Безбумажный офис, или Как оптимизировать документооборот с покупателями – физическими лицами?

Ритейл при оформлении документов с клиентами нередко сталкивается с ситуациями, в которых важно сохранить лояльность потребителя. Подписание документов в электронном виде с покупателями-физлицами не только позволяет оптимизировать документооборот, но и способствует совершенствованию клиентского сервиса. Рассмотрим три случая, когда электронное подписание могло бы сэкономить время и деньги как компании, так и клиента.

Первый случай. Клиент приезжает в мебельный салон, чтобы выбрать спальный гарнитур. Подбирает материалы, определяется с комплектацией. Но понимает, что лучше сверить размеры, чтобы удостовериться, войдет ли выбранный гарнитур в комнату. Берет паузу. Дома еще раз все измеряет и определяется, какую мебель из комплекта будет покупать. Как оперативно оформить заказ?

Три распространенных варианта: клиент еще раз приезжает в магазин для подписания необходимых бумаг; продавец направляет к нему менеджера; компания на свой страх и риск берет заказ в работу без предварительно подписанных документов.

Второй случай. Клиент на сайте магазина выбрал диван, хочет оформить заказ удаленно. Но в выбранной модели его не устраивает материал и высота ножек, поэтому он просит магазин выполнить заказ с учетом его пожеланий. Менеджер формирует спецификацию на изделие и направляет ее по электронной почте или в мессенджер клиента с просьбой проверить данные, распечатать, подписать и отправить скан. Что не только затратно по времени для обеих сторон, но и вызывает вопросы относительно юридического статуса таких документов.

Третий случай. Покупатель делает ремонт в квартире, решил заказать новую бытовую технику. Оформил на дом доставку холодильника, телевизора и кухонной плиты. Заказ должна принять строительная бригада, которая работает на объекте. Все привезли вовремя, но одну из трех позиций при транспортировке повредили: у телевизора треснул экран. Покупатель в этот момент находится на другом конце города. Что делать? Увезти все? Оставить часть? Как это оформить документально?

Приходится ждать – либо когда клиент вернется домой и на месте решит вопрос с товаром и документами, либо когда он доедет до магазина и там переоформит бумаги. Или же возвращать весь заказ на склад.

Ритейл довольно часто сталкивается с кейсами, требующими оперативного, простого и по возможности дистанционного оформления документов с клиентами-физлицами. Если ритейлер интегрировал в бизнес-процессы электронное подписание документов, то на решение подобных вопросов он потратит значительно меньше ресурсов, сэкономив время и деньги – и свои, и клиента.

Безбумажный офис F.Doc (здесь и далее по тексту: эф.док) – сервис, который позволяет компаниям подписывать документы в электронном виде с клиентами – физическими лицами. 

Для подписания документов F.Doc использует простую электронную подпись (ПЭП). Такая подпись имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Все подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.

F.Doc имеет простой клиентский сценарий: для работы с сервисом вашему клиенту понадобится только смартфон с доступом в интернет, при этом скачивать дополнительные приложения ему не придется.

Как работать с F.Doc?

На данный момент сервисом F.Doc для организации электронного документооборота пользуются более 2500 компаний из разных отраслей бизнеса: ритейл, автобизнес, недвижимость, туризм и другие. Через Безбумажный офис документы с различными организациями уже подписали около 200 тыс. физических лиц. Работать с сервисом несложно и интуитивно понятно как сотруднику розницы, так и покупателю.

Три простых шага – и документы подписаны.

1. Сотрудник компании готовит документ для подписания и загружает его в сервис F.Doc.

2. F.Doc отправляет клиенту СМС со ссылкой на документы.

3. Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне. 

С помощью F.Doc можно быстро подписывать в электронном виде договоры, акты, заявления, справки, заказ-наряды, гарантийные талоны и другие документы с клиентами-физлицами.

Использование электронного документооборота F.Doc позволяет ритейлу ускорить процесс оформления и подписания документов с покупателями-физлицами; снизить затраты на печать, логистику и хранение документов; минимизировать риск их утраты.

Чтобы подключить F.Doc, оставьте заявку на сайте. С вами свяжется менеджер и ответит на все интересующие вас вопросы.

Retail.ru