Бюджетные решения для автоматизации малого ритейла

При выборе систем автоматизации малый бизнес предпочитает нулевую абонентскую плату, максимальную простоту настройки и возможность дальнейшего масштабирования. Обязательным условием является поддержка всех требований законодательства, в первую очередь маркировки и разрешительного режима. Примеры таких ИТ-решений,  отвечающие требованиям малого бизнеса, были представлены на «Едином торговом семинаре "1С"».

Фото: Ground Picture/Shutterstock/Fotodom

Небольшой розничный бизнес в торговле, сфере услуг или общепите предъявляет к решениям для автоматизации следующие требования: минимальный бюджет, минимальная или нулевая абонентская плата, максимальная простота настройки, возможность развития системы по мере роста сети, поддержка всех требований законодательства. На российском рынке есть целый спектр ИТ-решений для небольших компаний, отвечающих всем этим требованиям и имеющих весь необходимый функционал. Рассмотрим подробнее некоторые из них. 

Достаточно смарт-терминала

Организовать рабочее место кассира можно двумя способами: к компьютеру подключить кассу и поставить на него кассовое программное обеспечение; использовать смарт-терминал, внутрь которого встроены онлайн-касса и необходимое ПО. 

Самым рациональным вариантом автоматизации малой торговли будет приобретение смарт-терминала MSPOS с бесплатной программой «1С:Мобильная касса».

Преимущества смарт-терминала перед компьютером с установленной онлайн-кассой: более низкая цена (по ценам января 2025 года расходы на ПК с кассой составят более 40 тыс. рублей, смарт-терминал с тем же функционалом обойдется в 20–30 тыс. рублей), компактность, эргономичность, отсутствие проводов.

Компьютер использовать рациональнее в следующих случаях: если ПК уже есть и остается только докупить онлайн-кассу; если в торговой точке установлен только один компьютер и в его функции входят не только кассовое обслуживание, но и работа с документами, прием УПП, связь с ЕГАИС и т.д.

«Если используются дополнительные схемы торговли, например, ведется агентская или комиссионная торговля в розницу, или от двух юридических лиц, учет товаров по серийным номерам, либо продаются подарочные сертификаты, наборы и комплекты товаров, применяются специализированные решения как при торговле лекарственными или ювелирными изделиями, то лучше использовать компьютер, – добавляет Дмитрий Шустерняк. – Смарт-терминал также неудобен в крупноформатных магазинах с длинными чеками: скорость печатания чеков в терминалах составляет 100 мм в секунду, так что длинный чек будет печататься долго. Во всех остальных случаях функционала смарт-терминала достаточно для торговли».

Как выбирать смарт-терминал

Специалисты фирмы «1С» рекомендуют смарт-терминалы марки MSPOS, потому что, в отличие от терминалов других производителей, они не требуют абонентской платы и имеют возможность использования программы Anydesk для удаленной техподдержки. «У других марок такая возможность тоже есть, но она доступна только для авторизованных партнеров», – поясняет Дмитрий Шустерняк. 

С апреля 2024 года при торговле маркированными товарами применяется разрешительный режим. Поэтому магазину необходимо установить локальную программу (модуль), которая скачивает базу кодов маркировки, чтобы при отсутствии интернета и невозможности проверить марку на сервере «Честного знака», ее можно было проверить в этом модуле. «Но локальный модуль требует для своей работы довольно большого объема оперативной и накопительной памяти, а сегодня большинство терминалов на российском рынке имеют 1 Гб оперативной памяти и 8 Гб – накопительной, – рассказывает Дмитрий Шустерняк. – При этом у марки MSPOS есть модели, имеющие 2–3 Гб оперативной памяти и емкость накопителя 16–32 Гб. Этого вполне хватает для соблюдения требований законодательства».

При выборе смарт-терминала следует обратить внимание на версию Android. На современных терминалах используются 11-я, 12-я и 13-я версии Android. С версиями 6–7 работать уже практически невозможно. Кассовое программное обеспечение можно выбирать на свое усмотрение.

Минимум, с которым можно начинать торговать

Чтобы начать работать на терминале, необходимо скачать из RuStore бесплатную версию «1С:Мобильная касса» и протестировать все функции. Если программа подходит, следует обратиться к поставщику оборудования, выбрать и купить подходящий терминал. Прямо на терминале можно завести вручную или загрузить из Excel товары и цены. Поначалу маркированные товары можно принимать через личный кабинет «Честного знака».  Этого будет достаточно, чтобы начать торговать.

Функционал при самом простом рабочем месте кассира. С терминалом можно: создавать товары и назначать цены, загружать их из таблиц, продавать обычные и маркированные товары (кроме ювелирных изделий и лекарств), использовать разрешительный режим при продаже маркированных товаров, продавать алкоголь, весовой и предварительно взвешенный товар, подключать весы, работать с заказами и делать заказы с предоплатой, работать одновременно по двум системам налогообложения, принимать оплату наличными и картой, осуществлять скупку, делать отложенные чеки, авансовые платежи, скидки. Но с развитием бизнеса этого функционала начнет не хватать.

Функционал с подключением к товароучетной программе. Итак, рабочее место кассира есть, но не ведется учет остатков товара. «По нашим наблюдениям, в течение первого полугодия деятельности предпринимателя учет остатков ему обычно не нужен, – говорит Дмитрий Шустерняк. – Товаров немного, номенклатура небольшая, и учет остатков очень простой. По мере того как открываются новые точки и растут продажи, учет остатков становится все более актуальным. Предприниматель начинает задумываться о том, что кассу надо подключить к какой-то товароучетной программе».

