учете, никаких проверок соответствия штрихкодов полученной и списанной или проданной в розницу продукции не случится.
2. Смешанный учет: с 1 марта по 1 июля 2018 года. То, что поступает, находясь на поштучном учете, должно списываться также поштучно, а то, что поступило ранее без помарочного учета, все еще может быть списано по-старому. При этом отгружать и принимать товар можно будет только по 3 версии документов ЕГАИС.
3. С 1 июля 2018 года все представители алкогольного ритейла переходят на новый документооборот. При этом третий формат позволяет работать и по-новому, и по-старому.

Как внедрение ЕГАИС 3.0 скажется на торговле алкоголем

О том, как изменения в ЕГАИС уже отразились на ритейлерах в интервью Retail.ru рассказал Анатолий Штык, руководитель направления «1С» департамента IT компании Simple: «Компании получили стимул для автоматизации, чтобы соответствовать требованиям закона. 

Например, мы реализовали часть проекта по автоматизации марочного индивидуального учета каждой единицы алкоголя. Благодаря полученным данным из ЕГАИС, мы смогли повысить производительность во время приемки товара в 3 раза. При помощи компании «Клеверенс» мы внедрили решение, которое позволяет нам на основании акцизной марки получать данные о товаре в нашей системе. 

На основе этих данных мы реализовали мобильную приемку и маркировку товара. Сейчас идет активное внедрение этого пилота по всей сети. Я думаю, что в итоге удастся повысить производительность в пять раз. Работник винотек – это грамотный обученный специалист, отвлекать его от непосредственной работы мы не можем. У нас стоит цель, чтобы персонал магазина занимался продажами, а не рутиной».

Действительно, необходимость отражения каждой акцизной марки в накладной неизбежно повлечет за собой серьезное перестраивание процесса работы с крепким алкоголем. И в первую очередь — для розничных торговых точек.

Кажется, что тут такого? Представьте себе фуру алкоголя — это 1000 коробок или 20 000 бутылок. Пускай распаковка и запаковка коробки займет 20 секунд, а сканирование бутылки — 2 секунды, тогда на эту работу нужно будет около 22 человеко-часов! А что, если такие поставки происходят ежедневно?

Отсюда появляется 2 ключевых проблемы:

1. Нужно очень много и очень быстро сканировать, даже если сканирование выборочное.
2. Очень сложно и очень дорого хранить в учетной системе штрихкоды миллионов бутылок.

Уже сейчас надо думать о том, как изменить процесс приемки алкоголя и подготовить к этому работников в торговой точке.

Как ритейлу автоматизировать приемку алкоголя в соответствии с ЕГАИС 3.0?

Задача: проверить, что в ТТН поставщика указаны именно те бутылки, которые приехали по факту, иначе после «принятия» ТТН в системе ЕГАИС на остатки организации зарегистрируются не те бутылки.

Что нужно проверять при поступлении:

1. На этапе распределительного центра — те ли это коды транспортной упаковки?
2. Сканируется ли вообще марка?
3. Соответствует ли содержимое коробок?
4. Те ли это коды АП, что указаны в ТТН ЕГАИС?
5. Те ли это PDF417 марок, что указаны в ТТН ЕГАИС?

Ритейлер самостоятельно определяет, каким образом он будет это делать. Можно использовать 2D сканер штрихкодов или терминал сбора данных (ТСД).

Как автоматизация поможет ритейлеру сэкономить на внедрении ЕГАИС 3.0

Главное преимущество 2D сканера — стоимость. В среднем сканеры штрихкодов можно приобрести за 5 000 рублей. Но есть и недостатки:

• можно работать только с одной накладной;
• могут возникать ошибки по вине человеческого фактора;
• сканировать необходимо с рабочего места оператора.

Преимущества использования ТСД:

• Оператор сможет сделать приемку в любом месте, где находится товар, что сэкономит время.
• ТСД может работать с различными документами. Например, инвентаризация или перемещение товара между торговыми точками. Мобильное программное обеспечение позволит настроить работу с любым документом.
• Если ТСД поддерживает Check Mark 2 и зарегистрирован в ФС РАР, то при поступлении и работе с алкогольной продукцией по ЕГАИС версия 3, программное обеспечение позволяет сразу проверить акцизную марку не только на соответствие списку, но и на легальность.

При выборе программного обеспечения для ТСД задумайтесь о том, как отработает ваш мобильный софт, если нужно выборочно проверить фуру из 20 000 бутылок на присутствие штрихкодов их марок в присланной ТТН ЕГАИС.

Решение для автоматизации ЕГАИС 3.0

Российские разработчики программного обеспечения активно готовятся к переходу на новую систему. Например, компания «Клеверенс» уже реализовала продукты  «Mobile SMARTS: ЕГАИС 3» и «Mobile SMARTS: Магазин 15», которые поддерживают регистр № 3, позволяя вести учет алкоголя помарочно в полном соответствии с законодательством.

Преимущества решения:

• готовые продуманные операции, ничего не нужно выдумывать самим;
• нет привязки к wi-fi или компьютеру со сканером, может работать офлайн;
• есть встроенные средства разработки, которые позволяют подстроить операции под уникальные бизнес-процессы организации.

Какие еще операции можно автоматизировать при помощи «Mobile SMARTS: ЕГАИС 3» и «Mobile SMARTS: Магазин 15»:

• отгрузка алкоголя;
• агрегация и переагрегация;
• постановка на баланс регистра 3 (привязка к партиям);
• инвентаризация;
• списание;
• возврат.

Сейчас самое подходящее время, чтобы спокойно подготовиться к изменениям в законодательстве и в дальнейшем избежать форс-мажоров и штрафов. Заранее подумайте о том, как с минимальными усилиями реализовать работу по новым требованиям и выбрать подходящее оборудование.