Для ритейла рекомендуются товароучетные решения «1С», и здесь есть большой выбор программ. Можно использовать «1С:Касса», «1С:Розница», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Бухгалтерия», «1С:БизнесСтарт», 1С:ERP. Рассмотрим отличительные особенности этих программ.

Веер 1С-решений для розницы

«1С:Касса» – самая простая в настройке и использовании. Имеет все, что нужно для товарного учета магазина или небольшой сети, в том числе встроенный документооборот, возможность работать с маркировкой, поддерживать персональные и накопительные скидки. Поддерживается техническими специалистами поставщика.

Но программа предназначена исключительно для товарного учета, может подсчитать выручку, но не может вычислить прибыль, показать расчеты с контрагентами, управлять деньгами и счетами, рассчитывать налоги. Чтобы считать деньги, а не только товары, рекомендуется установить «1С:Бухгалтерия» либо ее более простую, адаптированную для малого бизнеса версию – «1С:БизнесСтарт».

«1С:БизнесСтарт» имеет упрощенный интерфейс, умеет считать прибыль, дебиторские и кредиторские задолженности, налоги, зарплаты и готовить отчеты для госорганов. Но не имеет возможности работать с весовыми товарами, характеристиками товаров (размер, цвет). Программы «1С:БизнесСтарт» и «1С:Касса» хорошо дополняют друг друга, поэтому можно использовать их комбинацию: в «1С:Касса» вести учет товаров, а в «1С:БизнесСтарт» считать прибыль, налоги, вести взаиморасчеты с контрагентами.

Если требуется делать все в одной программе, лучше использовать «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Розница».

«1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Розница» – самые универсальные программы для розничной торговли. Имеют широкий функционал: учет на производстве, CRM, торговля на маркетплейсе, учет товаров, денежных потоков, расчет налогов и зарплат и т. д. Минус этих программ – сложность настройки и освоения для неподготовленных пользователей. Вероятнее всего, при внедрении потребуется квалифицированная помощь партнеров фирмы «1С».

«1С:Управление торговлей» используется для более крупных компаний, занимающихся и розничной, и оптовой торговлей. 

Сравнить решения с точки зрения наличия функционала можно с помощью таблицы.

Источник: Фирма «1С»

Комбинации, расширяющие возможности кассы

Смарт-терминал, подключенный к товароучетной программе, расширяет свой функционал. Теперь не нужно вручную заводить товары и цены, их можно скачать из товароучетной системы. Но при этом сохраняется возможность завести в систему новые товары через терминал. Появляется возможность отправлять в товароучетную систему информацию о продажах, делать документы списания или оприходования, проводить инвентаризацию, просматривать остатки. Можно сделать настройку, запрещающую кассиру продавать товары, которых на складе уже нет.

Мобильная касса, подключенная к «1С:Касса», может работать с накопительными и персональными скидками. После подключения к «1С:УНФ», «1С:Управление торговлей» или «1С:Розница» появится возможность работать в полноценными системами лояльности, использовать промоакции, купоны, бонусы и подарки. Поддерживается работа с разрешительным режимом и работа с разливным пивом.

Базовая, облачная или профессиональная?

При выборе решения может возникнуть вопрос о том, какую версию программы «1С» лучше использовать – базовую, профессиональную или облачную.

Если точка одиночная, достаточно использовать базовую версию, установленную на один компьютер. Но для сети магазинов или салонов лучше выбирать профессиональную или облачную версии. Облачная версия работает на собственных серверах фирмы «1С», компания получает к ней доступ через браузер или приложение «тонкий клиент».

«Обычно против облачной версии у ритейлеров есть предубеждение, – рассказывает Дмитрий Шустерняк. – Они опасаются, что, если интернет оборвется, например, эскалатор порвет кабель, придется закрывать точку. Это не так. Если при подключении рабочих мест кассира к товароучетной программе в облаке использовать смарт-терминалы, то работать можно без перебоев. Если функционала не хватает, вместо рабочих мест кассира можно использовать «1С:РМК», «1С:Касса», которые работают локально и подключаются к товароучетной программе. Если интернет пропадет, все равно останется достаточная для поддержания работы магазина функциональность».  

Преимущества программы в облаке – гибкость, масштабируемость, возможность работать удаленно, минимальные затраты, нет необходимости заботиться о серверах, обновлениях и бэкапах.

В ситуации быстрого роста или специфической деятельности сети, требующей доработок ИТ-программы, рекомендуются решения на базе ПРОФ-версии. Лицензия на такие решения стоит 17,6 тыс. рублей плюс есть абонентская плата за обновления и поддержку, но, если количество рабочих мест больше пяти, ПРОФ-версию использовать выгоднее, чем базовую. К ней подключаются базовые рабочие места кассиров – и получаются места кассиров с расширенным функционалом. Также в магазин можно поставить и полноценную лицензированную версию ПРОФ-программы. Это дороже и сложнее, но зато обеспечивает наличие полного функционала.

Итак, более гибкий вариант – работа в облаке, для крупных компаний лучше подходит ПРОФ-версия. С ростом бизнеса розничная компания может переходить постепенно от простых до масштабных 1С-решений. 

Валерия Миронова, Retail.ru